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Wie kann man als KMU HR-Prozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung macht auch vor HR-Prozessen nicht halt. Doch dabei transformiert sie nicht nur die HR-Funktion: Die Automatisierung von HR-Prozessen wirkt sich auf praktisch alle Unternehmensteile aus. Eine Digitalisierungsstrategie sollte das ber├╝cksichtigen, meint unser Experte.

Wie digitalisiert und professionalisiert man HR-Prozesse?

HR-Digitalisierung ist kein rein technischer Prozess.

Im Idealfall befreit die Automatisierung die HR-Funktion von Routineaufgaben. Bestimmte Prozesse werden v├Âllig automatisiert, andere dagegen so weit vorbereitet, dass F├╝hrungskr├Ąfte bzw. Mitarbeiter sie selber erledigen k├Ânnen.

Das setzt Kapazit├Ąten frei.

Und das ist gerade f├╝r KMU eine Chance, die Positionierung von HR v├Âllig neu zu denken. Da mehr Ressourcen zur Verf├╝gung stehen, kann die HR-Abteilung sich jetzt vermehrt auf strategische Themen wie Recruiting, Talentmanagement oder Personalentwicklung konzentrieren und so die Entwicklung des Unternehmens mit vorantreiben.

Die neue Positionierung von HR ver├Ąndert aber auch die Zusammenarbeit zwischen HR und den F├╝hrungskr├Ąften bzw. Mitarbeitern. Diese ├╝bernehmen einen Teil der Routineaufgaben ÔÇô und damit auch die Verantwortung daf├╝r: Dass etwa die neue Adresse korrekt ins Personalmanagement-System eingepflegt wird, das ist nun Sache des Mitarbeiters.

Nat├╝rlich kann es dadurch zur Beschwerde dieser beiden Gruppen kommen, dass HR-Admin-Themen an sie delegiert werden. Aber dem l├Ąsst sich vorbeugen, wenn man auf den Mehrwert hinweist, den etwa Personalentwicklungsma├čnahmen f├╝r F├╝hrungskr├Ąfte und Mitarbeiter haben.

Gerade f├╝r kleinere Unternehmen eine Chance auf Modernisierung

Die Digitalisierung des Personalmanagements ist zudem eine Chance, Modernisierungsschritte anzusto├čen, die lange gew├╝nscht, aber aus verschiedenen Gr├╝nden nicht m├Âglich waren.

Denn F├╝hrungskr├Ąfte bekommen durch die Digitalisierung oft eine hohe Transparenz ├╝ber ihr Team und dessen Abl├Ąufe. Ob organisatorische Zuordnungen oder Zeitdaten und Geh├Ąlter: Strukturen und Prozesse lassen sich ohne Weiteres nachvollziehen und quantifizieren.

Das beschleunigt wiederum die Arbeits- und Entscheidungsprozesse. F├╝hrungskr├Ąfte m├╝ssen Entscheidungen treffen, auch wenn sie noch nicht alle Informationen haben. Denn w├╝rden sie warten, bis sie ├╝ber alle relevanten Informationen verf├╝gten, liefen sie Gefahr, dass bestimmte Punkte schon wieder veraltet w├Ąren.

Das f├╝hrt fast automatisch dazu, dass die Mitarbeiter st├Ąrker in Entscheidungssituationen gedr├Ąngt werden als fr├╝her. Mitarbeiter bekommen mehr Verantwortung ÔÇô und das nicht nur f├╝r die Korrektheit der Daten, die sie einpflegen.

Dadurch ver├Ąndert sich wiederum das Rollen- und Selbstverst├Ąndnis von F├╝hrungskr├Ąften und Mitarbeitern. F├╝hrungskr├Ąfte sind nun eher ein Teil des Teams. Ihre Rolle ist die eines Coaches, der seine Mitarbeiter begleitet. Die Mitarbeiter dagegen arbeiten deutlich eigenverantwortlicher und selbstst├Ąndiger als zuvor. Kurzum: Die Hierarchien werden flacher.

Das funktioniert nur mit einer entsprechenden Fehlerkultur. Die Mitarbeiter m├╝ssen wissen, dass sie keinen Nachteil haben, wenn sie Entscheidungen treffen, die sich im Nachhinein vielleicht als falsch herausstellen. Die Wertigkeit von Mitarbeitern und F├╝hrungskr├Ąften muss solche Verschiebungen von Verantwortung zulassen.

Eine andere Unternehmenskultur

Der technische Prozess der HR-Digitalisierung f├╝hrt also auch zu einem Wandel der Unternehmenskultur: zu einer Verflachung der Hierarchien, einem ver├Ąnderten Rollenverst├Ąndnis und einer h├Âheren Fehlertoleranz. Und zwar im ganzen Unternehmen. Personalmanagement betrifft schlie├člich die Mitarbeiter aller Abteilungen eines Unternehmens.

Eine Digitalisierungsstrategie sollte diesen Wandel im Blick behalten und ggf. nicht nur begleiten, sondern auch forcieren.

Wie k├Ânnte eine solche Strategie aussehen?

Ich w├╝rde folgenderma├čen vorgehen:

1. Identifizieren Sie die Prozesse, die digitalisiert werden sollen

Zu Beginn muss es eine klare Planung mit allen betroffenen Bereichen geben, welche Prozesse digitalisiert sein m├╝ssen und warum.

Wenn ich als Fachbereich mir erst nach der abgeschlossenen Implementierung Gedanken dar├╝ber mache, was ich brauche und in welcher Art, ist eine Anpassung meistens nicht mehr m├Âglich ÔÇô oder mit hohen Kosten und zeitlichem Aufwand verbunden.

2. Vereinfachen Sie die Prozesse, bevor Sie sie digitalisieren

Klar ist auch, dass eine Digitalisierung eines Prozesses nicht automatisch zu dessen Verbesserung f├╝hrt.
Wenn ich als HR-Funktion heute einen Prozess habe, welcher kompliziert und aufwendig ist, wird die Umstellung auf einen digitalen Prozess nicht unbedingt zu einer Verbesserung f├╝hren. Im Gegenteil: Bei einem digitalen Prozess wird es schwerer als vorher, manuelle Eingriffe und Korrekturen zu machen.

Daher ist es bei einer entsprechenden Umstellung des Prozesses kritisch, intensiv mit den Fachbereichen zusammenzuarbeiten, welche k├╝nftig das digitale Tool verwenden sollen.

3. Etablieren Sie eine Projektorganisation

Eine immer wiederkehrende Erfahrung in diesem Zusammenhang ist es, dass ÔÇ×HR-DigitalisierungÔÇť ein Vollzeitjob ist, welcher hauptberuflich von Profis gemacht werden muss.

Das kann von der HR-Organisation nicht als ÔÇ×NebenjobÔÇť erfolgreich umgesetzt werden.

Hier bietet sich die Etablierung einer Projektorganisation an, der interne HR-Profis und externe Spezialisten angeh├Âren, aber nicht nur: Auch der Betriebsrat als wichtiger interner Stakeholder muss da ein starke Rolle spielen.

4. Entwickeln Sie einen Changemanagement-Plan

F├╝r die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierung der HR-Funktion ist ein entsprechender Kommunikations- und Changemanagement-Plan kritisch.

Da die HR-Funktion h├Ąufig eine sehr sichtbare zentrale Stelle eines Unternehmens ist, welche auch mit kritischen Informationen wie pers├Ânlichen Daten, Geh├Ąltern oder Karrierem├Âglichkeiten agiert, f├╝hrt jede ├änderung entsprechender Prozesse dazu, dass Mitarbeiter kritisch verfolgen, was sich tut.

Und damit werden auch bestimmte Erwartungen und Bef├╝rchtungen geweckt. Diese gilt es durch entsprechende kulturelle und kommunikations-Ma├čnahmen zu steuern.

5. Gestalten Sie Karrierepfade und Verg├╝tungssysteme neu

Die Verschiebungen in der Unternehmenskultur betreffen auch die Karriereplanung und damit verbundene Aspekte wie Verg├╝tung oder die Verleihung von Statussymbolen.

Viele moderne Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern nicht die M├Âglichkeit einer vertikalen ÔÇô vielleicht auch noch ├╝ber mehrere Jahrzehnte verlaufende ÔÇô beruflichen Karriere.

Stattdessen verlaufen Karrierewege oft horizontal:

  • Mitarbeiter wechseln in eine vergleichbare, aber anderswo angesiedelte Position.
  • Oder sie ├╝bernehmen ÔÇô vor├╝bergehend ÔÇô die Verantwortung ├╝ber ein Projekt.

F├╝r HR stellt sich hier die Herausforderung, dass solche Karriereschritte ja auch einen finanziellen Effekt haben m├╝ssen.

Dabei ist die herk├Âmmliche, an Hierarchieebenen orientierte finanzielle Wertigkeit von Positionen in vielen F├Ąllen nicht mehr zweckm├Ą├čig. So m├╝ssen auch Karrierepfade und Verg├╝tungssysteme neugestaltet werden

6. Passen Sie Ihr Employer Branding Recruiting an

Eine positive Fehlerkultur, flache Hierarchien, horizontale Karrierepfade: Eine erneuerte Unternehmenskultur er├Âffnet auch dem Employer Branding und Recruiting neue M├Âglichkeiten.

Arbeitgeber k├Ânnen ihren Mitarbeitern zum Beispiel

  • eine m├Âglichst breite berufliche Entwicklung,
  • ungew├Âhnliche Erfahrungen wie Auslandsaufenthalte oder
  • eine Flexibilisierung der pers├Ânlichen Lebensplanung durch berufliche Auszeit

anbieten.

Viele Mitarbeiter sehen das als Bereicherung ihres CV an, vor allem aber auch als Erweiterung ihres pers├Ânlichen Horizontes.

Fazit: HR-Digitalisierung braucht eine klare Vision

Die Digitalisierung der HR-Funktion ist ein unternehmensweiter Prozess, welche viele Bereiche ÔÇô auch und vor allem au├čerhalb der HR-Abteilung ÔÇô ber├╝hren wird.

Daher meine klare Empfehlung:

  • eine Digitalisierungsstrategie mit dem gesamten Management zu gestalten
  • und dann auch in der Organisation klar und verst├Ąndlich zu kommunizieren.

Ohne die Unterst├╝tzung durch das Management und ohne eine klare Vision der Ziele, die mit dem Vorhaben erreicht werden sollen, kann man ein derartiges Projekt nicht erfolgreich zum Abschluss bringen.

Alle oben angef├╝hrten Punkte bedingen nat├╝rlich, dass in der HR-Funktion das entsprechende Know-how und die zeitlichen Kapazit├Ąten vorhanden sind.

Sollten diese fehlen, kann man die entsprechende Expertise oder die Kapazit├Ąten mit einem Interim Manager flexibel und verl├Ąsslich erg├Ąnzen. (Wie das ablaufen kann, k├Ânnen Sie zum Beispiel in diesem Projektbericht lesen.)

Sie planen ein gr├Â├čeres Digitalisierungsprojekt? Oder wollen ein laufendes Projekt z├╝gig abschlie├čen?┬á Ich unterst├╝tze Sie als konzeptionsstarker Berater ÔÇô oder als Interim Manager, der Ihr Team operativ verst├Ąrkt.