Interim Management & Co.: Methoden zur Personalbeschaffung im Überblick

In Zeiten des globalen „War for Talents“ hat das klassische Recruiting ausgedient. So hat sich der einstige Arbeitgebermarkt längst zu einem Arbeitnehmermarkt gewandelt. Dies stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Wer qualifizierte Fach- und Führungskräfte – sei es in Festanstellung, auf Zeit oder projektbasiert – schneller als die Konkurrenz für sich gewinnen möchte, braucht nicht den größten Obstkorb, sondern die richtige Vorgehensweise. Doch welche Methoden zur Personalbeschaffung gibt es überhaupt? Was sind ihre spezifischen Vor- und Nachteile? Und warum kann es sinnvoll sein, einen Dienstleister an Bord zu holen? Wir verraten es Ihnen.

Es ist ein offenes Geheimnis: Die Personalgewinnung ist aktuell ein – wenn nicht das – zentrale Thema innerhalb der deutschen Wirtschaft. Das verdeutlicht etwa die Human-Capital-Trendstudie von Deloitte, für welche das Beratungsunternehmen über 10.000 Personalleiterinnen und Geschäftsführer aus 140 Ländern befragt hat. Dabei gaben mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmensvertreterinnen und -vertreter an, dass die Talentakquise für sie einen hohen bis sehr hohen Stellenwert hat. Zugleich sind sich die Befragten darüber im Klaren, dass sie ihre derzeitigen Strategien zur Personalbeschaffung hinterfragen und anpassen zu müssen – und das besser heute als morgen. So überarbeitet rund die Hälfte der befragten Unternehmen (45 Prozent) ihren Rekrutierungsansatz. Denn anders als beim klassischen Recruiting geht es heute nicht mehr darum, Stellenanzeigen zu veröffentlichen und anschließend auf Bewerbungen zu warten („Post & Pray“), sondern eine aktive Rolle einzunehmen. Das bedeutet, etwa im Rahmen von Social Recruiting, selbst nach qualifizierten Kandidat:innen zu suchen und auf diese zuzugehen. Anders gesagt: Um im „War for Talents“ zu bestehen, müssen unternehmenseigene HR-Expert:innen selbst im Headhunting aktiv werden. Oder spezialisierte Dienstleister beauftragen, welche die Personalbeschaffung wirkungsvoll unterstützen. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Methoden zur Personalbeschaffung samt ihrer Vor- und Nachteile vor.
 

Active Sourcing: Die proaktive Kandidat:innensuche

Eine zunehmend beliebte Methode in Sachen Personalbeschaffung ist Active Sourcing – zu Deutsch „aktive Beschaffung“. Dabei identifizieren Unternehmen eigeninitiativ potenzielle Kandidat:innen, noch bevor eine Stelle neu zu besetzen ist. HR-Fachleute oder Personalvermittler:innen, bisweilen als „Active Sourcer“ oder „Spezialisten für Active Sourcing“ bezeichnet, suchen über verschiedene Kanäle, etwa einen unternehmenseigenen Talent Pool, über Businessnetzwerke oder Lebenslaufdatenbanken, nach Kandidat:innen und sprechen diese individuell an. Die direkte Kontaktaufnahme ist Chance und Herausforderung zugleich: Da die gefundenen Fach- und Führungskräfte höchstwahrscheinlich nicht aktiv auf Stellensuche sind, erfordert die Ansprache ein besonderes Fingerspitzengefühl. Wählen die „Active Sourcer“ die richtigen Worte, fühlen sich die Kanditat:innen umworben, was sich positiv auf die Candidate Experience auswirkt. Auf diese Weise setzt Active Sourcing nicht nur vor dem klassischen Recruiting an, Unternehmen und Kandidat:innen tauschen auch ihre Rollen: Die Firma bewirbt sich als potenzieller Arbeitgeber – und muss sich dementsprechend von ihrer besten Seite zeigen.

Vor- und Nachteile von Active Sourcing

✅ Aufspüren von (versteckten) Talenten und frühe Bindung von High Potentials
✅ Individuelle Ansprache und Möglichkeit, nach spezifischen Fähigkeiten gezielt zu suchen
✅ Kostenersparnis, da bezahlte Stellenanzeigen wegfallen können

❌ Gerade zu Beginn recht zeitaufwendig und mit hohem Personalaufwand verbunden
❌ Passive Kandidat:innen reagieren möglicherweise nicht auf direkte Ansprache
❌ Zu allgemeine Anschreiben wirken bei Kandidat:innen wie Spam und somit unprofessionell

Active Placement: Der proaktive Vertrieb von Kandidat:innen-Profilen

Active Placement ist wie Active Sourcing eine proaktive Personalbeschaffungsmethode, die allerdings einen anderen Weg nimmt. Beim Active Placement treten in der Regel Personalvermittler:innen an Unternehmen heran und stellen anhand von Profilen geeignete Kandidat:innen für vakante Stellen vor. Dabei sprechen die Vermittler sowohl Bestandskunden an, also Unternehmen, an die sie schon erfolgreich Kandidatinnen und Kandidaten vermittelt haben, als auch Neukunden. Obwohl Active Placement laut Barometer Personalvermittlung 2023 zunehmend an Bedeutung gewinnt, stehen Unternehmen dieser Personalbeschaffungsmethode durchaus zwiegespalten gegenüber. Gründe hierfür sind etwa, dass sie in der Vergangenheit bereits schlechte Erfahrungen mit aktiven Angeboten durch Personalvermittlerinnen gemacht haben oder grundsätzlich nicht mit Personalvermittlern zusammenarbeiten wollen. So sind die meisten Unternehmen nur bereit, sich Kandidat:innenprofile anzuschauen, wenn sie zu den aktuell ausgeschriebenen Stellen passen. Für einen optimalen Fit zwischen Unternehmen und Kandidat:in ist es daher umso essenzieller, dass die Personalvermittlung eine gründliche Analyse der Anforderungen und der Kultur beider Seiten durchführt.

Auch Unternehmen können Active Placement betreiben. Jedoch ist der Anlass dafür in der Regel kein erfreulicher. Denn mit Active Placement unterstützen Unternehmen Mitarbeitende, die etwa im Rahmen einer Abteilungsschließung entlassen werden sollen, bei der Suche nach neuen Beschäftigungsmöglichkeiten. Das Positive trotz eines negativen Ereignisses: Ein solch hohes Maß an Engagement seitens des Unternehmens kann die Zufriedenheit der verbleibenden Mitarbeitenden erhöhen und eine einvernehmliche Trennung begünstigen.

Vor- und Nachteile von Active Placement

✅ Passgenaue Kandidat:innenplatzierung und maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen
✅ Verbessert bei Entlassungen von Mitarbeitenden die Reputation von Unternehmen

❌ Gründliche Analyse von Kandidat:innen-Profilen und Unternehmen für perfektes Match nötig
❌ Entstehende Kosten durch Personalvermittler können hoch sein

Executive Search: Die besonders diskrete Personalsuche

Executive Search, auch Headhunting oder Direktsuche genannt, meint die spezialisierte Beratung, Suche und Ansprache von Kandidat:innen für gehobene Leitungspositionen („Executives“). Dazu zählen etwa Vorstände, Geschäftsführer und Firmennachfolger – also alles Posten, die unter anderem mit großer Personalverantwortung sowie einem hohen Budget einhergehen. Daher sind Fehlbesetzungen sehr teuer. In den meisten Fällen können sich Mitarbeitende für solche Jobs nicht auf dem klassischen Weg bewerben. Denn um diese Top-Positionen passgenau zu besetzen, beauftragen Unternehmen üblicherweise professionelle Personalberatungen. Diese begleiten ihre Auftraggeber:innen individuell durch alle Phasen des Recruiting-Prozesses und entlang der kompletten Wertschöpfungskette: von der Bedarfsanalyse über die Suche, Auswahl und Ansprache passender Kandidat:innen bis hin zur Entscheidung. Hierbei schätzen Firmen Personalberatungen für Executive Search auf mehrere Weise: Sie haben Zugang zu einem exklusiven Talent Pool und gehen besonders diskret vor. Eine solche Dienstleitung hat allerdings ihren Preis. Für eine erfolgreiche Executive Search berechnen die Beratungen 20 bis 35 Prozent des Bruttojahreseinkommens eines vermittelten Kandidaten oder einer Kandidatin als Honorar. Das kann bei gehobenen Management-Positionen schnell einen großen sechsstelligen Betrag bedeuten.

Vor- und Nachteile von Executive Search

✅ Zugang zu hochqualifizierten Fach- und Führungskräften durch exklusive Talent Pools
✅ Große Diskretion bei der Suche nach passenden Kandidat:innen
✅ Vertrauensvolle Beziehung zwischen Personalberatung und Kandidat:innen erhöht Chancen auf erfolgreiche Besetzung

❌ Exklusive Dienstleistung, die mit hohen Kosten verbunden ist
❌ Prozess kann sich aufgrund des zu besetzenden Postens mitunter langwierig gestalten
❌ Abwerben von Kandidat:innen birgt Konfliktpotenzial mit deren aktuellem Arbeitgeber

Interim Management: Die Königsdisziplin der Personalbeschaffung

Beim Interim Management geht es um den kurzfristigen Einsatz von Fach- und Führungskräften für einen begrenzten Zeitraum. Die Anlässe für Unternehmen, sehr erfahrene Expert:innen an Bord zu holen, sind denkbar vielfältig. Das Managen von anspruchsvollen Übergangsphasen, die Übernahme von temporären Führungsrollen, die Umsetzung komplexer Projekte oder die Überbrückung von personellen Engpässen sind nur einige der zahlreichen Einsatzszenarien. Genauso breitgefächert sind auch die Branchen und Funktionen, in denen und für die Interim Manager:innen gefragt sind: von Chief Operating Officers (COO) im Bereich Automotive über Produktions- und Werksleiter im Maschinen- und Anlagenbau bis hin zu Personalleitern in internationalen Unternehmen ist alles vertreten. Als überaus agile Personalbeschaffungsmethode ermöglicht Interim Management einen zeitlich flexiblen Zugriff auf all diese hochqualifizierten Spezialist:innen, Manager:innen und Führungskräfte. Mit ihrem spezifischem fachlichen Know-how und ihrer operativen Umsetzungskompetenz entwickeln sie umfassende Lösungen. Mehr noch: Ihr unvoreingenommener Blick eröffnet neue Betrachtungsweisen. Dadurch können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und sich an neue Herausforderungen anpassen.

Wie bei der Executive Search gibt es auch im Interim Management professionelle Provider, die Firmen bei der Besetzung vakanter Stellen tatkräftig und vor allem schnell unterstützen. Solche Provider verfügen nicht nur über umfangreiche Kandidat:innenpools, ihre erfahrenen Consultants wissen auch genaustens über die Qualifikationen und Verfügbarkeiten ihrer akkreditierten Freelancer Bescheid. In enger Abstimmung mit ihren Auftraggeber:innen und deren fachlichen Anforderungen wählen sie qualifizierte Kandidat:innen aus – oftmals unterstützt durch intelligente Matching-Tools. Daran anknüpfend begleiten die Consultants das erste Kennenlernen zwischen Unternehmen sowie Interim Manager:in. Bei einer Mandatserteilung kümmert sich der Provider um alles Weitere einschließlich der Vertragsgestaltung. Je nach der Erfahrung und den Fähigkeiten der gewünschten Fach- oder Führungskraft können die Kosten für Interim Manager:innen variieren.

Vor- und Nachteile von Interim Management

✅ Sofortiger Zugang zu erfahrenen Fach- und Führungskräften mit spezifischem Know-how
✅ Hohe Flexibilität und Kostensicherheit
✅ Schnelle Reaktion auf Veränderungen und neue Herausforderungen

❌ Fokussiert schnelle Problemlösung und weniger den kulturellen Fit
❌ Bei sehr kurzen Mandaten (< vier Monate) herausfordernd, etwas auf lange Sicht zu bewirken
❌ Willkommenskultur im Betrieb ist für Interim Manager:innen nicht immer gegeben
 

Die spezifischen Bedürfnisse und Umstände sind entscheidend

Ob Active Sourcing, Active Placement, Executive Search oder Interim Management: Es gibt nicht die eine Lösung bei der Personalbeschaffung. Genau wie sich jedes Unternehmen durch seine einzigartigen Anforderungen und Herausforderungen auszeichnet, hat jede der vorgestellten Vorgehensweisen ihr Für und Wider. So können für Start-ups und kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und einem akuten Bedarf an Fachkräften etwa Active Sourcing und Active Placement eine geeignete Wahl sein. Größere Unternehmen, die Führungspositionen dauerhaft zu besetzen haben, erreichen womöglich mit Executive Search am besten ihr Ziel. Und für Firmen, die eine sofortige und hochgradig flexible Lösung brauchen, kann Interim Management die beste Option sein. Letztendlich ist es wichtig, alle Möglichkeiten zu prüfen – das klassische Recruiting ausgenommen – und nach sorgfältiger Abwägung der verschiedenen Personalbeschaffungsmethoden diejenige zu wählen, die am besten zu den Zielen und der Kultur des eigenen Unternehmens passt.

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LESETIPP
Sie möchten sich detaillierter über Interim Management und dessen Einsatzmöglichkeiten informieren? Dann besuchen Sie unser FAQ Was ist Interim Management?