Payroll Outsourcing lohnt sich nur selten

Ein Gastbeitrag aus unserem Expertenpool

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Payroll-Outsourcing liegt im Trend. Es soll Human Resources entlasten und die Kosten der Entgeltabrechnung senken. Oft ein Trugschluss: Fast immer steigen Personal- und Kostenaufwand. Warum ist das so?

Payroll Outsourcing: Mehrheit macht schlechte Erfahrungen

In vielen Unternehmen wird immer mal wieder darüber nachgedacht, ob es nicht sinnvoll sei, Teile des HR-Bereiches auszulagern, also extern erledigen zu lassen. Sehr oft wird zuerst die Gehaltsabrechnung genannt. Doch lohnt sich Payroll Outsourcing wirklich? Haufe.de hat Unternehmen befragt. Die ernüchternde Antwort: Nur ein Drittel ist mit den Ergebnissen des Payroll-Outsourcings zufrieden.

Umfrageergebnisse: Zufriedenheit mit Auslagerung der Entgeltabrechnung

  • 33 Prozent: Qualität ist gut, interner Aufwand ist nicht gestiegen
  • 18 Prozent: Qualität ist gut, interner Aufwand ist deutlich gestiegen
  • 49 Prozent: Qualität hat sich verschlechtert, interner Aufwand ist deutlich gestiegen.

An der Umfrage haben sich 160 Unternehmen beteiligt, die ihre Entgeltabrechnung bereits nach extern vergaben hatten. Zwei Drittel dieser Unternehmen haben keinen Nutzen aus dem Payroll Outsourcing, sondern das Gegenteil ist der Fall: Die Kosten steigen und/oder die Qualität der Entgeltabrechnungen leidet. Woran liegt das?

Die häufigsten Fehler beim Payroll-Outsourcing vermeiden

Payroll-Outsourcing ist nur dann sinnvoll, wenn die Voraussetzungen stimmen. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie die 3 häufigsten Fehler beim Payroll-Outsourcing vermeiden.

1. Kostensenkungseffekte nicht überschätzen

Der mit Abstand häufigste Fehler bei der Planung von Outsourcing-Projekten ist die Erwartung, mit der Auslagerung nennenswert Kosten sparen zu können. Wenn die Entgeltabrechnung in gleicher Qualität bestehen bleiben soll, ist das fast ausgeschlossen. Berichte über massive Kostensenkungseffekte sind bei genauerer Betrachtung meistens nicht haltbar, weil sie die Kosten nicht vollständig erfassen.

Woran liegt es, dass Payroll-Outsourcing sich selten rechnet? Bei der Kostenkalkulation im Vorfeld wird häufig übersehen, dass es nach dem Outsourcing noch Personen im Unternehmen geben muss, die als Koordinatoren fungieren. Nur diese HR-Mitarbeiter stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos klappen. Die Faustformel für die „Retained Organisation“: Pro 500 Mitarbeiter werden etwa 0,5 FTE als Kapazität benötigt.

Dazu ein Berechnungsbeispiel: Ein Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern hat 4 Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung. Die Personalkosten dafür betragen pro Jahr 200.000 Euro. Wenn also die Abrechnung ins Outsourcing geht, müssen 2 Mitarbeiter verbleiben (auch schon wegen der Vertretungsproblematik). Es verbleiben 100.000 Euro an Kosten.

Mit den anderen 100.000 Euro müssen 24.000 Monatsabrechnungen pro Jahr erstellt werden. Damit dürfte eine Abrechnung nur 4,17 Euro pro Stück kosten, um sich nicht zu verschlechtern. Das ist unrealistisch. Eher müssen wir annehmen, dass gute Dienstleister 8 bis 11 Euro nehmen. Bei 8 Euro pro Abrechnung ergeben sich 192.000 Euro für den Dienstleister – plus 100.000 Euro eigene Kosten. Im Ergebnis 292.000 Euro, eine Steigerung um 46 Prozent.

2. Keine passende IT-Umgebung

Viele Unternehmen machen bei der Wahl des Providers den entscheidenden Fehler, indem Sie die Fragen nach der passenden IT-Umgebung nicht oder nur unzureichend berücksichtigen. Nicht selten wird ein Provider ausgesucht, ohne zuerst auf das passende Gehaltsabrechnungsprogramm zu schauen. Wenn das Programm des Providers aber beispielsweise keine automatischen Schnittstellen zu Zeitwirtschaft, Buchhaltung und HR-Informationssystem hat, wächst der manuelle Aufwand in der Regel erheblich – mit dem Ergebnis steigender Kosten und abnehmender Effizienz auf beiden Seiten.

Um das richtige Gehaltsabrechnungsprogramm wählen zu können, bedarf es umfangreicher Fachkenntnisse. Es kann also niemand eine Entscheidung treffen, der Payroll als Blackbox bezeichnet. Der dringende Rat: Holen Sie sich vor der Entscheidung über einen Payroll-Outsourcer unbedingt unabhängige Kompetenz an Bord.

3. Outsourcing löst keine internen Probleme

Nicht selten erwarten Unternehmen, dass sich immer wiederkehrende Probleme in der Gehaltsabrechnung durch Payroll-Outsourcing lösen ließen. Diese Erwartung muss zwangsläufig enttäuscht werden. Payroll-Provider sind das letzte Glied im Prozess der Entgeltabrechnung. Sie übernehmen Daten vom Unternehmen und verarbeiten diese in einem standardisierten Prozess. Wenn Sie vorne falsche Daten erheben oder eingeben, dann wird hinten am Ende des Prozesses ein falsches Ergebnis stehen.

Probleme mit unternehmensinternen HR-Prozessen oder Regelungen, in der Zusammenarbeit oder der Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter sowie mangelnde Fachkenntnisse lassen sich durch Outsourcing nicht lösen.

Fazit: Payroll Outsourcing lohnt sich nur selten

Payroll-Outsourcing kann nur dann zufriedenstellend funktionieren, wenn Sie in Ihrem Unternehmen über saubere HR-Prozesse verfügen, den richtigen Provider passend zu Ihrer Infrastruktur wählen und sich keine Illusionen über hohe Einsparungen machen.

Wenn sich also die Gehaltsabrechnung nicht so gut für ein Outsourcing eignet, was ist denn dann sinnvoll? In der Praxis lassen sich beispielsweise bei den folgenden Tätigkeiten/Prozessen sehr viel einfacher Kosten senken und Aufwände vermeiden:

  • Erstellen von versicherungsmathematischen Gutachten für die betriebliche Altersversorgung
  • Administration der Anwartschaften auf Betriebsrente
  • Abrechnung der Versorgungsbezüge
  • Erstellen von Arbeitszeugnissen

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Über den Autor

Der Autor ist HR Interim Manager und arbeitet seit 23 Jahren im Personalbereich. 2015 hat er das 10-jährige Jubiläum als Interim Manager erreicht. Häufig wird er als Leiter des Bereiches HR Services oder HR Shared Service Center beauftragt. Dabei steht in aller Regel im Mittelpunkt, Prozesse und Abläufe zu optimieren oder überhaupt erst zu etablieren. Außerdem sind Insourcing- und Outsourcing-Projekte im HR Umfeld ein weiteres Thema, zu dem seine Beratung angefragt wird. Eine besondere Kompetenz des Interim Managers sind aktuelle IT-Prozesse zur Vereinfachung und Standardisierung auch komplexer Anforderungen an die Personalabrechnung.

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