Wie kann man im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen Verhandlungskompetenz vermitteln?

1. Machen Sie Verhandlungskompetenz zu einem Teil Ihrer Personalentwicklung

Wer die Fähigkeit besitzt, gut zu verhandeln, ist im Beruf erfolgreicher. Was wie eine Binsenweisheit klingt, ist keine. Verhandlungsgeschick zählt vielmehr zu einer der am meisten unterschätzten Kompetenzen bzw. Erfolgsfaktoren. So kommen Verhandlungstechniken in den Curricula von Schulen und Universitäten praktisch nicht vor.

Ursache dessen sind eine Reihe von Glaubenssätzen, allen voran die Vorstellung, ein besonderes Verhandlungsgeschick sei eine angeborene Begabung. Ich verrate Ihnen ein Geheimnis:

Verhandeln ist kein Talent. Verhandeln kann man lernen!

Unsere langjährige Erfahrung mit Firmen aller Branchen und Größen zeigt:

• Begnadete Verhandlungskönner werden durch gezielte Förderung noch besser,
• vermeintliche Verhandlungsmuffel werden sicherer, selbstbewusster und professioneller.

Letztendlich profitieren alle: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Management – und natürlich Ihr Unternehmen.

Dass eine nachhaltig erfolgreiche Personalentwicklungsstrategie auch Verhandlungstechniken vermitteln muss, haben sehr viele international erfolgreiche Firmen (in der Automobilindustrie z.B. BMW, Ford, GM, Nissan, Opel, Toyota, Volvo; im Finanzbereich z.B. Deutsche Bank, HSBC, JP Morgan Chase, Merrill Lynch, Western Union; im Energiesektor z.B. BP, Chevron, Shell, Petronas; bei Beratungsdienstleistern z.B. Accenture, AT Kearney, Boston Consulting Group, Diamond Consultants, Ernst & Young, KPMG; in der Pharma- bzw. FMCG-Branche u.a. Procter & Gamble, Sanofi-Aventis, Pfizer Starbucks) seit Langem erkannt und in Form dezidierter Maßnahmen umgesetzt.

Ich würde daher dazu raten, die Vermittlung von Verhandlungskompetenz zu einer Maßnahme Ihrer Personalentwicklung zu machen.

2. Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Bedeutung professioneller Verhandlungsführung

Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Wichtigkeit von professioneller und strukturierter Verhandlungsführung für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bewusst. Und zwar auf allen Ebenen und in allen Bereichen: den Abteilungsleitern ebenso wie den Teammitgliedern, vor allem in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Einkauf, Logistik und Finanzen.

Allerdings sollten Sie dabei mit Widerstand rechnen.

Denn jede neue Personalentwicklungsmaßnahme kann als versteckte Kritik oder sogar als Bedrohung verstanden werden. Ganz besonders wenn es um Verhandlungsgeschick geht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bereits gerne verhandeln, wollen sich oft ungern in die Karten schauen lassen. Und wer Verhandlungssituationen lieber aus dem Weg geht, sieht seine Komfortzone in Gefahr.

Dieser Widerstand wird selten direkt oder offen gezeigt. Sie werden eher den klassischen Gegenargumenten begegnen:

• „Bisher ist es doch auch ganz gut gelaufen!“,
• „Das haben wir noch nie gebraucht!“,
• „Dafür ist doch keine Zeit!“.

Oder man leistet gar passive Gegenwehr, indem man lustlos und halbherzig an ein paar Maßnahmen teilnimmt, ohne sich mit den Zielen zu identifizieren.

Hier gilt es, alle frühzeitig an Bord zu holen. Erklären Sie den Nutzen, den jeder Einzelne auch ganz persönlich aus den geplanten Maßnahmen ziehen wird, unter anderem:

• effizienteres Arbeiten, dadurch
• Zeitersparnis sowie
• bessere Verhandlungsergebnisse, mithin
• stärkere Geschäftsbeziehungen und schließlich
• mehr Erfolg.

Und vergessen Sie dabei nicht den Spaßfaktor.

Jede gelungene und vor allem nachhaltige Fortbildung sollte didaktisch-pädagogisch so konzipiert sein, dass alle Teilnehmenden Lust haben, weiter teilzunehmen, und gespannt die nächste Einheit erwarten.

Und sie sollte die Freude vermitteln, die in der Anwendung der Methoden und Techniken guten Verhandelns sowie in der Durchsetzung von Verhandlungszielen liegen.

3. Räumen Sie Vorurteile aus

Die Wahrnehmung von Verhandlungskompetenz wird oft durch zwei Vorurteile verzerrt:

Vorurteil 1: Verhandeln zu können ist ein Talent

Das erste Vorurteil besteht in der Annahme, Menschen könnten von Natur aus geschickt verhandeln – oder eben nicht.

Sie kennen den flapsigen Spruch über den sogenannten gesunden Menschenverstand? Er scheint das am gerechtesten verteilte Gut auf Erden zu sein: Beklage sich doch niemand, davon zu wenig abbekommen zu haben.

Einer ähnlichen Wahrnehmungsverzerrung unterliegen viele beim Thema Verhandlungsgeschick.

Doch diese Annahme ist von Grund auf falsch. Ob Buchführung oder Wirtschaftsenglisch, Tango oder Verhandeln: Natürlich spielt es eine Rolle, ob man Begabung und Begeisterung mitbringt.

Aber letztendlich gilt: Wer gute Leistungen erzielen und dauerhaft Erfolg haben will, kann und muss eine Fertigkeit erlernen und einüben, unter professioneller Anleitung, mit Erfolgskontrolle und Feedback.

Vorurteil 2: Verhandeln ist ein Kampf

Das zweite Vorurteil besteht in der Vorstellung, Verhandeln sei ein Kampf mit Siegern und Verlierern.

Diese Fehlannahme, die sich vor allem im deutschen Sprachraum hartnäckig hält, dürfte in einer oftmals reißerischen Berichterstattung über Verhandlungen gründen. Berichte von gnadenlosen Arbeitskämpfen bekommen eben mehr Klicks, und mit einem Verhandlungsexperten, der quasi im Alleingang Geiseln das Leben rettet, erzielt eine Talkshow eine höhere Quote.

Eine Verhandlung als High Noon? Natürlich gibt es solche Extremsituationen. Und doch handelt es sich dabei nur um seltene Ausnahmen, die dann umso mehr ins Auge fallen.

Aber diese lassen sich vermeiden, wenn alle Parteien

• eine Verhandlung professionell vorbereiten,
• respektvoll zusammenarbeiten und nicht zuletzt
• selbstbewusst verhandeln.

Sie erinnern sich vielleicht an Ignacio López, den Einkaufschef von Opel und später General Motors von 1987 bis 1993. Seine Strategie, mit Zulieferern gnadenlos zu verhandeln, führte nach ein paar Jahren zu starken Qualitätseinbußen bei den gelieferten Komponenten – dem nach ihm benannten López-Effekt. López’ auf den ersten Blick erfolgreiche Verhandlungsstrategie kostete General Motors letztendlich Milliarden.

Sie wollen in Verhandlungen gewinnen, aber niemanden besiegen. Schon gar nicht langfristige Kunden, Zulieferer oder Partner.

Fazit

Um die Vermittlung von Verhandlungskompetenz zu einem Teil Ihrer Personalentwicklungsmaßnahmen zu machen, müssen Sie die beiden Vorurteile ausräumen:

1. Verhandeln zu können sei eine Begabung, die sich nicht erlernen lasse, und
2. Verhandeln sei ein Kampf mit Gewinnern und Verlierern.

4. Analysieren Sie kritische Verhandlungssituationen Ihres Unternehmens

Jedes Unternehmen ist anders und wird daher aus einer jeweils eigenen Verhandlungsstrategie seinen Nutzen ziehen.

Um diese Gegenstand von Schulungen zu machen, müssen Sie die kritischen Verhandlungssituationen Ihres Unternehmens identifizieren und einer genauen Analyse unterziehen.

Typische Fragen sind dabei:

• Welche Interessen verfolgen wir beim Verhandeln?
• Wie lauten unsere Verhandlungsziele?
• Welche Interessen stecken hinter den Positionen unserer Verhandlungspartner?
• Welche Lösungen gibt es, die die Interessen aller Seiten erfüllen?
• Welche Alternativen haben wir, wenn es zu keiner Einigung kommt?
• Wie können wir diese Alternativen verbessern?
• Welche Alternativen haben unsere Gegenüber?
• Wie können wir eine vertrauensvolle Gesprächsbasis erreichen?
• Was wissen wir über unsere Verhandlungspartner?
• u. dergl. m.

Diese Fragen sind im Rahmen jeder einzelnen Verhandlung zu klären. Indem man aber mit ihrer Hilfe für Ihr Unternehmen repräsentative Musterfälle intensiv durchleuchtet, gewinnt man aufschlussreiches Material, um wirksames Rüstzeug für Verhandlungskompetenz zu entwickeln.

5. Planen Sie die richtigen Weiterbildungsmaßnahmen

Auf den Analysen der kritischen Verhandlungssituationen aufbauend können Sie beziehungsweise Ihre Personalabteilung die für Ihr Unternehmen optimalen Weiterbildungsmaßnahmen planen.

Dabei müssen Sie Antworten auf zwei Fragen finden:

1. Welche Fachkräfte sind von besonders hoher strategischer Bedeutung für die Verhandlungserfolge Ihres Unternehmens?
2. Welche Bedarfe sind besonders zu berücksichtigen?

Die zweite Frage umfasst mehrere Gesichtspunkte, etwa

• Welche Palette an Maßnahmen erfüllt den spezifischen Bedarf Ihrer Mitarbeiter?
• Was begeistert Ihre Mitarbeiter und fördert ihre Entwicklung am effektivsten?
• Welche Maßnahmen sind am nachhaltigsten?

Bewährte Formate für Weiterbildungsmaßnahmen sind Seminare und Workshops, sowohl inhouse als auch extern. Allerdings sollten Sie ergänzend auch individuelle Coachings ins Auge fassen. Denn besonders dieses flexible Format spricht Leistungsträger gut an und führt zu sehr guten Ergebnissen.

Dabei haben Präsenzformate ihre unbestrittenen Stärken – nicht zuletzt auch für das Teambuilding. Dennoch kann man die Effektivität und Effizienz von professionell geplantem und durchgeführten Blended Learning nicht oft genug betonen. Denn der Mix verschiedener Formate, etwa

• asynchrone Module zur Erarbeitung und/ oder Wiederholung der Grundlagen,
• Präsenzworkshops für intensive Case Studies und Rollenspiele sowie
• Remote Coachings für die langfristige und individuelle Begleitung und Förderung

kann starke Synergieeffekte erzielen, die die Wirksamkeit herkömmlicher Format weit übersteigt.

Und das vielleicht Wichtigste zum Schluss: Halten Sie Ihren Leuten während der Maßnahmen den Rücken frei. Machen Sie klar, dass das Tagesgeschäft während eines Seminars Pause hat. Falls möglich, sollten Workshops sogar außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung stattfinden.

Nur wer an einem Schulungstag nicht fortlaufend durch Kundenanfragen oder Meetings unterbrochen wird, kann gute Lernerfolge und solide Arbeitsergebnisse erzielen.

6. Berücksichtigen Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter

Zu den Lerninhalten gehören neben den Strategien und Methoden vor allem die Förderung des praktischen Verhandlungsgeschickes des einzelnen Teilnehmers, in der Regel im Rahmen von praxisnahen Fallstudien und Rollenspielen.

Dabei startet man üblicherweise mit generischen bzw. allgemeingültigen Rollenspielen, um das grundsätzliche Verständnis für Verhandlungsstrategien und -taktiken zu schaffen.

Im nächsten Schritt festigt man die Verhandlungskompetenz mit dezidierten und maßgeschneiderten Rollenspielen. Besonders gute Lernerfolge erzielt man, wenn man die Teilnehmenden immer wieder die Rollen Ihrer tatsächlichen Verhandlungspartner einnehmen lässt: Vertriebsleute spielen Einkäufer, indirekte Verkaufsexperten dürfen sich an der Front bewähren, Lieferkettenmanager werden Verkaufsleiter.

Dabei findet jeder auch seinen jeweiligen Verhandlungsstil heraus – seine Persönlichkeit als Verhandler. Das ist wichtig, denn jeder Stil hat seine Stärken, die es zu nutzen gilt. Je besser jemand die Stärken seiner eigenen Verhandlungspersönlichkeit kennt und zu nutzen weiß, desto sicherer und erfolgreicher wird er auch Verhandlungen führen.

7. Ermöglichen Sie Ihrem Team konstruktives

Feedback vor und nach Verhandlungen
Geben Sie Ihrem Team vor und nach Verhandlungen ausreichend Gelegenheit für konstruktives Feedback. Beschränkt sich doch die Mitarbeiterentwicklung nicht auf Seminare und Workshops, sondern setzt sich in der täglichen Arbeit fort.

Dazu gehört auch eine offene und aktive Fehlerkultur. Fehler in der Verhandlungsführung sollten als willkommene Chancen begriffen werden, die Verhandlungskompetenz beziehungsweise Verhandlungsstrategie weiterzuentwickeln. Entscheidend dafür ist, nicht nach Schuldigen zu suchen, sondern die Fehler gründlich zu reflektieren mit dem Ziel, sie in Zukunft zu vermeiden.

Fehler sind nicht das Gegenteil von Erfolg, sie sind Teil und Voraussetzung von Erfolg.

8. Messen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen

Verhandlungserfolg lässt sich messen – er besteht aber aus weit mehr als den erzielten Preisen, Volumina oder Lieferzeiten.

Dazu gehören unter anderem auch die Pflege belastbarer Kunden- und Lieferantenbeziehungen, die sich durch eine selbstbewusste, aber wertschätzende Gesprächskultur und vor allem auch durch Verlässlichkeit bei gleichzeitiger Flexibilität der geschlossenen Vereinbarungen auszeichnet.

Ganz entscheidend für den langfristigen Erfolg ist insbesondere die Qualität der in der jeweiligen Verhandlung gewonnenen Erkenntnisse für die Zukunft und deren Dokumentation, Analyse und Kommunikation.

Die Entwicklung und laufende Pflege eines entsprechenden Kriterienkataloges und einer Best Practices-Datenbank trägt entscheidend zur Erfolgskontrolle und Stärkung der Verhandlungskompetenz Ihres gesamten Unternehmens bei.

9. Nutzen Sie Ihre Maßnahmen offensiv für Ihr Personalmarketing

Von Ihren strategischen Maßnahmen profitiert nicht zuletzt Ihr Personalmarketing: Gerade in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels kommt es nicht nur auf reine Fachkompetenz an.

Mit umfassenden Personalentwicklungsmaßnahmen im Bereich Verhandlungskompetenz erhöhen Sie Ihre Attraktivität als zukunftsfähiger Arbeitgeber für Nachwuchsfach- und Führungskräfte.