PROJEKTBERICHT

Debitorenmanagement in einem internationalen Online-Unternehmen (B2C)

Payment | Debitorenmanagement | Payment Service Provider

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Das Projekt in Stichworten:

  • Einf├╝hrung eines ERP-Systems f├╝r Kundenbuchhaltung
  • Transformation des Debitorenmanagements zu einem internationalen Dienstleister
  • Erfolgreiche Integration weiterer Zahlungsprozesse nach Unternehmenskauf
  • Konsolidierung der internationalen Payment Service Provider herbeigef├╝hrt
  • Erfolgreich internen Dienstleister f├╝r Kundenzahlungen & Payments gebildet und ausgebaut

Ein internationales Online-Unternehmen im B2C-Segment beauftragte den Interim Manager, das Debitorenmanagement zukunftsf├Ąhig aufzustellen. Den Hintergrund bildete, dass der beauftragte Dienstleiter f├╝r das Debitorenmanagement der Ver├Ąnderungsgeschwindigkeit des Auftraggebers nicht mehr folgen konnte. Gleichzeitig war das Prozess-Know-How ├╝ber Kundenzahlungen beim Auftraggeber nur teilweise vorhanden. Dies gef├Ąhrdete den operativen Betrieb des Unternehmens.

Mit einem Team trug der Interim Manager im ersten Schritt das vorhandene Know-how im Unternehmen zusammen und beschrieb die langfristigen Soll-Prozesse. Gleichzeitig galt es, bei laufender Risikoabw├Ągung die Leistungen des externen Dienstleisters solange zu stabilisieren, bis die Transformation zur Inhouse-Dienstleistung abgeschlossen wurde.

Einf├╝hrung eines ERP-Systems f├╝r Kundenbuchhaltung

Die Buchhaltung des Auftraggebers war nicht f├╝r das Massengesch├Ąft ausgelegt. Daher gestaltete der Interim Manager die Ausschreibung f├╝r eine geeignete Kundenbuchhaltung und entsprechender Dienstleister. Ergebnis dieser Ausschreibung war die Einf├╝hrung eines multimandantenf├Ąhigen ERP-Systems, das sowohl f├╝r den urspr├╝nglichen Zweck (Kundenbuchhaltung) als auch f├╝r das gesamte Finanzwesen des internationalen Konzerns verwendet wird.

W├Ąhrend der Transformation baute der Interim Manager sowohl die F├╝hrungskraft als auch die Abteilung ÔÇÜDebitorenmanagementÔÇś inklusive aller Gesch├Ąftsprozesse und technischer Systeme auf. Zudem wurden die Zahlungsverbindungen zu Banken und Payment Service Providern reorganisiert.

Erfolgreiche Integration weiterer Zahlungsprozesse nach Unternehmenskauf

Direkt nach dem Aufbau des Debitorenmanagements fand ein Merger mit einem Unternehmen der gleichen Branche statt. Unter Anleitung des Interim Managers wurden die Gesch├Ąftsprozesse des Debitorenmanagements harmonisiert und in die zuvor geschaffene Abteilung eingebunden. Das Team wurde weiter ausgebaut und die Zahlungsverbindungen vereinfacht.

Transformation des Debitorenmanagements zu einem internationalen Dienstleister

Ein weiterer Merger wurde einige Monate sp├Ąter vollzogen. Auch dieses amerikanische Unternehmen wurde erfolgreich in die zuvor geschaffenen Gesch├Ąftsprozesse und Technologien integriert. Der Interim Manager wurde zum Ende des Prozesses beauftragt, die Teststrategie und -organisation f├╝r alle Zahlungsthemen zu gestalten. Dabei stellt sich heraus, dass wesentliche Gesch├Ąftsprozesse noch angegangen werden mussten. Zudem erforderte das amerikanische Gesch├Ąft neue Herangehensweisen.

Mit dem zuvor aufgebauten Team konnte der Interim Manager in kurzer Zeit die offenen Prozesse gestalten. Die Tests erforderten ausreichend Manpower und wurden qualitativ ÔÇÜjust in timeÔÇś abgeschlossen. Die Transformation zu einer internationalen und agilen Abteilung war damit vollendet.

Konsolidierung der internationalen Payment Service Provider herbeigef├╝hrt

Aus der vorangegangenen Integration waren Zahlungsprozesse zu Banken und Payment Service Providern verblieben. W├Ąhrend der Auftraggeber die Kontenstruktur mit Banken anpassen konnte, wurde der Interim Manager mit der Konsolidierung der Payment Service Provider beauftragt. Da die Beteiligten in Deutschland, Irland, USA und Australien sa├čen, war Kommunikation die gr├Â├čte Herausforderung. Aus unklaren Vertr├Ągen entstand dem Auftraggeber erhebliches Kostenrisiko. In enger Abstimmung mit dem C-Level des Auftraggebers begegnete der Interim Manager diesem Risiko durch speziell angepasstes iteratives Vorgehen.

Erfolgreich internen Dienstleister f├╝r Kundenzahlungen & Payments gebildet und ausgebaut

Mit Weitblick wurden vergebene Leistungen des Debitorenmanagements wieder ins Unternehmen integriert und dazu eine neue Abteilung ÔÇÜDebitorenmanagementÔÇś aufgebaut. Aus dieser Abteilung wurde anschlie├čend der interne Dienstleister f├╝r alle Kundenzahlungen & Payments gebildet, der in mehreren Mergerprojekten die internationale Leistungsf├Ąhigkeit unter Beweis stellte. Die Dauer des Transformationsprozesses betrug mehrere Jahre und wird mit jedem Unternehmenszukauf weiter ausgebildet. Der Interim Manager wird f├╝r diese Aufgaben jeweils neu mandatiert.

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    Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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    Senior Consultant | Prokurist