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Wie kann ich mit der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie mein Unternehmen vor Reputationssch├Ąden sch├╝tzen?

Die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie sch├╝tzt vor Reputationssch├Ąden. Aber die Richtlinie enth├Ąlt nicht alles, was f├╝r ein funktionierendes Hinweisgebersystem n├Âtig ist.

Wie lassen sich mit einem Hinweisgeberschutzsystem Reputationssch├Ąden vermeiden?

Laut einer Studie der FH Graub├╝nden aus dem Jahr 2019 sind fast 40 Prozent aller Unternehmen von unethischem und gesetzwidrigem Verhalten betroffen, die Dunkelziffer d├╝rfte weitaus h├Âherliegen.

Mit enormen wirtschaftlichen Folgen: Korruption und Betrug kosten die Unternehmen im Schnitt 10.000 bis 100.000 Euro, vom Schaden f├╝r die Reputation ganz zu schweigen. Die Kosten f├╝r die Einf├╝hrungs eines Hinweisgebersystems amortisieren sich daher schnell.

Doch wie geht man bei der Einf├╝hrung vor?

Ich w├╝rde folgende Schritte empfehlen:

1. Nehmen Sie die EU-Whistleblower-Richtlinie ernst

Das Wichtigste zuerst: Nehmen Sie die EU-Whistleblower-Richtlinie ernst.

Ja, das h├Ârt sich trivial an.

Doch im Unterschied z.B. zur DSGVO vom 27. April 2016, die den Gebrauch personenbezogener Daten in einer Weise regelte, die von vielen europ├Ąischen Unternehmen ohnehin schon in breiten Teilen beachtet worden war, kann man der EU-Whistleblower-Richtlinie nicht ohne Weiteres gen├╝gen.

Das ist umso wichtiger, als die Einf├╝hrung eines Hinweisgebersystems ab dem 17. Dezember 2021 in Deutschland und den anderen Mitgliedstaaten rechtlich verpflichtend sein wird. Und zwar schon f├╝r Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und f├╝r Kommunen ab 10.000 Einwohnern.

Aber diese Pflicht ist aus zwei Gr├╝nden f├╝r Unternehmen keine Investition ohne Rendite:

  1. Sie k├Ânnen mit solchen Meldestellen im Falle von unethischem und kriminellem Verhalten von Mitarbeitern Reputationssch├Ąden vermeiden. Denn mindestens 72 Prozent aller Hinweisgeber versuchen zun├Ąchst intern, die beobachteten Verst├Â├če ÔÇô sei es gegen Compliance-Regelungen oder Gesetze ÔÇô anzusprechen. Erst, wenn Sie kein Geh├Âr finden, wenden sie sich an die Beh├Ârden oder die ├ľffentlichkeit. Mit verheerenden Folgen f├╝r das Unternehmen. Eine offene Unternehmenskultur und ein funktionierendes Hinweisgebersystem ist also eine lohnende Investition.
  2. Eine Reihe von Studien belegt, dass eine ausgepr├Ągte Hinweisgeberkultur den Unternehmen dabei hilft, langfristig finanziell erfolgreicher zu sein. Auf diese Weise amortisieren sich die Kosten, die mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems nat├╝rlich verbunden sind.

Aus diesen Gr├╝nden sollten Sie die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht als l├Ąstige Vorgabe betrachten, sondern als Chance, Ihr Unternehmen wirksam vor Reputationssch├Ąden zu sch├╝tzen und gegen├╝ber Ihren Konkurrenten einen finanziellen Vorteil daraus zu ziehen.

2. F├Ârdern Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Integrit├Ąt

Bekanntlich n├╝tzt es wenig, Strukturen und Prozesse vorzugeben, die von Mitarbeitern nicht wirklich getragen werden.

Deshalb ist es f├╝r ein funktionierendes Hinweisgebersystem essenziell, dass das Top-Management hinter dem System steht und im Unternehmen eine offene ÔÇ×Kultur der Integrit├ĄtÔÇť etabliert und f├Ârdert. Dadurch werden gerade die integren Mitarbeiter, die schadhaftes Verhalten wie Betrug oder Missbrauch von Unternehmenseigentum als ein pers├Ânliches No-Go definieren, gest├Ąrkt.

Dazu sollten Sie eine Kultur etablieren, in der alle Arten von Grenz├╝berschreitungen, von zwischenmenschlichen Verfehlungen bis hin zu dolosen Handlungen, angstfrei gemeldet werden k├Ânnen. Dazu geh├Ârt, dass die Zuwiderhandlungen angemessen sanktioniert werden und Folgema├čnahmen ausl├Âsen.

So f├Ârdern Sie das Ziel eines Hinweisgebersystems umgesetzt, die Hinweisgeber vor Repressalien zu sch├╝tzen. Und etablieren Sie die Kultur, die f├╝r den Erfolg des Systems notwendig ist.

3. Setzen Sie ein digitales Hinweisgebersystem um

Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht zwar drei Varianten ihrer Umsetzung vor, n├Ąmlich die Einrichtung

  • eines Kanals, Zuwiderhandlungen postalisch bzw. per E-Mail zu melden,
  • einer telefonischen, f├╝r den Anrufer kostenlosen Hotline, oder
  • der M├Âglichkeit, in Person mit einem Vertreter des Unternehmens zusammenzukommen.

Aber mit diesen Kan├Ąlen wird es paradoxerweise schwierig, die rechtliche Norm zu erf├╝llen.

Das Grundproblem bleibt die fehlende Anonymit├Ąt: Postalische Sendungen bzw. E-Mails sind leicht nachzuverfolgen, eine Telefon-Hotline garantiert keine Anonymit├Ąt, und das Treffen kann mit einem hohen pers├Ânlichen Risiko verbunden sein.

Doch es bestehen noch mehr Probleme: Briefsendungen und E-Mails erschweren einen sicheren Austausch von Dokumenten, und Sprachkenntnisse k├Ânnen auf internationaler Ebene zum Problem werden. Eine Telefon-Hotline macht die Vorlage von Beweisen praktisch unm├Âglich, ist 24 Stunden am Tag nicht zu besetzen und m├Âglicherweise auch sprachlich ein Problem. Ein anwaltlicher Ombudsmann ist nicht international vorhanden und terminlich eingebunden.

Das bedeutet: Nur ein digitales Hinweisgebersystem erf├╝llt m├╝helos und kosteng├╝nstig alle Vorgaben der EU-Richtlinie zur Datensicherheit und zum Schutz des Hinweisgebers zu 100 Prozent und bietet dennoch die M├Âglichkeit, mit dem Whistleblower in einen Dialog zu treten und ggf. Nachfragen zu stellen.

4. Definieren Sie Prozesse zur Bearbeitung von Hinweisen

Die EU-Richtlinie sieht f├╝r das Meldesystem unter anderem vor,

  • dass die meldende Person innerhalb von sieben Tagen eine Best├Ątigung ├╝ber den Eingang des Hinweises erh├Ąlt,
  • dass sie binnen dreier Monate ├╝ber den Status der Meldung informiert wird, und
  • dass bei der Bearbeitung das Vier-Augen-Prinzip strikt eingehalten wird.

Auch deshalb sollten Sie die Prozesse zur Bearbeitung eingehender Hinweise schon definiert haben, bevor Sie mit der Implementierung des Hinweisgebersystems beginnen. Das beinhaltet mindestens Folgendes:

  • eine Beschreibung der eigentliche Bearbeitungsschritte,
  • eine Definition von Zugriffsrechten und Eskalationsstufen sowie
  • eine Schulung der zust├Ąndigen Mitarbeiter im Umgang mit dem System.

Als Teil der Prozessdefinition sollten Sie au├čerdem unbedingt

  • eine Meldestelle einrichten, die dem Unternehmen vorgelagert ist.

Denn die Einbeziehung einer externen und damit neutralen Meldestelle in die Bearbeitung von Hinweisen hat den Vorteil, dass das Unternehmen bei der Bewertung eingehender Meldungen und der sich daran anschlie├čenden juristischen Einsch├Ątzung und Aufstellung von Handlungsempfehlungen nicht direkt beteiligt ist. Auf diese Weise ist das Unternehmen gegen jeden Verdacht erhaben.

5. Beziehen Sie immer alle Stakeholder mit ein

Bei der Implementierung eines Hinweisgeberschutzsystems sind erst einmal technische H├╝rden zu ├╝berwinden. Allerdings stellt sich auch die Management-Aufgabe, bei der Einf├╝hrung alle Mitarbeiter der Organisation mitzunehmen und vom Nutzen des Systems zu ├╝berzeugen.

Denn Sie sollten damit rechnen, dass einzelne Mitarbeiter oder Mitglieder des Betriebsrates einem Hinweisgebersystem mitunter skeptisch gegen├╝berstehen. Ist der Sinn des Systems, Whistleblower zu sch├╝tzen bzw. dolose Handlungen und andere Grenz├╝berschreitungen aufdecken zu k├Ânnen, nicht v├Âllig klar, f├Ąllt es leicht, es f├╝r eine Art von organisiertem Denunziantentum zu halten.

Um solchen Vorbehalten zu begegnen, sollten Sie daher zentrale Stakeholder fr├╝hzeitig miteinbeziehen. Dazu z├Ąhlt nicht nur das Management bzw. dessen erste und zweite F├╝hrungsebene, sondern auch die Arbeitnehmervertretung, der Datenschutzbeauftragte sowie strategisch wichtige Abteilungen wie HR oder IT.

Ein Instrument k├Ânnen unternehmensweite Workshops sein, in denen Mitarbeiter sich daf├╝r sensibilisieren, dass Whistleblower keine Nestbeschmutzer sind, sondern dazu beitragen,

  • dolose Handlungen und kriminelle Akte aufzudecken und
  • ethisch-moralische Werte der Unternehmenskultur zu erhalten.

Beides betrifft den Fortbestand des Unternehmens und liegt somit im Eigeninteresse der Mitarbeiter.

6. Planen Sie die Implementierung in Tochterunternehmen und Auslandsgesellschaften

Wenn Ihr Unternehmen eine komplexere Struktur hat, sollten Sie die Integration von Tochtergesellschaften von Anfang an planen ÔÇô zumal bei einem digitalen Meldesystem jede 100-prozentige Tochtergesellschaft mit verh├Ąltnism├Ą├čig wenig Aufwand integriert werden kann.

Die Landessprachen sind zwar kein Hindernis. Denn jede Sprache kann in ein digitales Hinweisgebersystem integriert werden. Aber grunds├Ątzlich sollte der Schwerpunkt auf den wichtigsten Unternehmenssprachen und -standorten liegen.

Allerdings gilt auch hier, dass die Ma├čnahmen, mit denen die Strukturen und Prozessen etabliert werden, nur Erfolg haben k├Ânnen, wenn sie von der Unternehmenskultur getragen werden. Deshalb sollten Sie wiederum darauf achten, die F├╝hrungskr├Ąfte sowie die wichtigsten Mitarbeiter f├╝r die Ziele des Hinweisgebersystems zu sensibilisieren.

Das hat zudem den signifikanten Zusatznutzen, dass gerade in ausl├Ąndischen Tochtergesellschaften, in deren Kulturkreis viele Zuwiderhandlungen als Kavaliersdelikte angesehen werden, sozusagen eine Kultur der Integrit├Ąt etabliert werden kann.

7. Kommunizieren Sie umfassend den Roll-out des Hinweisgebersystems

Nach einem internen Test des Hinweisgebersystems und mit dem Eingang einer Testmeldung bei den designierten Bearbeitern steht einem offiziellen Roll-out nichts mehr im Wege.

Der Roll-out sollte mit einer Informationskampagne begleitet werden, die zwei Ziele verfolgt: den Sinn des Hinweisgebersystems zu vermitteln und den Zugang zu platzieren.

Den Sinn vermitteln

Um den Sinn und Zweck des Hinweisgebersystems zu vermitteln, sollte der Zweck in einer pr├Ągnanten Botschaft deutlich werden und die wichtigsten Punkte zusammenfassen:

  • dass Whistleblowing etwas grunds├Ątzlich Positives ist,
  • dass unethisches bzw. kriminelles Verhalten bzw. Verst├Â├če gegen Compliance und Gesetze sanktioniert werden k├Ânne,
  • dass dies dem Fortbestand des Unternehmens diene und damit im Interesse der Arbeitnehmer liege.

Um effektiv zu ├╝berzeugen, sollten nicht nur die Botschaft bzw. die Inhalte auf die Stakeholder abgestimmt sein, die bei der Planung einbezogen wurden. Vielmehr muss auch die Art und Weise der Kommunikation darauf abgestimmt sein.

Letzteres beinhaltet vor allem eine zielgruppengerechte Anpassung. Hier sind kulturspezifische Kommunikationsweisen zu ber├╝cksichtigen. Das ist zumal bei Auslandsgesellschaften wichtig, und zwar umso mehr, je weiter der Kulturkreis der Tochtergesellschaft vom Sitz Ihres Unternehmens entfernt ist.

Den Zugang platzieren

Das andere Ziel der Informationskampagne besteht darin, den Zugang zum Meldesystem so bekannt und einfach zu machen wie m├Âglich. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass potenzielle Whistleblower den Zugang leicht finden k├Ânnen, vor allem indem der Link an allen relevanten Stellen prominent platziert wird.

Dazu z├Ąhlen unter anderem

  • der Code of Conduct,
  • das Intranet,
  • die Unternehmenswebsite und,

nicht zu vergessen,

  • alle Zulieferer-Plattformen.

Dar├╝ber hinaus sollten Sie nicht nur digitale Kan├Ąle bespielen: Sondern zum Beispiel auch Aush├Ąnge an Orten nutzen, an denen sich oft viele Mitarbeiter aufhalten, wie Kantinen, Pausenr├Ąumen, Umkleidem├Âglichkeiten, Freizeiteinrichtungen usw.

8. Unterziehen Sie das Hinweisgebersystem regelm├Ą├čig Audits

Schlie├člich sollten Sie das Hinweisgebersystem in das Qualit├Ątsmanagement Ihres Unternehmens integrieren und regelm├Ą├čige interne Audits durchf├╝hren, deren Resultate Sie zur Pr├Ązisierung der Regelungen und Folgema├čnahmen, zur Schlie├čung von Prozessl├╝cken sowie zur Optimierung der Abl├Ąufe nutzen k├Ânnen.

Denn Sie k├Ânnen die Reputationsrisiken f├╝r Ihr Unternehmen nur dann auf ein Minimum reduzieren, wenn Ihr Hinweisgebersystem wie vorgesehen funktioniert.

Schlie├člich entfaltet das System seine abschreckende Wirkung erst dann, wenn Mitarbeiter oder Lieferanten, die in der Versuchung stehen, die Grenzen zu unethischem bzw. dolosen Handlungen zu ├╝berschreiten, damit rechnen m├╝ssen, entdeckt zu werden.

Zum anderen ist nur ein verl├Ąsslich implementiertes Whistleblowing-System ein Fr├╝hwarnsystem f├╝r drohende Reputationssch├Ąden. Denn je leichter und vor Repressalien gesch├╝tzter Meldungen abgegeben werden k├Ânnen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Missst├Ąnde nach au├čen dringen. Dadurch leisten Meldekan├Ąle einen wichtigen Beitrag zum Schutz vor Reputationssch├Ąden sowie Strafzahlungen und andere Sanktionen vonseiten der Beh├Ârden.

Und sollten Sie doch einmal vom Fall der F├Ąlle betroffen sein, wird dieser gewiss glimpflicher ablaufen als ohne Hinweisgebersystem.