Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses bei einem internen IT-Dienstleister

Projekt-Management-Office ‚Äď Agilit√§t‚Äď Nexus-Methode

335_418_Optimierung_Order_to_cash__Prozess_interner_IT_Dienstleister_Versicherungsuntern.jpg

Das Projekt in Stichworten:

  • Skaliertes agiles Projektdesign aufgesetzt und Roadmap definiert
  • Silo-Denkweise in einzelnen Bereichen des Unternehmens aufbrechen
  • Sicherstellung einer kundenorientierten fachlichen und technischen Architektur

Der interne IT-Dienstleister eines großen deutschen Versicherungsunternehmens war dabei, seinen Order-to-Cash-Prozess entlang der Wertschöpfungskette mit den Workstreams Product Design, Contract- und Order Management, Invoicing und Cash-Collection zu optimieren. Kunden sind alle Konzerngesellschaften weltweit. Es galt insbesondere, einen durchgängigen kundenfreundlichen Prozessablauf und die Auflösung der operativen und organisatorischen Silos sicherzustellen.

Agiles Projektdesign aufgesetzt und Roadmap definiert

Vor Beginn des Interim Mandates hatte das Projektteam bereits erste L√∂sungsans√§tze definiert und Workstreams aufgesetzt. Die Interim Managerin wurde engagiert, um das Projekt in einer agilen Vorgehensweise¬†aufzusetzen und eine Roadmap zu definieren. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Sicherstellung einer integrierten, zukunftsf√§higen, fachlichen und technischen Architektur. Zudem erhielt die Interim Managerin den Auftrag, die projektbezogenen und operativen Key Performance Indikatoren (KPI) zu definieren. Nach dem Aufbau sollte sie das Projekt an den finalen internen Projektleiter √ľbergeben.

Grundannahmen der agilen Methodik nach der Nexus-Methode angepasst

Die Interim Managerin nutzte schon die Gespr√§che zur Einarbeitung, um eine Capability-Availability-Matrix zu erstellen. Das Projektteam bestand zum gr√∂√üten Teil aus Fachbereichsexperten, die nur in Teilzeit f√ľr das Projekt zur Verf√ľgung standen. Beispielsweise konnte das Team nicht die komplette Zeit gemeinsam vor Ort arbeiten, die Teams waren teilweise zu gro√ü.

Als Konsequenz modifizierte die Interim Managerin Grundannahmen der agilen Methodik. Sie w√§hlte als L√∂sungsansatz eine skalierbare agile Form, angelehnt an die Nexus Methode - mit der Projektleitung und ausgew√§hlten Experten als Integrationsteam. Anstatt pers√∂nlicher Treffen wich sie auf virtuelle Methoden aus. Dazu z√§hlten beispielsweise moderierte Telefonkonferenzen als Ersatz f√ľr t√§gliche Scrum-Meetings (daily scrums). Verpflichtende Pr√§senztermine blieben besonderen Anl√§ssen wie Sprint-Planung und -Reviews oder w√∂chentlichen Projektmeetings vorbehalten.

Silo-Denkweise in einzelnen Bereichen des Unternehmens aufbrechen

Zu den typischen Herausforderungen eines Ver√§nderungsprojektes wie diesem geh√∂rte, einzelne Teams oder Mitarbeiter f√ľr die Neuausrichtung zu gewinnen. Das von der Interim Managerin vorgesehene Integrationsteam √ľbernahm insbesondere die Aufgabe, die Silo-Denkweise in einzelnen Bereichen des Unternehmens aufzubrechen. Das Ziel: Durch eine intensive Kommunikation sollten die ‚ÄěZ√∂gerer‚Äú von den Vorteilen durchg√§ngiger Prozesse und der Orientierung auf die internen Kunden √ľberzeugt werden.

Personelle Engp√§sse durch Trainings ausgeglichen ‚Äď Projekt erfolgreich √ľbergeben

Eine Herausforderung bestand in der knappen personellen Ausstattung des Projektteams. Einerseits gab es einen Engpass an agilen Coaches und Design-Thinking-Experten. Andererseits hatten die wenigen agil-versierten Mitarbeiter Schwierigkeiten, sich in den individuellen Ansatz des Projektes einzufinden. Die Interim Managerin reagierte darauf mit individuellen Trainingsma√ünahmen. Zudem reicherte sie die Projekt-Jour-Fixes mit allgemeing√ľltigen Fokusthemen an und etablierte virtuelle Termine zu individuellen Themen.

Die Interim-Managerin arbeitete gegen Ende des Mandates gemeinsam mit dem designierten Projektleiter zusammen. Eine erfolgreiche √úbergabe nach Plan rundete den Einsatz ab.

Buchen Sie jetzt online einen Gesprächstermin mit einem Consultant Ihrer Wahl.

Stefan Gebel

Stefan Gebel

Senior Consultant

Christoph Domhardt

Christoph Domhardt

Senior Consultant | Prokurist

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant