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Wie kann ich als Mittelständler sozialverträglich Personal abbauen?

F√ľr verantwortungsvolle Unternehmer geht es bei einem unumg√§nglichen Personalabbau darum, die Betroffenen bestm√∂glich zu unterst√ľtzen. Das Unternehmen und die verbleibenden Besch√§ftigten sollen den Einschnitt m√∂glichst schnell und unbelastet hinter sich lassen k√∂nnen. Trotz knapper Budgets k√∂nnen mit F√∂rdermitteln der Agentur f√ľr Arbeit Win-Win-Ergebnisse realisiert werden.

1.    Analysieren Sie den regionalen Arbeitsmarkt

Der regionale Arbeitsmarkt ist entscheidend f√ľr eine erste Analyse der aktuellen Vermittlungschancen und Abfindungsh√∂hen.

Hier einige Fragen, zu denen f√ľr eine erste Einsch√§tzung recherchiert werden sollte:

  • Wie ist die Entwicklung der Arbeitslosenzahlen?
  • Welche Branchen sind pr√§gend?
  • Sind Neuansiedelungen von Unternehmen geplant und/oder ist erkennbar, dass andere schw√§cheln?
  • Welche Restrukturierungen gab es in den letzten Jahren, mit welchen Merkmalen?

Diese Recherchen k√∂nnen ohne Nennung des Unternehmens durch den Experten durchgef√ľhrt werden. Neben der Nutzung von digitalen Pressearchiven und dem eigenen Netzwerk wird er dabei auch direkt Kontakt zur Arbeitsagentur aufnehmen und ggf. bereits zu Transfergesellschaften, wenn diese in j√ľngster Vergangenheit √§hnlich gelagerte Projekte durchgef√ľhrt haben.

Die so fr√ľhzeitig eingebunden Partner sind mit solchen Situationen vertraut, verstehen, dass dies in der Phase vor einer finalen Entscheidung des Unternehmens anonym und streng vertraulich verlaufen muss, und haben in dieser Sondierungsphase gro√ües Interesse, ihr know-how in die Planungen einflie√üen zu lassen. In einer sp√§teren Phase kann auf diese fr√ľhen Kontakte zeitsparend aufgebaut werden.

Aus dieser ersten Phase ergeben sich zudem wichtige Anhaltspunkte f√ľr zu erwartende Abfindungsfaktoren und Vermittlungschancen f√ľr die betroffene Belegschaft.

2.¬†¬† ¬†Kl√§ren Sie die Verf√ľgbarkeit von Transferkurzarbeitergeld

Bei ersten Sondierungen mit der Agentur f√ľr Arbeit kann ohne die Nennung des Unternehmens auch die M√∂glichkeit der Nutzung von Transferkurzarbeitergeld und ggf. weiterer Unterst√ľtzungsm√∂glichkeiten gekl√§rt werden.

Die bei der Agentur f√ľr Arbeit f√ľr die Genehmigung von Transferkurzarbeitergeld zust√§ndige Person hat in der Regel ein gro√ües Interesse daran, fr√ľhzeitig in die Planungen der Vermittlungsunterst√ľtzung eingebunden zu werden. Sie wird das Unternehmen umfassend dazu beraten, welche Mittel zur Verf√ľgung stehen und welche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen dazu zu beachten sind.

Eine sogenannte Transferberatung ist Grundvoraussetzung f√ľr eine sp√§tere F√∂rderung. Die Vorgespr√§che machen dies zu einer Formalit√§t, die nach Abschluss der Planungsphase zusammen mit Unternehmensvertretern durchgef√ľhrt werden kann.

Neben dem f√ľr die Finanzierung der Transfergesellschaft erforderlichen Transferkurzarbeitergeld k√∂nnen auch Weiterbildungskosten (teilweise oder vollst√§ndig) √ľbernommen werden. Je fr√ľher der Beginn von Weiterbildungsma√ünahmen definiert und begonnen wird, desto mehr F√∂rderm√∂glichkeiten gibt es.

F√ľr √§ltere Besch√§ftigte kann eine Transfergesellschaft die M√∂glichkeit eines vorzeitigen Renteneintritts nach einer daran anschlie√üenden 2-j√§hrigen Bezugsdauer von Arbeitslosengeld bieten. Diese bis zu 3-j√§hrigen ‚ÄěBr√ľcken in die vorgezogene Altersrente‚Äú sind f√ľr viele √§ltere Besch√§ftigte attraktiv. F√ľr die Kommunikation und die sp√§tere Umsetzung ist wichtig zu wissen, wie die regionale Arbeitsagentur damit umgeht, wenn in diesen F√§llen seitens der Betroffenen kein oder nur sehr geringes Vermittlungsinteresse besteht.

Diese Vorgespr√§che ergeben Klarheit zu den Mindestanforderungen an die Ausstattung einer Transfergesellschaft, insb. zu Laufzeit, Qualifizierungsbudgets, Netto-Entgelt-Aufstockungen und sogenannte Sprinterpr√§mien, mit denen eine fr√ľhzeitige Vermittlung in eine Folgebesch√§ftigung honoriert wird. Daraus ergeben sich wiederum belastbare Eckdaten f√ľr eine Kostenabsch√§tzung der Ma√ünahme.

Die fr√ľhzeitige Einbindung der Arbeitsagentur erh√∂ht zudem die Prozesssicherheit im Hinblick auf die Absicherung des Transferkurzarbeitergeldes und einer formal korrekten und zeitgerecht eingereichten Massenentlassungsanzeige.

3.    Analysieren Sie die Belegschaftsstruktur

Anhand von (anonymen) Beschäftigtendaten können verschiedene Umsetzungsszenarien bewertet werden. Dabei stehen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

  • Welche Auswirkung h√§tte eine Sozialauswahl?
    • Anhand von rechtssicheren Beispielen (z.B. aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts) kann ermittelt werden, wer im Falle von betriebsbedingten K√ľndigungen zuerst betroffen w√§re.
    • Die im Personalsystem vorliegenden Daten zu den Arbeitspl√§tzen (Stellenbezeichnungen) sind ein erster Anhaltspunkt f√ľr Abgrenzungen von Besch√§ftigtengruppen. Eine fr√ľhzeitige Sichtung der dazu vorhandenen Datenlage ist eine wichtige Grundlage f√ľr die weitere Vorgehensplanung.
  • Wie sind die K√ľndigungsfristen? Sind diese einzelvertraglich geregelt oder sind lediglich die gesetzlich bestimmten Mindestfristen (entspr. Betriebszugeh√∂rigkeit) zu beachten? Was w√ľrde dies f√ľr Auslauffristen und -kosten bedeuten?
    • Eine Transfergesellschaft bietet die M√∂glichkeit eines unmittelbaren √úbertritts aller betroffenen Besch√§ftigten zum Zeitpunkt der Ma√ünahme (z.B. Verlagerung, Organisations√§nderung, (Teil-)Schlie√üung).
    • Die K√ľndigungsfristen werden in die Transfergesellschaft eingebracht, bestimmen die individuelle Mindestlaufzeit und leisten damit aus Unternehmenssicht einen gro√üen Finanzierungsbeitrag f√ľr die Transfergesellschaft.
    • Die (individuelle) Mindest-Besch√§ftigungszeit in der Transfergesellschaft ist ein wichtiges Gestaltungselement bei einem Sozialplan. Oft wird dies z.B. durch die doppelte K√ľndigungsfrist bestimmt. Zus√§tzlich kann eine f√ľr alle geltende Mindestbesch√§ftigungszeit festgelegt werden. Da die maximale Besch√§ftigungszeit durch die maximale F√∂rderdauer mit Transferkurzarbeitergeld von einem Jahr bestimmt wird, findet man in Sozialpl√§nen oft Formulierungen der Art ‚ÄěBesch√§ftigungszeit in der Transfergesellschaft entspricht der doppelten K√ľndigungsfrist, maximal ein Jahr, mindestens vier Monate‚Äú.
    • Es ist wichtig, vor dem Eintritt in Verhandlungen zu einem Sozialplan die finanziellen Auswirkungen dieser Gestaltungsparameter zu kennen.
  • Wie ist die Altersstruktur? Wie viele Besch√§ftigte kommen f√ľr eine Sonderregelung f√ľr rentennahe Jahrg√§nge in Frage?
    • Da Abfindungen eine angemessene Entsch√§digung f√ľr den Verlust des Arbeitsplatzes sein sollen, wird in Verhandlungen auch von Seiten der Arbeitnehmervertreter die Anwendung der ma√ügeblich von der Betriebszugeh√∂rigkeit bestimmten Abfindung f√ľr diese Altersgruppe nicht favorisiert. Statt demjenigen, der wenige Jahre vor der Rente steht aber auf sehr viele Besch√§ftigungsjahre zur√ľckblicken kann, eine entsprechend sehr hohe Abfindung zuzubilligen, wechselt man vern√ľnftiger Weise die Perspektive und orientiert sich f√ľr den finanziellen Ausgleich an der Zeit bis zu einem Renteneintritt. Die Anwendung entsprechender Formeln hat deutliche Auswirkungen auf die Gesamtkosten und ergibt Einsparpotential bzw. mehr Gestaltungsm√∂glichkeiten.
    • Eine Analyse von Besch√§ftigungsdauer, Lebensalter und T√§tigkeit erm√∂glicht zudem eine qualitative Einsch√§tzung zu Besch√§ftigungs- und Vermittlungschancen.

Anhand von Modellrechnungen mit Personalstrukturdaten mit Abfindungsfaktoren und den Gestaltungsoptionen f√ľr eine Transfergesellschaft kann ein anzusetzendes Budget f√ľr die Personalkosten der Restrukturierungsma√ünahme festgelegt werden.

Es entsteht das Grundger√ľst f√ľr ein Personaldatensatz, anhand dessen in sp√§teren Verhandlungen die Auswirkungen von Parameter√§nderungen schnell ermittelt werden k√∂nnen.

4. Holen Sie Angebote von Transfergesellschaften ein

Eine Recherche zu regional etablierten und zertifizierten Transfergesellschaften vertieft die Einschätzungen zur spezifischen Aufnahmefähigkeit des lokalen Arbeitsmarktes und liefert anhand von anonymisierten Daten einen verlässlichen Kostenrahmen.

  • Die ma√ügeblichen Parameter f√ľr die Kosten der Transfergesellschaft bestimmen sich aus dem Monatsentgelt, der individuellen Laufzeit und einer √ľblichen Aufstockung des Transferkurzarbeitergeldes. Sobald ein erster Datensatz zu den vom Personallabbau betroffenen Besch√§ftigten vorliegt, kann eine Transfergesellschaft sehr schnell die sogenannten Remanenzkosten ermitteln, d.h. die Kosten, die unternehmensseitig zugeschossen werden m√ľssen, um ein Nettoentgelt auf z.B. 80 Prozent des bisherigen Niveaus f√ľr die gesamte Zeit zu gew√§hrleisten.
  • Als grobe Orientierung dient die Faustformel ‚Äěein Monatsgehalt finanziert zwei Monate in der Besch√§ftigungsgesellschaft‚Äú. Daran wird deutlich, dass die durch die K√ľndigungsfristen bestimmten Auslaufkosten einen signifikanten Anteil der Kosten der Transfergesellschaft abdecken.
  • Zus√§tzliche Kostenelemente ergeben sich aus den Verwaltungskosten, den Qualifizierungsbudgets und den Beratungsleistungen zur Unterst√ľtzung der beruflichen Neuorientierung. W√§hrend die Ermittlung der Lohnkosten bei allen Anbietern zu denselben Ergebnissen f√ľhren sollte, gibt es in der Gestaltung und der H√∂he der eigentlichen Leistungen der Transfergesellschaft Unterschiede.
  • Es empfiehlt sich die Einholung von Referenzen, bei denen neben der Beratungs- und Vermittlungsqualit√§t auch die administrative Leistung erfragt werden sollte. Eine gute Transfergesellschaft organisiert die Abrechnung effizient und zuverl√§ssig und verfolgt und berichtet die Vermittlungserfolge in monatlichen Statusmeetings. Die grunds√§tzliche Verwendung der durch fr√ľhzeitige Vermittlung freiwerdenden Mittel ist im Vorfeld zu kl√§ren und kann dann im Rahmen der Statusmeetings gemeinsam entschieden werden. Sie k√∂nnen z.B. f√ľr H√§rtef√§lle eingesetzt werden.

5. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten

Zusammen mit Abfindungsmodellen ergeben sich verschiedene Umsetzungs-m√∂glichkeiten, die im Hinblick auf Kosten, Rechtsrisiken und Zeitrahmen bewertet werden k√∂nnen. Sie erhalten eine qualifizierte Grundlage f√ľr eine unternehmerische Entscheidung zum Personalabbau.

Zu den großen Vorteilen der Transfergesellschaft gehört dabei, dass

  • Besch√§ftigte zu einem bestimmten (gemeinsamen) Termin √ľbertreten k√∂nnen ‚Äď unabh√§ngig von individuellen K√ľndigungsfristen. Dadurch werden sehr schnelle Freisetzungen m√∂glich.
  • Die Akzeptanz der Option Transfergesellschaft ist im Allgemeinen sehr hoch: Die Besch√§ftigten gewinnen Zeit zur beruflichen Neuorientierung und bleiben weiterhin in einem sozialversicherungspflichtigen Besch√§ftigungsverh√§ltnis ohne Nachteile f√ľr Renten- und Arbeitslosengeldanspr√ľche.
  • Aus Belegschaftsperspektive ergibt sich bei unternehmensseitig gleichem Gesamtbudget durch die zus√§tzlichen F√∂rdermittel der Agentur f√ľr Arbeit auch ein finasnziell attraktiveres Angebot.
  • Da der Weg in die Transfergesellschaft nur √ľber den einvernehmlich abzuschlie√üenden ‚Äědreiseitigen Vertrag‚Äú (zwischen Unternehmen, Transfergesellschaft und Besch√§ftigtem) f√ľhrt, haben Unternehmen maximale Rechtssicherheit.
  • Das f√ľhrt zu einer vergleichsweisen ‚Äěruhigen‚Äú Umsetzung des Personalabbaus, der als sozialvertr√§glich bezeichnet werden kann und zudem ein vergleichsweise positives Bild f√ľr die im Unternehmen verbleibenden Besch√§ftigten sowie in der Region hinterl√§sst: ein nicht zu untersch√§tzender Effekt! Die Berichterstattung in der Presse und die Reaktionen der Politik auf den Personalabbau werden durch die bereitgestellte Unterst√ľtzung deutlich anders ausfallen, als wenn es eine reine Abfindungsl√∂sung gibt und die Besch√§ftigten nach teilweise kurzen K√ľndigungsfristen ‚Äěauf die Stra√üe geschickt‚Äú werden.
  • Entgegen dem √ľblichen Vorurteil eines ‚Äěhohen administrativen Aufwands, den mittelst√§ndische Unternehmen nicht erf√ľllen k√∂nnen‚Äú, zeigt sich im Gegenteil, dass durch die fr√ľhzeitige Einbeziehung der Transfergesellschaft in der Umsetzung keine zus√§tzliche Arbeitsbelastung auf die Unternehmen zukommt: die aufw√§ndige Beratungsleistung nach √úbergabe des √úbertrittsangebotes (dreiseitiger Vertrag) wird von professionellen Experten wahrgenommen, die im erforderlichen Umfang bereitgestellt werden. Die Personalabteilung ist lediglich in der Schlussabrechnung (Resturlaube, Zeitsalden, Abfindungen) gefordert und in der Ausfertigung der Zeugnisse.
  • Die ‚ÄěPlanungs- und Vorbereitungsh√ľrde‚Äú kann wie beschrieben durch einen Experten sehr schnell und diskret erledigt werden. Dadurch, dass dies ohne Nennung des Unternehmens erfolgen kann, sind diese Vorarbeiten sogar einfacher und schneller zu erledigen, als wenn sich die Aufmerksamkeit bereits in einer fr√ľhen Planungsphase auf das Unternehmen richtet.

6. Bereiten Sie eine Verhandlungs- und Kommunikationsstrategie vor

Vor Eintritt in Verhandlungen sollten Schl√ľsselpersonen (Betriebsrat, Gewerkschaft, Politik) ermittelt werden, die vorab zu informieren und f√ľr das Vorgehen gewonnen werden sollten.

B√ľrgermeister und ggf. Bundestagsabgeordnete sch√§tzen es au√üerordentlich, wenn sie fr√ľhzeitig √ľber die geplanten Ma√ünahmen, deren betriebswirtschaftlichen Grundlagen und der geplanten Umsetzungsschritte informiert werden. Sie sind damit auf sp√§ter folgende Presseanfragen vorbereitet, k√∂nnen sich informiert zeigen, wissen aber auch, dass die Entscheidung und die Vorgehensplanung fundiert und professionell vorbereitet sind. Auch wenn die Vertraulichkeit dabei vorausgesetzt werden kann, sollte diese Informationen nicht mehr als zwei Tage vor der Information der Belegschaft erfolgen.

Man sollte auf Presseanfragen vorbereitet sein und ein entsprechendes Statement bereithalten. Mit einer Transfergesellschaft wird die h√§ufig benutzte Formel der ‚ÄěSozialvertr√§glichkeit‚Äú greifbar und der Fokus verschiebt sich schneller von dem Bestreiten der Notwendigkeit der Ma√ünahme zur Unterst√ľtzung bei der beruflichen Neuorientierung der Betroffenen.

Schlie√ülich sind Schl√ľsselpersonen der Belegschaftsvertreter (Betriebsratsvorsitzende, Gewerkschaftsvertreter) in kleinerer Gespr√§chsrunde vorab zu informieren. Sie sollen die Chance haben, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen, bevor sie sich auf gr√∂√üerer B√ľhne positionieren m√ľssen. Mit der Option Transfergesellschaft kann das Unternehmen den Belegschaftsvertretern einen fr√ľhen Verhandlungserfolg zuschieben und man kann sich dazu verst√§ndigen, wann man dies als ‚Äěvereinbart‚Äú ansieht und wer die Kommunikation dazu vornimmt. Auch bei der finalen Auswahl der Transfergesellschaft sollte den Belegschaftsvertretern mindestens Mitsprache- und Veto-Recht einger√§umt werden.

Tats√§chlich ist es wichtig, fr√ľhzeitig zu kl√§ren, ob eine Transfergesellschaft uneingeschr√§nkt unterst√ľtzt wird oder ob es ablehnende Stimmen gibt. Das kann z.B. der Fall sein, wenn die betroffenen Besch√§ftigten √ľber eine hohe Qualifizierung verf√ľgen, sehr gute berufliche Perspektiven haben und der regionale Arbeitsmarkt sehr aufnahmef√§hig ist. Auch bei Einkommen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze sind auf Kurzarbeit basierende Ans√§tze nicht popul√§r.

Aber diese Punkte h√§tten bereits in den ersten Schritten der Experten-Analyse (s.o.) auffallen m√ľssen...

Fazit: Ein sozialvertr√§glicher Stellenabbau mit √ľberschaubaren Kosten ist m√∂glich

Bei der Planung eines verantwortungsvollen Stellenabbaus sollte man

  • von einer Analyse des regionalen Arbeitsmarkts ausgehen,
  • die Umsetzungsm√∂glichkeiten mit Blick auf die Belegschaftsstruktur kl√§ren
  • und fr√ľhzeitig Kontakt mit der Arbeitsagentur aufnehmen: In Zusammenarbeit mit der Agentur f√ľr Arbeit gibt es handfeste und finanzielle Unterst√ľtzung.

Insbesondere sollte die Nutzung einer Transfergesellschaft in Betracht gezogen werden. Denn Transfergesellschaften helfen, den Personalabbau schnell und planungssicher umzusetzen.

Auch wenn dieses Instrument häufig mit Großunternehmen in Verbindung gebracht wird und als aufwändig und teuer gilt, kann ein erfahrener Interim Manager die Vorteile dieses Umsetzungsweges mittelständischen Unternehmen zugänglich machen.

Nehmen Sie gerne Kontakt auf! Eine solide Grundlage f√ľr Verhandlungen mit Arbeitnehmervertretungen k√∂nnen wir innerhalb von zwei Wochen erarbeiten.