Wie kann man einen Digitalisierungsprozess gestalten?

So gestalten Sie einen integrativen, organisationsweiten Digitalisierungsprozess

Digitalisierungsprozesse finden inzwischen fast überall statt. Aber die Digitalisierung wird noch nicht überall als Treiber der Organisationsentwicklung gedacht. Allzu oft beschränkt sie sich in einem Unternehmen auf bestimmte Bereiche – möglicherweise eine Ursache dafür, dass die Digitalisierung derzeit nur schleppend vorankommt.

Sinnvoller ist es, digitale Transformationen in einen größeren Zusammenhang zu stellen und als Metaprozess aufzufassen, der ein Unternehmen insgesamt erfasst und weiterentwickelt.

Die Möglichkeit dazu besteht: Über kurz oder lang werden die meisten Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse digitalisiert. Statt diese stückweise oder unabhängig voneinander zu transformieren, wäre daher es besser, eine Digitalstrategie für die gesamte Organisation zu entwickeln.

Doch wie gestaltet man eine solche Transformation?

Meiner Erfahrung nach sind zwei Faktoren für den Erfolg eines sich organisch entwickelnden Digitalisierungsprozess entscheidend:

1. eine transparente Projektorganisation
2. einen iterativen Planungs- und Controllingprozess.

Der Aufbau der Projektorganisation sowie die Definition der Planungs- und Controllingprozesse wird sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Auf eine enorme Komplexität sollte man sich sicherlich einstellen. Auch deshalb ist es wichtig, das Große und Ganze im Blick zu behalten.

Die Schritte, auf die es bei der Gestaltung eines Digitalisierungsprozesses am meisten ankommt, sind meiner Erfahrung nach diese:

1. Bauen Sie eine transparente Projektorganisation auf

Eine für alle nachvollziehbare Projektorganisation ist das A und O eines gelungen Digitalisierungsprozesses. Eine solche Projektorganisation zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Sie involviert ein Projektmanagement mit transparenten Verantwortlichkeiten.
• Es werden klare Ablaufprozesse mit realistischen Zeitkorridoren.
• Die internen Strukturen und Zuständigkeiten sind effektiv.

Beim Aufbau einer Projektorganisation sollten Sie auch an Qualifizierungsmaßnahmen für die verschiedenen Rollen in der Prozessorganisation denken. So bleiben Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter flexibel.

2. Setzen Sie auf eine funktionsübergreifende Kooperation

Bei allen anspruchsvollen Transformationsprozessen ist die Zusammenarbeit mit relevanten Akteuren wichtig. Setzt man einen Digitalisierungsprozess mit dem Ziel um, die Organisationsentwicklung voranzutreiben, ist sie essenziell.

Deshalb sollten Sie den Digitalisierungsprozess mit den bestehenden Linienfunktionen wie Personal oder Marketing verzahnen und, wo immer möglich, die funktionsübergreifende Kooperation fördern.

3. Beziehen Sie betroffene Mitarbeiter mit ein

Die IST- und SOLL-Prozesse sollten gegenläufig verlaufen: die IST-Prozesse bottom-up, die SOLL-Prozesse top-down. In beiden Fällen sollten Sie betroffene Mitarbeiter miteinbeziehen.

Bei der Feststellung des IST-Zustandes versteht sich das von selbst. Wer an den derzeit bestehenden Abläufen beteiligt ist, kann diese auch am besten beschreiben.

Aber auch der SOLL-Zustand sollte in enger Abstimmung mit den Beteiligten Mitarbeitern umgesetzt werden, teils der Effektivität wegen, teils um die Akzeptanz sicherzustellen.

4. Dezentralisieren Sie Entscheidungsprozesse

Um den prozessualen Digitalisierungsprozess zügig voranzubringen, sollten Entscheidungsprozesse dezentralisiert werden. Tendenziell möchten Projektorganisationen die Fäden nicht aus der Hand geben. Das ist verständlich, aber für einen reibungslosen Ablauf ist die Verteilung auf die Verantwortlichen sinnvoller. Dazu gehört auch, dass die jeweiligen Prozesseigner über ein eigenständiges Prozessbudget verfügen.

5. Stärken Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams

Gerade bei einer umfassenden Transformation ist die Zusammenarbeit im Team sowie der Zusammenhalt untereinander für viele Prozessbeteiligte weitaus wichtiger als im Normalbetrieb.

Entscheidend dafür sind sehr gut organisierte Arbeitsabläufe, die Frustrationen vorbeugen. Meetings sind dafür unerlässlich. Aber sie sollten wohldosiert sein und vor allem effizient verlaufen. Dazu sollte man:

• eine Agenda vorbereiten, indem Themen der Teilnehmer gesammelt und priorisiert werden
• ausschließlich relevante – also wirklich betroffene – Mitarbeiter einladen
• einen Moderator bestimmen
• Gesprächsregeln aufstellen
• zu Beginn Themenblöcke mit Zeitfenstern festlegen
• die Zeit einhalten
• ein stichwortartiges Kurz-Protokoll erstellen

Das mag sich wie Commonsense lesen. Aber die Punkte muss man in der Praxis auch tatsächlich umsetzen. Denn je straffer der Ablauf, desto effizienter ist das Meeting.

6. Sorgen Sie für Unterstützung vonseiten des PMO

Das Prozessmanagement-Office sollte die laufende Arbeit in der Prozessorganisation unterstützen, vor allem beim Thema Controlling.

Fazit: Die Digitale Transformation einer Organisation erfordert eine transparente Prozessorganisation und die Zusammenarbeit aller Beteiligten

Digitalisierung sollte man meiner Meinung nach als Metaprozess begreifen, der eine Organisation insgesamt transformiert. Je nach Organisation wird also auch die Gestaltung eines solchen Prozesses anders ausfallen. Der Teufel steckt auch hier im Detail.

Dennoch lassen sich Faktoren herausheben, die bei allen digitalen Transformationen einen Rolle spielen. Dazu zählen:

• eine transparente, durch das PMO unterstützte Prozessorganisation
• dezentrale Entscheidungsprozesse sowie effektive Arbeitsabläufe
• eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensfunktionen
• eine gegenläufige Umsetzung der IST- und SOLL-Prozesse, die die Beteiligten mit einbezieht

Auf diese sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalstrategie besonders achten.