HR Shared Service Center

Nur sehr gut veranlagte Prozesse bringen exzellente Servicequalit├Ąt

HR Shared Service Center

Die Einf├╝hrung eines HR Shared Service Centers ist nur dann wertsch├Âpfend, wenn die Qualit├Ąt der Services nicht leidet. Grundvoraussetzung hierf├╝r sind gut durchdachte und sauber in den IT-Systemen veranlagte Prozesse. Lesen Sie, was Sie tun m├╝ssen um die Service-Qualit├Ąt zu halten oder sogar zu steigern!

1. Die Prozesse vom internen Kunden her denken!

Ein wirkungsvolles HR Shared Service Center kann nur entstehen, wenn Sie von Anfang an die Prozesse sehr gut veranlagen. Dazu geh├Ârt zwingend, dass Sie die Anforderungen ihrer internen Kunden kennen ÔÇô und die Prozesse entsprechend gestalten. Nur Ihre Kunden wissen wirklich, worauf es ihnen ankommt. Es lohnt sich deshalb, die interne Kundensicht systematisch zu Beginn des Projektes einzubeziehen. Zum Beispiel durch Interviews oder Kick-off-Meetings, bei denen zuk├╝nftige interne Kunden anwesend sind. Hierdurch k├Ânnen Anforderungen an die Prozesse artikuliert werden, die Sie noch gar nicht auf dem Schirm hatten. Was in der Umsetzung des HR-Shared-Service Centers sogar zu einer Steigerung der Service-Qualit├Ąt f├╝hrt.

2. Prozesse standardisieren und schlank gestalten

Im n├Ąchsten Schritt m├╝ssen Sie daf├╝r sorgen, dass die Anforderungen in standardisierte und schlanke Prozesse ├╝bersetzt werden. Standardisiert, damit Sie Skaleneffekte erzielen und Ihren internen Kunden durchg├Ąngige Prozesse anbieten: Egal, von welchem Standort aus auf die Prozesse zugegriffen wird.

Doch fokussieren Sie nicht ausschlie├člich auf Standardisierung. Denn schlecht veranlagte Prozesse bleiben schlecht, auch wenn sie standardisiert sind! Gestalten Sie deshalb die Prozesse so schlank wie m├Âglich. Sorgen Sie zum Beispiel daf├╝r, dass bei der Erstellung eines Zeugnisses die entscheidende Abstimmung schon am Anfang stattfindet. Statt zus├Ątzliche Abstimmungsrunden zu drehen, die f├╝r die Beteiligten sehr zeitaufwendig werden. Achten Sie beispielsweise bei der Gestaltung des Rekrutierungsprozesses darauf, dass wichtige Kriterien am Anfang ber├╝cksichtigt werden. Das beschleunigt den Prozess. So k├Ânnen Sie verhindern, dass die kompetentesten Kandidaten bereits weitergezogen sind - und Sie sich mit der zweiten Wahl zufriedengeben m├╝ssen.

3. Die Prozesse sauber in IT-Systemen abbilden

Gut durchdachte, schlanke und standardisierte Prozesse sind grundlegende Voraussetzungen f├╝r eine gute Servicequalit├Ąt des neuen HR Shared Service Centers. Der Anforderungskatalog ist damit aber noch nicht ersch├Âpft. Sie m├╝ssen daf├╝r sorgen, dass die definierten Prozesse sauber in funktionierende IT-Systeme umgesetzt werden. Achtung vor faulen Kompromissen! Wenn Sie zulasten der Umsetzungsqualit├Ąt in der IT-Welt sparen, kann das teuer werden. Sie werden keine Zeit mehr haben, sich Ihren internen Kunden zu widmen, sondern mit Ihren IT-Kollegen an holprig in der IT-Welt abgebildeten Prozessen l├Âten und schrauben! Und wenn Sie den Kopf nicht mehr frei haben f├╝r die wirklich wichtige strategische Personalarbeit, kostet das letztlich noch mehr.

4. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse konsequent veranlagen und nutzen

Auch im bestens geplanten und umgesetzten Shared Service Center wird nicht von Anfang an alles rund laufen. Das werden auch Ihre internen Kunden registrieren. Den Kunden wird aber ebenso nicht entgehen, wenn Sie in der Lage sind schnell und kompetent nachzubessern. In den Systemen und in den Prozessen. Deshalb ist es f├╝r den weiteren Verlauf erfolgskritisch, dass schnell gelernt und umgesetzt wird. Zum Beispiel durch den Regelkreis: Kontrolle, Zielabgleich, Analyse und Einleitung von Verbesserungsma├čnahmen. Besonders effektiv wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess, wenn Sie in der Startphase die Projektverantwortlichen (interne und externe Projektleiter mit HR-Know-how) an die Hotline setzen. Dann erfahren Sie unmittelbar aus der internen Kundensicht, wo es klemmt! Und werden schleunigst sinnvolle Ma├čnahmen zum Gegensteuern einleiten k├Ânnen.

Gut machen Sie es, wenn Sie nicht auf die Klagen der Kunden warten, sondern proaktiv Schl├╝sselkennzahlen definieren. Zum Beispiel die Zeitspanne des Rekrutierungsprozesses von der Anfrage bis zur Einstellung. Oder Prozesszeiten bei der Erstellung von Zeugnissen. Hier veranlagen Sie Zeit- und Geldersparnis und erh├Âhen den Kundennutzen wirksam.

Fazit: F├╝r die erfolgreiche Einf├╝hrung eines HR Shared Service Centers sind kontinuierliche Verbesserungsprozesse entscheidend. Sie beeinflussen nicht nur die wahrgenommene Service-Qualit├Ąt, sondern verankern den wirtschaftlichen Erfolg des Service Centers.

5. Expertenwissen nutzen

M├Âglicherweise haben Sie die Kompetenzen f├╝r die Veranlagung eines wertsch├Âpfenden HR Shared Service Centers bereits im Haus. Falls nicht: Holen Sie sich unbedingt Expertenrat. Die Folgekosten eines missgl├╝ckten Versuches sind einfach zu hoch. Beratung hat zudem einen weiteren Vorteil. Externe tun sich in der Regel leichter, heterogene Anspr├╝che mehrerer Standorte unter einen Hut zu bringen. Auch die Abstimmung mit den mitbestimmungspflichtigen Gremien wird Interim Managern meist leichter von der Hand gehen, weil die Beziehung zu den Gremien noch nicht vorbelastet ist.

HR Shared Service Center: Ein Expertenprojekt!

Sie planen ein HR Shared Service Center ÔÇô oder m├Âchten Chancen und Risiken eines solchen Projektes ausloten? Profitieren Sie von der Erfahrung der Interim Manager und Interim Managerinnen aus dem Pool der Deutschen Interim AG.

di-Compact: Der Blog

An wen richtet sich dieser Blog? An Unternehmen, Interim Manager:innen und alle, die Neuigkeiten und Hintergr├╝nde zum Thema Interim Management erfahren wollen.

Was bietet der Blog? Wertvolle Einblicke in den Themenkosmos rund um Interim Management: von hochwertigen Fach- und Expertenbeitr├Ągen ├╝ber interessante Studien und Umfragen bis hin zu bew├Ąhrten Best Practices und hilfreichen Praxistipps.

Wer schreibt? Das Experten- und Content-Team der Deutschen Interim AG rund um Tilo Ferrari. Wir behalten f├╝r Sie den Markt im Blick, greifen aktuelle Trends auf und wagen einen Blick ├╝ber den Tellerrand ÔÇô mit dem Ziel, Sie nicht nur zu informieren, sondern auch einen lebhaften Austausch zu beginnen.

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Themen

Frankfurt.┬áLangj├Ąhrig erfahrener Personalleiter, der schon h├Ąufiger Eins├Ątze zur Optimierung von HR Shared Service Centern hatte. Insbesondere sind dabei die Nutzung der IT Systeme, Schulung der Mitarbeiter und Vereinfachung der Prozesse im Fokus, um den Service zu verbessern und mehr Wertsch├Âpfung f├╝r den HR Bereich zu erzielen.

Reutlingen. Erfahrener HR-Allrounder, Projektleiter für Prozessanalyse und Einführung von HRIS/HRMS. Konzeptionelle Planung und Implementierung von HR Shared Service Centern bedeutet auch die Schaffung der gesellschafts- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen sowie intensives Management der Kommunikationsbeziehungen aller Beteiligten. Durch eine systemische Ausbildung für Change-Management wird das Profil abgerundet.

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