Wie kann man Instandhaltungsprozesse optimieren?

Nach gut 25 Jahren Erfahrung im Facilities Engineering bin ich davon überzeugt, dass im technischen Betreiben der meisten Industrieanlagen und Gebäude noch sehr viel Optimierungspotenzial steckt.

Der Grund dafür liegt der hinter ihren Möglichkeiten zurückbleibenden Integration von industrieller Instandhaltung und Facility Management: Wenn Sie die Integration der jeweiligen Kernprozesse systematisch vorantreiben, können Sie die Prozesse sehr viel effizienter machen – und noch mehr.

Ich empfehle Ihnen, dabei folgendermaßen vorzugehen:

1. Strukturieren Sie die Prozesse des technischen Betriebs für alle Lebenszyklusphasen einer Anlage bzw. eines Gebäudes

Bevor Sie Instandhaltungsprozesse – inklusive der dazugehörigen Tools, Systeme und Organisationseinheiten – aufsetzen oder optimieren, sollten Sie den technischen Betrieb in einzelne Lebenszyklusphasen untergliedern.

Ich selbst orientiere mich dabei normalerweise an diesen fünf Phasen:

1. Beschaffung der Anlagen und Gebäuden
2. Errichtung der Anlagen und Gebäuden
3. Inbetriebnahme der Anlagen und Gebäuden
4. Betrieb der Anlagen und Gebäuden
5. Retrofit, Revision und/oder Modernisierung der Anlagen und Gebäuden

Dann können Sie

• die Abläufe,
• die Verfahren inklusiver der notwendigen Tools und Systeme und
• die Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten der betreffenden Anlagen und Gebäuden

einer jeden Phase kritisch durchleuchten.

Bestimmte Fehler werden beim Technischen Betrieb immer wieder gemacht. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann mit Blick auf die Betreiberverantwortung sich schnell zu einem ernsthaften Problem auswachsen.

Um solche Betreiberrisiken zu minimieren, sollten Sie bei der Definition Ihrer Prozesse auf „Best Practices“ zurückgreifen, die verschiedentlich dokumentiert sind.

2. Brechen Sie das Silodenken auf

Der technische Betrieb im engeren Sinne umfasst bereits mehrere Arbeitsbereiche, wie z.B.

• die Instandhaltung,
• die Intralogistik bzw. Materialflusstechnik,
• das Facility Management oder
• den operative Betrieb.

Es gibt aber noch weitere Unternehmensfunktionen, die bei der Wartung und Instandhaltung eine Rolle spielen. Ich denke etwa an

• das Sicherheitsmanagement,
• das Qualitätsmanagement,
• das Servicemanagement,
• die IT,
• den Einkauf,
• das Controlling und die Finanzbuchhaltung oder auch
• die Rechtsabteilung.

Das heißt aber: Damit der technische Betrieb funktioniert, müssen die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Unternehmensfunktionen optimiert worden sein.

Nahezu identische Basisprozesse bei IH und TFM

Das ist aber oft nicht der Fall. Nachholbedarf sehe ich vor allen in drei Bereichen:

1. Bei den Planungssystemen. Der Schlüssel dazu ist die Einsicht: Die Basisprozesse der industriellen Instandhaltung (IH) sowie des technischen Facility Managements (TFM) sind nahezu identisch. Sie laufen zwar unter verschiedenen Namen, nämlich CMMS („Computerized Maintenance Management System“) für die IH und CAFM („Computer Aided Facility Management System“) für das TFM. Anlagen- und Gebäudebetreiber können aber dennoch dasselbe Instandhaltungsplanungssystem für ihre Anlagen und ihren Immobilien einsetzen.
2. Bei der IT/OT-Konvergenz. Diese ist enorm wichtig: Minimiert doch ein reibungsloses Zusammenspiel von Betriebstechnologie und Informationstechnologie – wie es bspw. ein ADX Ingenieur sicherstellen kann – das Risiko schwerwiegender Anlagenausfälle.
3. Bei der Automatisierungstechnik. Meine Erfahrung ist, dass man die Prozessleittechnik, die Gebäudeleittechnik sowie die Elektroinstallation von Industrie- und Gebäudetechnik aus einer interdisziplinären Perspektive betrachten sollte. So lassen sich auch anspruchsvolle Themen wie die elektromagnetische Verträglichkeit in den Griff bekommen.

Hauptvorteil einer Integration: Ausrichtung auf gemeinsame Ziele

Sind IH und TFM in den drei genannten Bereichen hinreichend integriert, kann man sie effizient auf gemeinsame Ziele wie Anlagenverfügbarkeit oder einen rechtssicheren Betrieb ausrichten. Dies setzt jedoch entsprechendes Know-how und Erfahrung voraus.

3. Finden Sie ein geeignetes Betreibermodell und passende Dienstleistungsverträge

Die Vielfalt der Betreibermodelle ist groß. Sie reicht von nahezu vollständiger Eigenleistung bis zur vollständigen Fremdvergabe des Technischen Betriebs.

Das erschwert die Auswahl eines geeigneten Modells, zumal sich für jedes gute Gründe anführen lassen. Es ist daher wichtig, dass Sie die einzelnen Vor- und Nachteile der einzelnen Betreibermodelle sauber durchspielen, um sich über die Konsequenzen hinreichend im Klaren zu sein, die die Entscheidung für oder gegen ein Modell hat.

So ist es zum Beispiel bei sehr komplexen und hochautomatisierten Anlagen sehr oft nicht möglich, im Nachhinein von einer vollständigen Fremdvergabe auf Eigenleistung umzustellen. Denn in der Regel fehlt dann das spezifische Know-how, das sich das Instandhaltungspersonal in der Phase der Installation und Inbetriebnahme erworben hat.

Dienstleistungsverträge dem Betreibermodell entsprechend gestalten

Die Dienstleistungsverträge sollten Sie dem Betreibermodell entsprechend gestalten.

Ein Beispiel: Wenn Sie die Anlagenverfügbarkeit priorisieren, aber den Technischen Betrieb überwiegend vergeben haben, ist es sinnvoll, Verfügbarkeitsverträge mit einem angemessenen Bonus- beziehungsweise Malus-System zu vereinbaren.

So veranlassen Sie den Dienstleister, seinen Auftrag mehr aus Ihrer Perspektive zu sehen und auszuführen.

4. Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung (aber verzetteln Sie sich nicht!)

Die Chancen der Digitalisierung sind riesig. Und doch steht man immer wieder vor zwei Fragen:

1. Zu welchem Zeitpunkt bringen welche Ansätze mehr als sie kosten?
2. Mit welchen Experten werden welche Konzepte erstellt und umgesetzt?

Bei der Wartung und Instandhaltung von Anlagen beziehungsweise Gebäuden sind mittlerweile mehrere Ansätze erprobt worden.

Zwei davon kann ich empfehlen, nämlich das Condition Monitoring sowie die Arbeit mit Simulationen beziehungsweise einem Digitalen Zwilling.

Condition Monitoring zur Optimierung der Anlagenverfügbarkeit

Beim Condition Monitoring spielt der Zugang zu bestehenden Aktoren/Sensoren – zum Beispiel für den Motorstrom, die Temperatur oder die Beschleunigungswerte – eine wesentliche Rolle. Hat man nämlich diesen Zugang, kann man eine Systemarchitektur aufbauen, die

• Konnektivitätsprobleme löst,
• Daten ohne großen Aufwand auswerten kann
• und nicht zuletzt bezahlbar ist.

Der Digitale Zwilling optimiert den Durchsatz

Im Vorfeld der Durchsatzoptimierung ist zu klären, wie komplex die Simulation und die Optimierungsberechnung sein müssen, um einen Mehrwert zu generieren.

Entscheidend ist in beiden Fällen eine Konzeption, die sich eine belastbare Kosten-Nutzen-Betrachtung stützen kann. Das vermeidet Störungen des Betriebs.

Fazit: Die Integration von IH und TFM hat viele Vorteile

Vielen Anlagen- und Gebäudebetreiber unterscheiden zwischen der industriellen Instandhaltung und dem technischen Facility Management. Die jeweiligen Basisprozesse sind jedoch nahezu identisch. Das ermöglicht eine weitgehende Integration von IH und TFM.

Zu den Vorteilen einer solchen Integration zählen die Lösung technischer Problem, eine bessere Prozesseffizienz und ein minimiertes Risiko von Anlagenausfällen.

Sprechen Sie mich an und finden wir gemeinsam heraus, was ich für Sie tun kann!