Wie kann ich ohne Qualitätseinbußen die Kosten für Geschäftsreisen senken?

Wie reduziert man die Kosten für Geschäftsreisen?

Infolge der Sars-CoV-2-Pandemie haben viele Unternehmen ihre Ausgaben für Geschäftsreisen deutlich reduzieren können. Viele wollen die Reisekosten nun auch nach der Pandemie, wenn die betriebliche Mobilität wieder zunimmt, auf einem ähnlich niedrigen Stand halten – freilich ohne Qualitätseinbußen zulasten der Mitarbeiter.

Doch ist das überhaupt möglich?

Ja, falls Sie ein konsequentes Reisemanagement implementieren. Dazu empfehle ich die folgenden fünf Maßnahmen:

1. Ermitteln Sie Bedarfe und Handlungsfelder

Grundlage und wichtigster Erfolgsfaktor des Reisemanagements ist es, zu Beginn eines Mandats den Geschäftsreisebedarf eines Unternehmens festzustellen.

Neben dem reinen Mengengerüst ist wichtig, ob ein Unternehmen z.B. hauptsächlich Projektgeschäft an wechselnden Standorten durchführt oder ein eher stabiles Reiseaufkommen auf bestimmten Strecken und Destinationen hat.

Auf Basis von Unternehmensstruktur und -kultur sowie definierter Ziele erfolgt ein Soll-Ist-Abgleich von Lösungen hinsichtlich der Organisation, Prozesse, Reiserichtlinien und Verträgen bzw. Lieferantenportfolio in Bezug auf Dienstreisen bzw. betriebliche Mobilität.

2. Identifizieren Sie konkrete Hebel und Maßnahmen für Kostensenkungen

Durch die Einbeziehung relevanter Stakeholder im Bereich Dienstreisen mittels strukturierter Interviews und Workshops werden gemeinsam mögliche Hebel auf Effektivität und Umsetzbarkeit im Unternehmen geprüft.

Damit wird sichergestellt, dass vorgeschlagene Maßnahmen für den Kunden realistisch und passend sind und zu Einsparungen bei den Reisekosten führen, die sich im Unternehmensergebnis widerspiegeln.

Im besten Fall werden in diesem Schritt bereits die Kennzahlen festgelegt, anhand derer spätere Erfolge gemessen werden sollen.

3. Passen Sie die Reiserichtlinien an

Reiserichtlinien sind ein Gemeinschaftswerk der Unternehmensbereiche, die Berührungspunkte zu Dienstreisen haben:

• Human Resources,
• Procurement,
• Finance,
• Tax

und weitere sollten sich über Rollen und Verantwortlichkeiten im Klaren sein und die jeweiligen wichtigen Regelungsbestandteile, etwa die Modalitäten der Reisekostenabrechnung, beisteuern.

Reiserichtlinien schaffen damit den Rahmen für Mitarbeiter, die Dienstreisen buchen und sollten im Sinne einer möglichst hohen Policy Compliance bzw. Traveller Engagement bei Unternehmenszielen und Mitarbeiterbedürfnissen ausbalanciert sein.

Es muss möglichst klar geregelt sein,

• wer,
• was,
• wann,
• wie und
• wo

für seine Geschäftsreise buchen sollte.

4. Straffen Sie das Lieferantenportfolio

Für das Einkaufsmanagement empfiehlt sich eine zentrale, globale Steuerung innerhalb der Organisation, die je nach Leistungsart (Fluglinien, Hotels, Mietwagengesellschaften) mit lokaler Marktkompetenz im In- und Ausland verbunden wird.

Um bestmögliche Konditionen bei Vertragspartnern zu erlangen, müssen Bedarfe über alle Standorte und Unternehmenseinheiten gebündelt und auf eine gezielte Auswahl an Lieferanten konzentriert werden.

Dort, wo der eigene Bedarf keine besseren Konditionen als z.B. das Vertragsreisebüro ermöglicht, wird auf eigene Verträge verzichtet und es entsteht ein optimales Lieferantenportfolio für Dienstreisen als individuelle Kombination aus Vertragspartnern des Unternehmens und dem Spotmarkt.

5. Verbessern Sie kontinuierlich die betriebliche Mobilität

Betriebliche Mobilität und besonders Geschäftsreisen zeichnen sich durch eine sehr hohe Zahl an dezentralen Einkaufsentscheidungen und -vorgängen aus.

Um Kosten für Geschäftsreisen nachhaltig senken zu können, gibt es drei typische Ansatzpunkte für ein kontinuierliches Controlling und Verbesserungen:

1. das Setzen des richtigen Rahmens mittels Richtlinien und Empfehlungen,
2. ein für den reisenden Mitarbeiter sinnvolles Angebot an Leistungen, die buchbar sind
3. die Freigabe der Kosten nach der Reise, bei der Richtlinienabweichungen ersichtlich sind und von der Führungskraft genehmigt wird

Über gezielte - auch anonyme - Auswertungen werden Abweichungen von Reiserichtlinien analysiert und von den Verantwortlichen sinnvolle Maßnahmen geprüft. Dies kann sogar eine Anpassung der Reiserichtlinien bedeuten.