Wie manage ich einen Betrugsverdacht in meinem Unternehmen?

1. Bewahren Sie Ruhe

Gerade bei Inhaber geführten Unternehmen ist die Vorstellung, von einem Mitarbeiter betrogen worden zu sein, eine emotionale Achterbahnfahrt. Bewahren Sie daher unbedingt Ruhe! Gerade wenn sich erst ein Anfangsverdacht ergeben hat.

Dies gilt insbesondere für die gesamte Bandbreite an dolosen Handlungen der Wirtschaftskriminalität wie Diebstahl, Unterschlagung, Korruption oder anderen Delikten.

2. Verifizieren Sie Ihre Informationen

Bevor Sie etwas unternehmen können, müssen Sie zunächst einmal klären, wie belastbar die Informationen sind, die Ihren Verdacht erregt haben.

Stellen Sie sich selbst folgende Fragen: Um was für Informationen handelt es sich eigentlich? Handelt es sich nur um vage Gerüchte, oder sind die Hinweise konkret und nachvollziehbar?

Prüfen Sie außerdem, woher die Informationen stammen, die dem Verdacht zugrunde liegen: Wurden Sie von einem Whistleblower darauf hingewiesen, oder sind Sie bei ersten Ermittlungen selber auf den Betrug gestoßen? Haben Sie den Mitarbeiter vielleicht sogar selbst ertappt?

Erst nachdem Sie Ihre Informationen einer Prüfung unterzogen und verifiziert haben, können Sie über die nächsten Schritte entscheiden: Müssen Sie erst noch weitere Untersuchungen durchführen? Oder ließ sich der Verdacht erhärten und Sie haben nun eindeutige Belege für einen Betrug?

3. Unternehmen Sie keine Alleingänge

Unternehmen Sie keine Alleingänge, wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht über Fraud Management-Spezialisten verfügen sollten - bspw. eine Interne Revision oder vielleicht sogar ein unternehmensweites Anti-Fraud-Management-System mit hierfür ausgebildetem Personal.

Denn wenn Sie den Mitarbeiter direkt auf Ihren Verdacht ansprechen, hat dieser die Möglichkeit, die Tat zu leugnen, und er ist damit gewarnt. Sollten Sie dann keine anderweitigen Beweise haben, stünde Aussage gegen Aussage.

Die Gelegenheit, den Betrug noch aufzuklären, wäre dann natürlich verspielt, und Sie befänden sich in der arbeitsrechtlich schwierigen Situation, als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter einer Straftat beschuldigt zu haben, ohne das belegen zu können.

4. Schätzen Sie die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen ein

Um die Maßnahmen, die Ihnen zur Verfügung stehen, besser einschätzen zu können, sollten Sie versuchen, die Risiken, denen Ihr Unternehmen sich ausgesetzt sieht, sowie die Höhe des potenziellen Schadens möglichst genau zu beziffern.

Um welche Größenordnung handelt es sich bei dem Betrugsfall? Bezieht sich der Betrug bzw. die vermeintliche Straftat auf eine oder mehrere Gesellschaften, Divisionen oder sogar länderübergreifend auf Ihre Tochtergesellschaften im Ausland?

Versuchen Sie, mit den vorhandenen Informationen die Risiken für Ihr gesamtes Unternehmen einzuschätzen!

5. Ziehen Sie so früh wie möglich einen Experten hinzu

Ziehen Sie so früh wie möglich Experten hinzu, die Erfahrung in der internen Ermittlung und Aufdeckung von dolosen Handlungen haben und mit Straftaten im Bereich der Wirtschaftskriminalität umzugehen wissen.

Leiten Sie nämlich Gegenmaßnahmen ein, deren Konsequenzen Sie nicht völlig überblicken, laufen Sie Gefahr, Ihrer Reputation zu schaden und die restliche Belegschaft zu verunsichern.

Ein erfahrener Fraud Manager wird zudem sicherstellen, dass die Beweissicherung tatsächlich gerichtsverwertbar ist, und ggf. für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden und der Staatsanwaltschaft sorgen.

6. Wägen Sie arbeitsrechtliche Schritte sorgfältig ab

Je nach Sachlage werden Sie dem Mitarbeiter fristlos kündigen wollen.

In eindeutigen Fällen kann dieses Vorgehen ein guter Ratschlag sein, aber bedenken Sie, dass ein Mitarbeiter Ihnen arbeitsrechtlich Rede und Antwort zu seiner Tätigkeit stehen muss - ein Ex-Mitarbeiter wiederum nicht, sodass hier die einzige Option die Strafanzeige ist.

Haben Sie aber erst einmal Anzeige erstattet, können Sie die Ermittlungen nicht mehr stoppen, woraus sich diverse weitere Risiken für Ihr Unternehmen ergeben können.

Arbeitsrechtliche Schritte sollten Sie darum gründlich abwägen.

7. Arbeiten Sie zum Schluss den Betrugsfall gründlich auf

Arbeiten Sie abschließend den Betrugsfall gründlich auf: Identifizieren Sie in den betrieblichen Prozessen Ihres Unternehmens die Schwachstellen, die den Betrug ermöglicht oder begünstigt haben, und leiten Sie daraus Maßnahmen zur besseren Kontrolle der Prozesse bzw. zur Prävention, Aufdeckung und Aufarbeitung doloser Handlungen ab.

Je nach Unternehmen können das z.B.

• Compliance-Richtlinien wie die konsequente Anwendung des Vier-Augen-Prinzips,
• die Einrichtung von Hinweisgebersystemen für Whistleblower bzw.
• die Etablierung eines Krisenmanagements für den Betrugsfall sein.

Auf alle Fälle sollten Sie spätestens an diesem Punkt mit einem Experten zusammenarbeiten, dessen tägliches Geschäft Betrugsermittlungen sind, damit Sie sich wieder Ihren eigentlichen Verpflichtungen widmen können.