Zahlentransparenz bei einem Anlagenbauer im Turnaround schaffen

Controlling ÔÇô ERP-System ÔÇô BI-Software ÔÇô Data-Warehouse

263_1114_Zahlentransparenz_Anlagenbauer_Turnaround_erneuerb_Energien

Das Projekt in Stichworten:

  • Schwachstellen in Controlling und ERP-System identifiziert und abgestellt
  • Data-Warehouse bildet neue Grundlage f├╝r Reporting der IST-Werte
  • Korrekte RHB-Bewegung ist f├╝r Ermittlung des Periodenerfolgs sichergestellt
  • Erfolgreicher Aufbau einer monatsbasierten integrierten Unternehmensplanung
  • Periodenabschluss und Forecast als transparente Steuerungsinstrumente etabliert

Der Interim Manager wurde von dem gesch├Ąftsf├╝hrenden Gesellschafter eines Unternehmens im Stahl- und Anlagenbau aus dem Bereich der erneuerbaren Energien mit Sitz in Deutschland (200 Mio. Umsatz, 2 Produktionsstandorte) als Interim CFO engagiert. Das Unternehmen befand sich marktbedingt in einer Turnaround-Situation.

F├╝r ein Unternehmen dieser Gr├Â├čenordnung war das Controlling zu Beginn des Mandats unzureichend ausgebildet. Die Aussagekraft und die Dauer f├╝r die Erstellung der Monats- und Jahresabschl├╝sse war nicht hinreichend. Ein sicherer Prozess zur Erstellung monatlich aktualisierter rollierender Forecasts war nicht vorhanden. Urs├Ąchlich f├╝r die Situation war auch ein nur rudiment├Ąr nutzbares ERP-System nach einem Systemwechsel.

Der Auftrag f├╝r den Interim CFO wurde daher mehrteilig gestaltet:

  • Operative Leitung und strategische Reorganisation der Zentralverwaltung
  • Projektleitung in der ERP-Stabilisierungsphase
  • Erh├Âhung der Aussagekraft von Monats- / Jahresabschl├╝ssen
  • Integrierte Unternehmensplanung mit year-end-forecast

Schwachstellen in Controlling und ERP-System identifiziert und abgestellt

Der Interim Manager bewertete zun├Ąchst die vorhandenen Controllinginstrumente und den Implementierungsstand des neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems. Dabei identifizierte er Schwachstellen des ERP-Systems, welche anhand von Beispielen im Folgenden kurz dargestellt werden.

Data-Warehouse bildet neue Grundlage f├╝r Reporting der IST-Werte

Das ERP-System erlaubte keine automatische, zeitliche abgegrenzte Wertermittlung f├╝r die fertigen und unfertigen Erzeugnisse (Work in Progress, WIP). Die aus der WIP-Bewertung resultierende Gewinn- und Verlust (GuV)-Bestandsver├Ąnderung ist jedoch ma├čgeblich f├╝r eine belastbare Ermittlung des Periodenerfolgs. Um erforderliche Abfragen und Analysen zu erm├Âglichen, hat der Interim CFO die ERP-Quelldaten extrahiert, bereinigt und angepasst. Anschlie├čend werden sie nun in einen Zielspeicher - das Data-Warehouse - geliefert. Mittels einer geeigneten Business-Intelligence-Software (in diesem Fall Microsoft Power BI) k├Ânnen die ERP-Daten nunmehr analysiert und visualisiert werden. Das Data-Warehouse bildet k├╝nftig die Grundlage f├╝r das Reporting der IST-Werte. Die WIP-Bewertung l├Ąsst sich nun ebenso zuverl├Ąssig wie die Analyse des Projekterfolges darstellen.

Korrekte RHB-Bewegung ist f├╝r Ermittlung des Periodenerfolgs sichergestellt

W├Ąhrend in der Buchhaltung vor dem ERP-Systemwechsel alle Materialeink├Ąufe bereits bei Zugang aufwandswirksam den Projekten zugeordnet wurden, verlangt das neue ERP System eine funktionierende Materialwirtschaft. Materialeink├Ąufe f├╝hren buchhalterisch zu einer Bestanderh├Âhung an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB). Materialverbr├Ąuche in der Produktion hingegen f├╝hren zu einer Bestandsminderung bzw. GuV-Belastung. Die prozessual und zeitlich korrekte Abbildung der RHB-Bewegung ist f├╝r die korrekte Ermittlung des Periodenerfolgs immanent geworden. Der Interim Manager legte daher besonderen Fokus auf diese Prozesse und schaffte wirksame Kontrollen bei der Abschlusserstellung.

Die beispielhaft skizzierten Schwachstellen verdeutlichen, dass eine gesteigerte Aussagekraft von Periodenabschl├╝ssen, insbesondere bei gleichzeitig gew├╝nschter Verk├╝rzung der Bearbeitungszeit, klare Prozessdefinitionen voraussetzen. Integrierte Systeme erfordern zudem das abgestimmte Wirken und das termingerechte Zuarbeiten aller Abteilungen.

Erfolgreicher Aufbau einer monatsbasierten integrierten Unternehmensplanung

Auf die neuen Prozesse aufbauend setzte der Interim Manager eine monatsbasierte integrierte Unternehmensplanung auf. Mithilfe der Software ÔÇ×Business PlanerÔÇť werden Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz- und die Liquidit├Ątsrechnung als geschlossenes System abgebildet.

Von besonderer Bedeutung war die Neugestaltung des zentralen Teilschrittes ÔÇ×ProjektplanungÔÇť, der f├╝r alle Kundenauftr├Ąge die erforderlichen Informationen liefert:

  • Produktionsplanung als Grundlage f├╝r Personalplanung und Materialbedarfsplanung
  • Periodengerechte Umsatzplanung als Grundlage f├╝r die Ergebnisplanung
  • Kundenbezogene Umsatzplanung als Grundlage f├╝r die Liquidit├Ątsplanung
  • Produktions- und Umsatzplanung als Grundlage f├╝r die WIP-Planung

Periodenabschluss und Forecast als transparente Steuerungsinstrumente etabliert

Die Summe der Einzelma├čnahmen f├╝hrte zu einer sicheren Aufstellung von Monats- und Jahresabschl├╝ssen. Der Periodenabschluss, erg├Ąnzt um einen monatlich aktualisierten year-end-forecast, hat sich als Steuerungsinstrument im herausfordernden Unternehmensumfeld fest etabliert. Die zuverl├Ąssige, zeitnahe und umfassende Berichterstattung ├╝ber die Verm├Âgens-, Ertrags- und Finanzlage des Unternehmens beeinflusste das Vertrauen der unterschiedlichen Stakeholder positiv.

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

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Senior Consultant

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

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