Wie die Organisationsstruktur anpassen, damit Wachstum gelingt?

Wachstum gelingt, wenn Führungskräfte entwickelt werden

Wächst ein Unternehmen, so ist das eine unternehmerische Erfolgsgeschichte. Sie haben Kunden überzeugt, Aufträge gewonnen und mit den richtigen Entscheidungen ein stetiges bis exponentielles Wachstum geschaffen.

Eigentlich wäre jetzt Gelegenheit, Ihre Geschäftsfelder weiterzuentwickeln.

Doch Wachstum verändert viel, in erster Linie Strukturen, Abläufe und Ziele, aber auch die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen steuern. Steigende Komplexität macht eine „Führung auf Zuruf“ unmöglich.

Stattdessen steht der Aufbau einer Führungsstruktur an, denn Wachstum funktioniert nur, wenn der Unternehmer am statt im Unternehmen arbeiten kann. Fatal wäre ein Unternehmer, der sich mit Detailaufgaben beschäftigt oder ständig als „Feuerwehr“ in einzelnen Bereichen unterwegs ist.

Deshalb gilt es, jetzt Führungskräfte aufzubauen, die

• Strukturen und Prozesse gestalten,
• Veränderungen umsetzen und
• die Unternehmenskultur konstruktiv in Ihrem Sinne entwickeln.

Um Ihr Wachstum zu strukturieren, haben sich einige entscheidende Maßnahmen bewährt, die ich mit Ihnen in die Tat umsetze:

• Führungskräfte strukturiert auswählen;
• die eigenen Führungskräfte weiterentwickeln;
• Prozesse und Abläufe klären;
• die HR-Strukturen skalierbar machen und
• die Wettbewerbsposition auf dem Fachkräftemarkt verbessern.

1. Wählen Sie die richtigen Führungskräfte aus

Effiziente Rekrutierung braucht treffsichere Auswahl. Das gilt für interne und für externe Besetzungen. Fehlbesetzungen sind schließlich schmerzlich und kosten Geld und Nerven.

Basis einer effizienten Rekrutierung ist eine klare Organisationsstruktur. Die muss allen Abteilungen einen Auftrag erteilen, der eine klare Antwort auf die Gretchenfrage findet: Wie trägt die Abteilung zum Unternehmenswachstum bei? Welche Kernziele soll sie erreichen?

Aus diesem Auftrag leitet sich wiederum die Beschreibung der jeweiligen Führungsrolle ab. Je klarer also der Auftrag für die Abteilung, desto klarer die zu besetzende Rolle mit ihren Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie den erforderlichen unternehmerischen, sozialen und persönlichen Kompetenzen.

Diese Klarheit hilft zudem Bewerbern, die aus etablierten Unternehmen mit traditioneller Struktur und Teamverständnis kommen, sich zu orientieren.

So wird bspw. eine CFO, die sich in einem wachsenden Unternehmen bewirbt, natürlich Fachkompetenzen im Finance-Bereich mitbringen. Doch in einer Wachstumsphase können schnell noch weitere Aufgaben hinzukommen, etwa die Erläuterung von Kennzahlen im persönlichen Gespräch mit Investoren oder der Aufbau einer Finanzabteilung. Und die sind nur mit weiteren Kompetenzen wie Dialogfähigkeit, Know-How zur strukturiertem Personalauswahl und einem strategischen Blick auf Prozesse zu bewältigen.

Eben diese Kompetenzen, die es im Wachstum braucht, müssen klar und deutlich beschrieben sein. Gemeinplätze wie „Flexibilität“ oder „Startup-Mentalität“ tun das nicht.

Bringen Sie stattdessen die Fähigkeiten auf den Punkt, die jede Führungskraft braucht, um schnelles Unternehmenswachstum zu gestalten.

2. Entwickeln Sie Ihr Team an Führungskräften

Das zweite Instrument für den Aufbau einer Führungsstruktur besteht darin, Ihr Team an Führungskräften zu entwickeln und zu Botschaftern der Unternehmenskultur zu machen.

In die Wege leiten sollten Sie das möglichst früh im Wachstum.

Zwei Dinge sind dafür besonders wichtig:

• spezifische, persönliche Lernziele statt allgemeiner Seminare und
• eine gute Begleitung durch eine interne Vertrauensperson in HR.

Die Vertrauensperson sollte Strategien verstehen, Seniorität mitbringen und auf Augenhöhe mit Unternehmern und Führungskräften arbeiten.

3. Klären Sie Prozesse und Abläufe

Wachstumsphasen sind kaum auf dem Reißbrett zu steuern, schon gar nicht bei schnellem Wachstum oder Hypergrowth.

Prozesse sollten jedoch so klar beschrieben sein, dass sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten personenunabhängig regeln. Dann halten sie auch eine schnell wachsende Organisation zusammen und sind Basis für die nächsten Wachstumsziele.

Deshalb sollten Sie insbesondere in Wachstumsphasen Ihre Prozesse klären und anpassen.

Das Bemerkenswerte ist: Gerade im Wachstum lassen sich praktikable und schlanke Prozesse aufsetzen. Außerdem werden Prozesskorrekturen umso aufwendiger, je länger ein Unternehmen damit wartet, und der Preis für das anstehende Unternehmenswachstum ist entsprechend hoch. Und schließlich ziehen klare Abläufe externe Fach- und Führungskräfte an. Chaos erfreut dagegen niemanden, sondern stört nur beim Aufbau von Führungsstrukturen.

Summa Summarum: Prozessklarheit ist wichtig und spart Zeit und Geld.

Doch wie geht man dabei vor?

Prozess ist nicht gleich Prozess

Erstens: Fokussieren Sie sich auf die Kernwertschöpfungsprozesse, vor allem solche, die mehrere Abteilungen im Unternehmen betreffen.

Im Bereich Recruiting wäre das z.B. der Prozess vom Erstkontakt mit einem Bewerber bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrages. Ebenso kritisch ist danach ein verlässlicher Onboarding-Prozess, um Absprünge mühsam angeworbener Mitarbeiter zu verhindern. Sind doch die ersten Wochen oft viel entscheidender für Neulinge, als viele vermuten, die schon länger keinen Jobwechsel mehr erlebt haben.

Übrigens ist die Klärung der Kernwertschöpfungsprozesse auch Basis jeder Digitalisierung. Denn nach wie vor gilt: Wird ein schlechter Prozess in einen digitalen Prozess überführt, so bleibt er schlecht – nur eben digital schlecht.

Begeistern sich Ihre Mitarbeiter für „spezielle“ Prozesse?

Der zweite Schritt ist: Identifizieren Sie Schmerzpunkte.

Das sind oft „gewachsene“ Prozesse, die in ihrer Ablauflogik „speziell“ und schwer zu verstehen sind. Ein deutliches Anzeichen dafür ist z.B., wenn ein Prozess

• (zu) lange dauert,
• zu vielen Nachfragen führt oder
• bei Mitarbeitern Frust provoziert.

Höhere Flughöhen machen den Kopf frei

Und drittens: Überarbeiten Sie solche Prozesse, oder fassen Sie diese neu.

Wachstumstaugliche Prozesse zeichnet aus:

• Sie haben ein klar definiertes Prozessziel,
• einen strukturierten Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten und
• die Prozessbeteiligten im Team arbeiten gerne mit dem Prozess.

Achten Sie darauf, sich nicht zu verzetteln. Wählen Sie im Zweifelsfall eher eine höhere Flugebene als einen hohen Detaillierungsgrad, um Prozesse zu fassen. Details können Sie später immer noch erarbeiten.

4. Lassen Sie improvisierte HR-Systeme hinter sich

Die HR-Arbeit benötigt frühzeitig eine digitale Infrastruktur, die Kernprozesse stützt.

Abschied von Excel-Tabellen: Skalierbare HR-Systeme sind schöner

Ein Unternehmen im Wachstum personell zu vergrößern, bedeutet intensives Recruiting. Da stoßen händische Lösungen mit Excel-Tabellen, umfangreichen Mail-Ordnern und Outlook-Reminder schnell an ihre Grenzen. Pannen bei den Kernaufgaben und Suchzeiten sind vorprogrammiert, und es ist mühsam, seine Ziele zu erreichen.

Deshalb ist eine Investition in ein skalierbares digitales HR-System für alle Beteiligten eine Erleichterung – für Bewerber, Führungskräfte, Unternehmer und Recruiter. Außerdem verfügen digitale System über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten. So kann jeder Recruiter durch Analysen seine Arbeit auswerten, sich vergleichen und sich verbessern. Das zahlt auf strategische Ziele ein.

Struktur in der Entscheidung: Best-of-Breed oder Best-of-Suite

Für alle Unternehmensgrößen gibt es sehr gute HR-IT-Lösungen. Aber der Markt für HR-Software ist tendenziell fragmentiert, was die Entscheidung für eine Lösung verkompliziert. Gerade in Wachstumsphasen können solche Auswahlprozesse zeitraubend sein.

Grundsätzlich lassen sich zwei Ansätze zur Einführung einer digitalen Lösung unterscheiden:

1. Es gibt Systeme, die einzelne Aufgabenstellungen bewältigen helfen, etwa Recruitingtools oder Gehaltsabrechnungssysteme. Das Unternehmen entscheidet sich für die jeweils passende Lösung für einen bestimmten Bereich. In diesem Fall spricht man von Best-of-Breed.
2. Und es gibt Systeme, die alle oder fast alle HR-Aufgaben im Unternehmenswachstum abbilden, vom Recruiting über das Stamm- und Mitarbeitermanagement bis hin zu Zielvereinbarungen und Lernangeboten: Das Unternehmen setzt auf eine Software-Komplettlösung. Das kann ein Anbieter sein, der eine HR-Gesamtlösung bietet, oder sogar ein Anbieter, der mit seiner Softwarelösung die Prozesse des gesamten Wachstumsunternehmens abbilden kann. Solche Komplettlösungen nennt man „Best-of-Suite“.

Wie weiß ich, welches System für mein Unternehmen das richtig ist?

Zunächst einmal haben beide Ansätze Vor- und Nachteile.

Für die Best-of-Breed-Systeme spricht:

• Sie kommen (oft) von spezialisierten IT-Unternehmen, die viel Herzblut in die Entwicklung gesteckt haben.
• Den Support leistet oft der Hersteller selbst, und so ist er nicht selten überdurchschnittlich.
• Sie sind in der Regel deutlich günstiger als große Komplettlösungen.

Best-of-Suite-Lösungen haben dagegen diesen Vorteil:

• Die HR-IT-Landschaft wirkt wie eine Einheit, wie „aus einem Guss“. Das ist für viele Nutzer eine Arbeitserleichterung.

Hinzu kommen drei weitere Gesichtspunkte:

1. Basis für die Vorausauswahl von Anbietern sind die jeweiligen Anforderungen an die Lösung. Die Definition dieser Anforderungen ist dabei Aufgabe von HR. Gerade in wachsenden Unternehmen ist es dabei wichtig, zukünftige Soll-Prozesse wie bspw. Nachfolgeplanung im Wachstum, Zielvereinbarungen und digitale Personalentwicklungsangebot einzubeziehen. Das heißt: Was soll die Lösung dem Unternehmen bieten, welche Soll-Prozesse bedienen?
2. Zu HR kommt ein weiterer Stakeholder hinzu, denn Einfluss auf Entscheidungen zu HR-IT-Systemen haben auch Aspekte der technischen Infrastruktur. Also: Wie passt ein System zur technischen Infrastruktur des Unternehmens?
3. Die Auswahl der Software ist demnach ein Gemeinschaftsprojekt von IT und HR. Beide können sich dabei an folgender Kernfrage orientieren: Macht die Lösung das Leben aller leichter, jetzt und in Zukunft?

Für Unternehmen im Wachstum kann es eine gute Strategie ist, mit einer oder zwei Best-of-Breed-Lösungen zu beginnen, deren Datenfluss über Schnittstellen erfolgt.

Letztlich muss man den Einzelfall prüfen.

5. Stärken Sie Ihre Position im Fachkräftemarkt

Fakt ist: Der Erfolg im Unternehmenswachstum wird nicht nur am Kunden-, sondern erst recht am Fachkräftemarkt entschieden.

Die Themen

• Reputation Management,
• Einarbeitung und
• Mitarbeiterbindung

können daher nicht warten – zumal die Konkurrenz auch in Sachen Fachkräftemangel nicht schläft. Fachkräfte sind der zentrale Engpass im Wachstum, jetzt und in Zukunft.

Unternehmensreputation steuern

Reputation Management ist wichtig, um den Ruf eines Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber zu erhalten und zu stärken.

Eine Informationsquelle für Fachkräfte, die mit einer Bewerbung liebäugeln, sind Arbeitgeberbewertungsbörsen. Die Erfahrung im Recruiting zeigt, dass sehr viele Interessenten die Kommentare aktueller und gewesener Mitarbeiter lesen. Was nicht verwundert: Spiegelt sich doch in solchen Kommentaren die Kultur eines Unternehmens wider.

Umso wichtiger ist es, das Geschehen auf diesen Plattformen zu verfolgen. Einmal, um im Dialog zu bleiben, gerade mit kritischen Kommentatoren, vor allem aber auch, um schnell zu reagieren, wenn die Tonalität von Kommentaren ins Negative abrutscht.

Führungskräfte einarbeiten

Führungskräfte, die ihre Rolle nicht bewältigen, schaffen auch in Wachstumsphasen mehr Probleme, als sie lösen. Besonders der Schritt vom Mitarbeiter zu Führungskraft braucht eine gute Begleitung durch eine interne Vertrauensperson in HR.

Bewährt hat sich hier die Begleitung durch eine Vertrauensperson mit einem niedrigschwelligen, jedoch professionellen Coaching-Angebot für kritische Führungssituationen.

Mitarbeiter langfristig binden

Immer wichtiger wird die Mitarbeiterbindung, denn Fachkräfte werden ständig von anderen Unternehmen umworben, und die Wechselchancen sind besser denn je.

Eine frühe interne Personalentwicklung ist in dieser Situation das wirksamstes Instrument, um Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Individuelle und realistische Zielsetzungen mit passenden Entwicklungsangeboten sind daher nicht bloß nice-to-have, sondern Pflicht.

Fazit: Der Aufbau einer Führungsstruktur erfordert mehrere Maßnahmen

Ein wachsendes Unternehmen muss seine Führungsstrukturen anpassen, um die zunehmende Komplexität bewältigen zu können.

Dazu braucht es eine Reihe von Maßnahmen, die sich gegenseitig verstärken.

In meiner Praxis als Unternehmensberaterin haben sich folgende Schritte bewährt:

•    Fach- und Führungskräfte strukturiert auswählen;
•    Führungskräfte weiterentwickeln;
•    Prozesse und Abläufe klären;
•    die HR-Strukturen skalierbar machen;
•    für das Unternehmen Reputationsmanagement betreiben.

So treiben Sie das Wachstum Ihres Unternehmens voran.