Im September 2024 war ein Modellprojekt für Intensiv Betreutes Wohnen (IBW) für Erwachsene mit Behinderungen in eine existenzbedrohende Krise geraten. Mitarbeitende standen im Verdacht, Bewohner körperlich und psychisch misshandelt zu haben. Daraufhin stellte der Träger auf Anforderung der Wohn- und Betreuungsaufsicht (WBA) neun Mitarbeitende sowie zwei Führungskräfte (Einrichtungsleitung und pädagogische Leitung) frei. Außerdem verhängte die Behörde einen Belegungsstopp und erließ umfangreiche Auflagen. In dieser Situation engagierte der Träger den Interim Manager Ende Februar 2025 als Bereichsleiter.
Auflagenkatalog der Aufsichtsbehörde erfüllen und Teams arbeitsfähig machen
Ob Bewohner, Angehörige, Behörden oder Mitarbeitende: Als der Interim Manager das Mandat antrat, traf er in allen Bereichen auf sehr verunsicherte Menschen, von denen viele schwer unter der Krise litten. Da waren zum einen die Bewohner: Menschen mit stark herausforderndem Verhalten, viele mit Autismus-Spektrum-Störungen, psychischen Erkrankungen und körperlichen Einschränkungen. Diese Menschen waren auf besondere Stabilität und Verlässlichkeit in der Betreuung angewiesen.
Die Mitarbeiter waren auf besondere Weise betroffen, da einige sich der übergriffigen Verhaltensweisen überhaupt nicht bewusst waren und das Team insgesamt durch die Freistellungen und negative Berichterstattung schwer belastet war.
Um der Einrichtung wieder eine Zukunft zu ermöglichen, musste der Interim Manager einen umfangreichen Auflagenkatalog der Aufsichtsbehörde erfüllen und für eine konstruktive Zusammenarbeit in den Teams und mit der Führung sorgen. Gleichzeitig galt es, den laufenden Betrieb zu stabilisieren, die Zusammenarbeit mit Aufsichts- und Fachbehörden zu koordinieren und tragfähige Führungsstrukturen neu aufzubauen.
Mit steter Präsenz und zahlreichen Gesprächen neues Vertrauen aufgebaut
Eine besondere Herausforderung in diesem Mandat bestand in der Neuausrichtung des Teams und der Führung. Denn es gab weiterhin Konflikte in der Belegschaft. Viele standen loyal zur ehemaligen Führung und begegneten Neuankömmlingen mit Misstrauen. Vor allem diesem Teil der (freigestellten) Mitarbeitenden war oft nicht klar, wie übergriffig manches Verhalten den Bewohnern gegenüber gewesen war. Zudem schürten freigestellte Mitarbeitende die Unruhe von außen mit anonymen Verleumdungsmails an Behörden, Presse und Politik.
Eine der dringlichsten Aufgaben war es also, das Vertrauen in die Führung zurückzugewinnen. Das förderte der Interim Manager, indem er Präsenz zeigte. Nicht allein in Sitzungen, sondern vor allem in den Wohngruppen, bei den Übergaben und im täglichen Betrieb. Um die Mitarbeitenden und ihre Motive besser kennenzulernen und zu verstehen, führte er fast 40 Einzelgespräche. In den Gesprächen zeigte sich, wie stark die Krise das Vertrauen innerhalb der Organisation belastet hatte. Viele Mitarbeitende vermissten Orientierung und Transparenz.
Gleichzeitig hatten Kommunikationsdefizite im Zusammenspiel mit Aufsichts- und Fachbehörden die Situation zusätzlich erschwert. Durch den intensiven Austausch gelang es dem Interim Manager, einerseits Fehlentwicklungen deutlich anzusprechen und andererseits den Mitarbeitenden übertriebene Scham- und Schuldgefühle abzunehmen. Auf diese Weise entwickelte sich eine Vertrauensbasis, die bis in die Gegenwart trägt.
Neue Führungsstruktur für die Wohngruppen vorgeschlagen und umgesetzt
Um zukünftige Fehlentwicklungen im Management der Einrichtung zu vermeiden, schlug der Interim Manager dem Träger eine neue Führungsstruktur vor. Bislang hatte es eine pädagogische Leitungsstelle gegeben (eine der entlassenen Führungskräfte). In Absprache mit der Geschäftsführung und der Fachbehörde arbeitet nunmehr je eine Teamleitung pro Wohngruppe: zu einer Hälfte als Führungskraft im Management, zur anderen Hälfte direkt in der Gruppe. Auf diese Weise entsteht mehr Nähe zu Mitarbeitenden und Bewohnern. Zudem ermöglicht diese Aufteilung das tägliche Coaching der Teammitglieder.
Fachkräfte für Führungsaufgaben gefunden und eingearbeitet
Die Suche nach geeigneten Fachkräften für diese Führungsaufgaben gelang: Zwei erfahrene Sozialpädagoginnen bildeten zunächst den Kern eines neuen Leitungsteams. Wenig später wurde das Führungsteam durch eine neue Einrichtungsleitung vervollständigt, die der Interim Manager bis Jahresende einarbeitete.
Fachliche Standards neu aufgebaut und Qualität gesichert
Der zweite große Schwerpunkt des Mandats bestand darin, den umfangreichen Auflagenkatalog der Aufsichtsbehörde zu bearbeiten. Einer der Kernvorwürfe gegen die Einrichtung bestand darin, dass Bewohnende in der Vergangenheit fixiert worden waren, ohne dass die dafür gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben eingehalten und dokumentiert worden waren. Mitunter hatten Pflegekräfte die Betreuung in besonders schwierigen Umständen sogar dem Sicherheitsdienst überlassen.
Um diese und andere Missstände abzustellen und für die Zukunft auszuschließen, entwickelte der Interim Manager gemeinsam mit dem Träger, den Führungskräften und den Aufsichts- sowie Fachbehörden ein umfassendes Betreuungskonzept. Das beinhaltete insbesondere klare und unmissverständliche Prozesse für Kriseninterventionen. Freiheitsentziehende Maßnahmen dürfen nunmehr nur noch als Ultima Ratio und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben angeordnet werden – nach pädagogischer Ausschöpfung aller Alternativen. Um künftige Mängel in der Dokumentation zu vermeiden, übernahm der Interim Manager die Kontrolle dieser Berichte, unterstützte die Mitarbeitenden beim Verfassen der Dokumentation und sorgte für eine vollständige und termingerechte Berichterstattung an die WBA.
Mandat nach zehn Monaten erfolgreich beendet und an neue Leitung übergeben
Nach zehn Monaten konnte der Interim Manager das Mandat erfolgreich beenden und die Leitung an die neue Führung übergeben.
Zuvor hatte die Wohn- und Betreuungsaufsicht schriftlich bestätigt, dass sämtliche Auflagen vollständig erfüllt sind: Ein Meilenstein, den der Auftraggeber als „Zeugnis stetig zunehmender Qualität" würdigte. Man befinde sich nun im „sicheren Fahrwasser“.
Ob Bewohner, Angehörige, Behörden oder Mitarbeitende: Der Interim Manager hat wesentlich dazu beigetragen, Vertrauen wiederherzustellen, Führungsstrukturen neu aufzubauen und einen nachhaltigen Kulturwandel in der Einrichtung anzustoßen. Damit hat er die Weichen dafür gestellt, dass das Modellprojekt weiterhin eine Zukunft hat.
