Projektbericht
Projektbericht

Leitung Payroll bei einem internationalen Zertifizierer

  • Vakanzüberbrückung der Payroll als Mandatseinstieg
  • Ausweitung der Interim-Rolle zur kurzfristigen Stabilisierung der Payroll
  • sukzessive und nachhaltige Optimierung der Payrollprozesse

In diesem Projekt übernahm der HR Interim Manager die Leitung der Payroll für Deutschland mit 7 Mitarbeitern bei einem internationalen Zertifizierer mit weltweit 7.000 Mitarbeitern. Zu Beginn des Mandates stand eine klassische Überbrückungsaufgabe im Vordergrund: Die langjährige und sehr erfahrene Abrechnungschefin blieb nur noch kurz an Bord, um dann wie geplant in den Ruhestand überzugehen. Um eine solide Einarbeitung zu gewährleisten, wurde der Rekrutierungsprozess für eine Nachfolge bereits frühzeitig eingeleitet. Leider war noch kein passender Kandidat identifiziert. Mit dem HR Interim Manager sollte diese Vakanz überbrückt werden, um die Stabilität der Payroll für die Übergangsphase vom Ausscheiden der Expertin bis zur Einarbeitung eines Nachfolgers zu gewährleisten.

In der Payroll arbeiteten langjährige und erfahrene HR-Kollegen, die das Unternehmen hervorragend kannten und deshalb gerne von Mitarbeitern aus den Fachbereichen als Ansprechpartner auch für nicht entgeltrelevante Fragen genutzt wurden.

Neuausrichtung in der Transitionsphase

Kurz vor dem Interim-Einsatz war eine umfassende Neuausrichtung des HR-Bereiches angestoßen worden. Das Modell mit neuen Prozessen, Rollen und Aufgaben steckte zu Beginn des Interim Mandats noch in der Transitionsphase. HR-Kollegen und Führungskräfte sowie Mitarbeiter aus den Fachbereichen nutzten das Payrollteam als Orientierungshilfe für die HR-Neuorganisation. Dadurch konnte sich die Payroll erst kurz vor dem monatlichen Abrechnungslauf wieder voll auf abrechnungsrelevante Themen konzentrieren, zum Nachteil für die Qualität der Abrechnungen. Der Schwerpunkt des Interim Einsatzes richtete sich mit höchster Priorität auf die kurzfristige Sicherstellung und Optimierung der Qualität und Zuverlässigkeit der Abrechnungsprozesse.

In kurzer Zeit gelang es dem Interim-Manager, die gewohnte Qualität der Payrollprozesse wieder herzustellen durch:

  • Entrümplung der Payrollprozesse, Verlagerung nichtentgeltrelevanter Themen in entsprechende Abteilungen, damit wieder Konzentration der Payroll auf die Kernaufgaben
  • Einführung von Regelmeetings mit dem Payrollteam und den Personalreferaten
  • Etablierung einer 3-tägigen Freeze-Phase vor dem monatlichen Abrechnungslauf: In dieser Zeit wurden die Abrechner nicht mehr von den Fachbereichen „gestört“, Änderungen für die aktuelle Abrechnung wurden nur über Eskalation in Ausnahmefällen angenommen.
  • Einführung einer Software zur automatischen Überprüfung des Abrechnungslaufs.

Besonders hervorzuheben war die Information und Kommunikation im Change-Prozess mit eigenen Mitarbeitern, Experten und Führungskräften. Die erledigte der HR Interim Manager systematisch, kontinuierlich und gezielt.

Das Abrechnungsteam fand es einerseits zwar schade und etwas einschränkend, kaum noch für über Entgelthemen hinausgehende Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Andererseits wurde die Entlastung für den Einzelnen im Team deutlich spürbar durch die Schärfung der Abrechnungsrolle. Die Wertschätzung, Abrechnungsthemen wie gewohnt in hoher Qualität abzuliefern, war ein weiterer positiver Aspekt.

weiterlesen weniger anzeigen
Erstellt von Charly Kahle

Projekte
dieses Managers

Automobilzulieferer

HR-Restrukturierungsaufgaben bei einem Automobilzulieferer

In diesem Interim Mandat übernahm der HR Interim Manager ein weiterführendes Mandat als Leiter HR Europe...

Das könnte Sie
auch interessieren

Das Bild zeigt eine junge Frau, auf auf ihr Smartphone schaut.

FAQ: Was ist Interim Management?

Antworten auf alle Fragen über Interim Management
Das Bild zeigt eine grafische Versinnbildlichung der Connected Workforce.

Connected Workforce

Broschüre: Mit Interim Management zur vernetzten Belegschaft
Das Bild zeigt eine auf Pharma und Medizintechnik spezialisierte Interim Managerin.

Pharma und Medizintechnik

Broschüre: Individuelle Lösungen für aktuelle Herausforderungen
Das Bild zeigt einen Interim Manager auf einem Puzzleteil.

10 unverzichtbare Eigenschaften

Pocket Guide: Daran erkennen Unternehmen geeignete Interim Professionals
Das Bild zeigt die Figur eines Interim Managers inmitten hängender Karotten.

Methoden zur Personalbeschaffung

Pocket Guide: So finden Unternehmen passende Fach- und Führungskräfte
Eine Unternehmensinhaberin übergibt den Staffelstab an ihre Nachfolgerin.

Unternehmensnachfolge im Mittelstand

Pocket Guide: 6 Einsatzmöglichkeiten für Interim Professionals