Restrukturierung des Finanzbereichs bei internationaler Gruppe für Financial Services

Das Projekt im Überblick:

• Oper­ative Leitung und personeller Neuaufbau sowie Coaching der Führungskräfte
• Schnellere Abschluss- und Reporting­zeiten – Interne Kontrolle verbessert
• Optimierte Analysen und Steuerungsdaten im Controlling eingeführt
• Projektorganisation personell ausgebaut und optimiert
• Individuelles Coaching der Abteilungsleiter und allgemeines Weiterbildungsprogramm
• Performance und Image von Rechnungswesen & Controlling positiv verändert

Eine Unternehmensgruppe für Financial Services befand sich in einer grundlegenden Restrukturierung. Der Prozess umfasste aufbau- und ablauf­organisatorische Veränder­ungen im In- und Ausland sowie eine strategische Neuausrichtung. Die Transformation war zudem geprägt durch personelle Veränderungen des Managements und ein neues Verfahren zur Stellenneubesetzung für alle Mitarbeiter. In dieser Phase des Aufbruchs und der Verunsicherung übernahm der Interim Manager die Position des Bereichsleiters Rechnungswesen & Controlling. Der Bereich bestand aus 120 Mitarbeitern in sechs Abteilungen. Er berichtete an den CFO.

Oper­ative Leitung und personeller Neuaufbau sowie Coaching der Führungskräfte

Die Auf­gaben des Interim Managers gliederten sich vor allem in drei Tätigkeitsfelder:

• Oper­ative Leitung und Betreuung der Abschlusserstellungen und Abschlussprüfungen durch die Wirt­schaftsprüfer sowie die Organisationsentwicklung in Rechnungs­wesen­ und Finanzbuch­­halt­ung
• Personeller Neuaufbau und fachliche Neustrukturierung der Abteilungen Controlling und Melde­wesen
• On-the-job Coaching der Abteil­ungs­leiter und Teambuilding

Die Herausforderung des Mandats bestand darin, die richtige Balance zwischen Change und Run zu finden. Zudem gab es aufgrund des neuen Verfahrens zur Stellenbesetzung eine hohe Mitarbeiterfluktuation innerhalb der Unternehmensgruppe. In dieser Konstellation waren innovative Ansätze einzubringen, fachliche Weiter­entwick­lungen um­zu­setzen sowie ein Bündel an Projekten mit Strategie-, Controlling-, IFRS- und Meldewesen-Themen voranzutreiben.

Schnellere Abschluss- und Reporting­zeiten und interne Kontrollen verbessert

Der Interim Manager verantwortete die Abschlusserstellung, Konsolidierung und Abschluss­prüf­ung durch die Wirt­schafts­prüfer. Es gelang ihm, mit dem Team das Konzernreporting an die Mutter­ge­sellschaft vorzeitig zu gewährleisten.

Zudem intensivierte bzw. optimierte er die abteilungsübergreifende Kommunikation ebenso wie die bereichsweiten Prozesse zwischen Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung und Controlling. Dies hatte schnellere Abschluss- und Reporting­zeiten (Fast-close) und die Verbesserung der internen Kontrollen zur Folge.

Optimierte Analysen und Steuerungsdaten im Controlling eingeführt

Das Controlling wurde auf Initiative des Interim Managers fachlich und personell neu aufgebaut. Beispielsweise führte der Interim Manager optimierte Analysen und Steuerungsdaten für Vorstand und Auf­sichts­rat ein. Daraus ergab sich eine neue Management-Reporting-Struktur. Für das strategische Controlling wurde die Gremien-Berichterstattung an Vorstand und Aufsichtsrat aktualisiert und weiter­entwickelt.

Zudem optimierte der Interim Manager die Reportinginhalte und entwickelte die Erstellungsprozesse für das Ertrags-, Kosten-, Personal- und Vertriebscontrolling weiter. Gemeinsam mit dem Vertriebsteam erneuerte der Interim Manager das Reporting für die Steuerung des Vertriebs und organisierte einen gemeinsamen Kommunikationsplan für den Dialog mit den Vertriebskräften.

Für das regulatorische Reporting der Unternehmensgruppe hat der Interim Manager die Reporting-Aufgaben in einem neuen Team zentralisiert und zugleich das konzernweite Projekt für das Outsourcing des Meldewesens an die Konzernmutter vorangetrieben.

Projektorganisation personell ausgebaut und optimiert

Der Interim Manager verantwortete für den Finanzbereich ein Projektbündel mit Einzelprojekten zu einer Key Performance- und strategiekonformen Steuerung, der Einführung neuer IFRS-Standards sowie zu verschiedenen regula­torischen Anforderungen. Die Projektbündelorganisation wurde durch den Interim Manager personell ausgebaut und optimiert, der Dialog und die Einbeziehung von Vorstand und anderen Bereichen wurde intensiviert.

Individuelles Coaching der Abteilungsleiter und allgemeines Weiterbildungsprogramm

Das Coaching der sechs Abteilungsleiter durch den Interim Manager fokussierte sich auf die Über­nahme von neuen fachlichen Verantwortlichkeiten, auf Changemanagement und die erstmalige Übernahme einer Abteilungsleiterposition. Im Rahmen der bereichs­weiten Personal­ent­wicklung erstellte er in Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen ein Weiterbildungsprogramm mit fachlichen, IT- und Kommuni­kat­ions­themen. Zudem identifizierte er Mitarbeiter, die sich für weitergehende Aufgaben empfahlen.

Performance und Image von Rechnungswesen & Controlling positiv verändert

Durch die Einführung und Anpassung neuer organisatorischer Strukturen und Prozessabläufe sowie der Neubesetzung zahlreicher Positionen wurde die Effizienz und Geschwindigkeit der Prozess­ab­läufe im Bereich Rechnungswesen & Controlling signifikant verbessert.

Aufgrund eines aktiven Schnitt­stellen­manage­ments mit anderen Abteilungen und Bereichen konnten die Positionierung und das Image des Bereichs Rechnungswesen & Controlling innerhalb des Konzerns nachhaltig positiv verändert werden.

Als Führungskraft hat der Interim Manager neue Ideen und Impulse eingebracht und das Führungs­team sowie die Mitarbeiter in ihren neuen Positionen motiviert und aktiv begleitet.

Der Kunde war mit den Ergebnissen des Interim Managers sehr zufrieden. Zwei Jahre später wurde der Interim Manager nach Personalabgängen erneut als Interim-Bereichsleiter Rechnungswesen & Controlling engagiert.