PROJEKTBERICHT

HR-Prozesse und Homeoffice bei einem Online-H├Ąndler

Corona | Mobile Work | Interim Chief People Officer

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Das Projekt in Stichworten:

  • HR-Prozesse und Homeoffice bei einem Online-H├Ąndler
  • Schnelle Einf├╝hrung von Homeoffice wegen Corona vorangetrieben
  • Erh├Âhte Anforderungen an die Personalorganisation wegen Online-Boom
  • Kurzfristig arbeitsrechtliche Risiken reduziert und Mitarbeiter qualifiziert
  • Personalabteilung nach dem 3-S├Ąulen Modell neu geordnet
  • Schlie├čung von Logistik-Standorten und Outsourcing ohne Betriebs├╝bergang

Ein in Gro├čbritannien marktf├╝hrender Onlineh├Ąndler beauftragte den Interim Manager kurz vor Beginn der Corona-Pandemie damit, in der deutschen Niederlassung des Unternehmens zeitgem├Ą├če HR-Strukturen einzuf├╝hren.

Schnelle Einf├╝hrung von Homeoffice wegen Corona vorangetrieben

Schon kurze Zeit nach Beginn des Mandates versch├Ąrfte sich die Corona-Lage. Zwischenzeitlich z├Ąhlte es zu den dr├Ąngendsten Aufgaben, die Voraussetzungen f├╝r mobiles Arbeiten im Homeoffice w├Ąhrend der Lockdowns zu schaffen. In Zusammenarbeit mit den zust├Ąndigen Fachbereichen leistete der Interim Manager einen gro├čen organisatorischen und kommunikativen Beitrag dazu, dass die Abl├Ąufe im gesamten Office-Bereich innerhalb k├╝rzester Zeit auf Mobile Work und Homeoffice umgestellt werden konnte. Der Interim-Manger f├╝hrte in seinem Bereich Ma├čnahmen ein, die auch von den anderen Mitgliedern des Management-Teams ├╝bernommen wurden. Dazu z├Ąhlten vor allem ausf├╝hrliche virtuelle Team-Meetings, um anfallende Aufgaben zu kl├Ąren und trotz Virtualit├Ąt einen guten Teamzusammenhalt zu schaffen. Au├čerdem stellte er regelm├Ą├čige Catchup-Meetings mit Stakeholdern und Teammitgliedern sicher.

Erh├Âhte Anforderungen an die Personalorganisation wegen Online-Boom

Die beginnende Pandemie und der Lockdown waren nicht die einzigen Herausforderungen in diesem Mandat als Interim Head of People Germany. Die Chief People Officerin der britischen Gruppe bem├Ąngelte ineffiziente HR-Abl├Ąufe in Deutschland, die dar├╝ber hinaus nicht mit den Abl├Ąufen in der Zentrale kongruent waren. Wegen der vorangegangenen Restrukturierung und der Schlie├čung der Aktivit├Ąten in einem Nachbarland waren Stimmung und Motivation im deutschen Team am Boden. Gleichzeitig aber kam es zu erh├Âhten Anforderungen an die Personalorganisation, da das Gesch├Ąft f├╝r den Onlineh├Ąndler extrem wuchs und sich im Zuge der Pandemie binnen kurzer Zeit fast verdoppelte.

Kurzfristig arbeitsrechtliche Risiken reduziert und Mitarbeiter qualifiziert

Nachdem er sich wieder der Reorganisation zuwenden konnte, verschaffte der Interim Manger sich einen ├ťberblick ├╝ber die vorhandenen Prozesse und Erwartungshaltungen der unterschiedlichen Stakeholder. In intensiven Gespr├Ąchen mit den HR-Mitarbeitern gewann er ein klares Bild von Abl├Ąufen, Qualifikationen und Optimierungsm├Âglichkeiten. Es zeigte sich beispielsweise, dass bei mehreren Mitarbeitern deutliche Qualifikationsl├╝cken bestanden. Dokumente und Abl├Ąufe waren mitunter so gestaltet, dass sie arbeitsrechtliche Risiken f├╝r den Arbeitgeber darstellten.

Um die arbeitsrechtlichen Risiken zu mindern, ├╝berarbeitete der Interim Manager gemeinsam mit einem Rechtsanwalt aus seinem Netzwerk eine Vielzahl von Dokumenten wie Vertragsmuster unter arbeitsrechtlichen Aspekten.

Um die Qualifikationsl├╝cken zu schlie├čen, schulte der Interim Manager in Zusammenarbeit mit dem externen Anwalt das HR-Team. Wesentliche Themenfelder dabei waren der Umgang mit Mitarbeitern bei Leistungsst├Ârungen sowie bei Krankheit.

Personalabteilung nach dem 3-S├Ąulen Modell neu geordnet

F├╝r die organisatorische Neuordnung des Bereiches orientierte sich der Interim Manager in enger Abstimmung mit der Gruppe am 3-S├Ąulen-Modell der Personalarbeit. Die Aufgaben und Prozesse wurden aufgeteilt in:

  • Center of Excellence auf Gruppenebene in Gro├čbritannien
  • HR Business-Partner f├╝r zugeordnete Bereiche in Deutschland mit zus├Ątzlichen Schwerpunktthemen (z.B. Recruiting)
  • HR-Administratoren und Berater zur Unterst├╝tzung und Bearbeitung operationaler HR-Themen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter f├╝r die neuen Aufgabenbereiche w├Ąhlte der Interim Manager aus ÔÇô und trainierte sie f├╝r die neuen Anforderungen. Dabei kam es auch dazu, dass Mitarbeiter durch f├╝r die neuen Rollen besser geeignete Personen ersetzt werden mussten. Zudem suchte und fand der Interim Manager einen qualifizierten Nachfolger f├╝r die dauerhafte Leitung der Personalabteilung in der deutschen Niederlassung. Weiterhin etablierte er Kommunikationsstrukturen mit den verschiedenen Stakeholdern, die den regelm├Ą├čigen Austausch sicherstellen.

Schlie├čung von Logistik-Standorten und Outsourcing ohne Betriebs├╝bergang

In einem weiteren Teilprojekt begleitete der Interim Manager die Schlie├čung von zwei kleineren Logistik-Standorten der deutschen Tochtergesellschaft. Dabei lag der Fokus nach Vorgabe der Gesch├Ąftsf├╝hrung darauf, die Schlie├čungen und das Outsourcing der Aktivit├Ąten so zu organisieren, dass es nicht zu einem Betriebs├╝bergang nach ┬ž 613a BGB kam. Der Interim Manager entwickelte hierzu gemeinsam mit dem externen Anwalt ein Schlie├čungskonzept und stellte die arbeitsrechtlich korrekte Umsetzung sicher. Weiterhin entwickelte er ein Konzept zur Kommunikation der unternehmerischen Entscheidung an die Mitarbeiter des Unternehmens. F├╝r die von der Schlie├čung betroffenen wurden sozialvertr├Ągliche L├Âsungen entwickelt und umgesetzt, um rasch Rechtssicherheit f├╝r alle Beteiligten zu schaffen.

HR-Abteilung erfolgreich an den neuen Personalleiter ├╝bergeben

Nach 10 Monaten konnte der Interim Manager die neu geordnete Personalabteilung an den von ihm ausgew├Ąhlten neuen Personalchef ├╝bergeben. Durch die neue Aufgabenverteilung in den Teams, die Qualifizierungsma├čnahmen und die klaren Abl├Ąufe stiegen Zufriedenheit und Motivation der HR-Mitarbeiter an.

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    Christoph Domhardt

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    Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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    Stefan Gebel

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