PROJEKTBERICHT

Internationale Payroll-Prozesse bei starkem Wachstum (Luxus-Mode)

Personalabrechnung | DATEV | Auslandslohn

Internationale Payroll-Prozesse Mode

Das Projekt in Stichworten

  • Zukunftssichere Gestaltung der Payroll-Prozesse in einem Wachstumsunternehmen
  • Minimierung von Haftungsrisiken
  • Erfolgreiche Einarbeitung eines Payroll-Verantwortlichen.

Bei einer von Europas f√ľhrenden Adressen f√ľr High-end-Fashion wurde die Interim Managerin als Expertin beauftragt, die Payrollprozesse sicherzustellen, bis ein Mitarbeiter in Vollzeit gefunden wurde. Im Zuge des Mandats ergab sich weiterer Beratungsbedarf.

Das Einsatzunternehmen:

Das Einsatzunterunternehmen ist 1987 als Mode-Einzelhandel im Luxus-Segment gegr√ľndet worden. 2014 verkauften die Gr√ľnder an eine amerikanische Kaufhauskette, um vor allem online weiter wachsen zu k√∂nnen. Neben dem Online-Handel besteht das urspr√ľngliche Einzelhandelsgesch√§ft mit 30 Mitarbeitern weiter.

Der Umsatz des Gesamtunternehmens lag in 2014 bei ca. 100 Millionen Euro. Es hat mehr als 500 Mitarbeiter aus etwa 50 Nationen. Zum Zeitpunkt des Interim Mandats wurden monatlich etwa 25 Stellen neu besetzt. Das Personal ist jung, dynamisch, international (ca. 50 Nationalit√§ten) sowie anspruchsvoll ‚Äď Generation Y in Reinkultur. Jedoch gro√üteils ‚Äď bedingt durch die Altersstruktur - wenig erfahren. Und wie junge Unternehmen es lieben, viele Praktikanten, Werkstudenten, Minijobber, befristete Arbeitsvertr√§ge und den damit einhergehenden arbeitsrechtlichen Themen, wie Mindestlohn, Arbeitszeitdokumentation und spezielle Anforderungen aus dem Teilzeitbefristungsgesetz.

Auftrag geplant als reines Vakanzprojekt:

Durch den Unternehmensaufkauf kam es 2014/2015 zu Wechseln in der Gesch√§ftsf√ľhrung und der Personalleitung sowie zu Mitarbeiterfluktuation in der Personalabrechnung. Die Lohnabrechnung wurde lange Zeit durch eine interne Vollzeitkraft abgewickelt, die jedoch ebenso 2014 das Unternehmen verlie√ü. Seither war die Vakanz zwar ausgeschrieben, konnte jedoch nicht besetzt werden. Eine √úberbr√ľckung wurde durch eine Mitarbeiterin einer Steuerkanzlei mit 1 Tag/Woche Anwesenheit funktionell stark eingeschr√§nkt gew√§hrleistet.

Mit Beginn des Interim Mandats war geplant, dass die Payroll-Expertin die Abrechnung interimistisch mit einem durchschnittlichen Zeiteinsatz von 2 Tagen/Woche √ľbernimmt. Ziel war es, die monatliche Abrechnung sowie T√§tigkeiten in Zusammenhang mit der Abrechnung z.B. Bescheinigungswesen, Korrespondenz mit Krankenkassen und Finanz√§mtern f√ľr das Unternehmen sicherzustellen, bis ein festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit gefunden wurde.

Nach einer kurzen Einarbeitungszeit war schnell klar, dass der Zeitaufwand aufgrund komplexer Themen in der Personalabrechnung h√∂her sein w√ľrde. Bedingt durch die vielen Arbeitskr√§fte aus dem Ausland (auch Nicht-EU-Ausland) war der administrative Aufwand im Bereich Personal hoch. Dies galt umso mehr, als es keine unternehmensweiten standardisierten Abl√§ufe und Regelungen gab, sondern vielmehr oftmals sehr individuell je Mitarbeiter entschieden wurde. Auch dies konsumierte durch st√§ndiges Nachfragen ein sehr hohes Zeitbudget.

Zusätzlich zu der beauftragten operativen Tätigkeit, stellte die Interim Managerin mit ihrer Expertise mehrere Aspekte der Lohnabrechnung auf ein solides rechtliches Fundament:

Erstmalige Berechnung des geldwerten Vorteils bei n nach ¬ß8 Abs. 3 EStG, Ber√ľcksichtigung des 4%-igen Bewertungsabschlags sowie der steuerlichen Freibetr√§ge. Versteuerung der √ľbersteigenden Betr√§ge in Abrechnung sowie Umsetzung technisch in

Erstmalige Auszahlung von Jubil√§umsgutscheinen/ (Kl√§rung der lohnsteuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Auszahlungsm√∂glichkeiten zum Vorteil f√ľr den Mitarbeiter; ¬ß37b EStG, Berechnung der pauschalen Lohnsteuer, Tragung der Sozialversicherung und Umsetzung f√ľr alle Mitarbeiter in DATEV

Kl√§rung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung der internationalen Eink√§ufer, die ihren Wohnsitz von Deutschland nach Gro√übritannien verlegt haben. Aufgrund der festgestellten beschr√§nkten Steuerpflicht und wirtschaftlichen Arbeitgeber in Deutschland musste monatlich eine Aufteilung des Arbeitslohns Deutschland/GB/andere L√§nder erfolgen. Daraufhin musste Lohnsteuer anteilig in Deutschland sowie Gro√übritannien sowie Sozialversicherung in Gro√übritannien abgef√ľhrt werden.

Teil-Outsourcing des Bereichs Payroll international ‚Äď internationale Eink√§ufer

Dieser Aufgabenbereich wurde bisher komplett selbst von der Firma wahrgenommen. Aufgrund der komplexen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung und den damit verbundenen Fehlerquellen - ein großes Haftungsrisiko.

Die Payroll-Expertin beriet die Personalleitung dahingehend, das ganze Thema extern an ein auf Auslandslohnthemen spezialisiertes Unternehmen zu vergeben, das die korrekte Berechnung des anteiligen Lohns sowie die komplette Berechnung und Abf√ľhrung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeitr√§ge an die deutschen und britischen Beh√∂rden √ľbernimmt. Nach der Entscheidung f√ľr das empfohlene Teil-Outsourcing, wurde der gesamte Prozess unter Leitung der Interimmanagerin erfolgreich an den externen Dienstleister √ľbergeben. Dadurch wurde nicht nur die Personalabteilung des Unternehmens wesentlich entlastet, sondern auch das Haftungsrisiko erheblich minimiert.

Beratung zu Personalressourcen Payroll

Die Analyse der Payroll-Expertin ergab, dass die F√ľlle an unterschiedlichen Fachthemen in dem Sachgebiet nicht mit einer Teilzeitkraft zu bew√§ltigen ist. Die Personalabteilung musste langfristig in der Abrechnung mit mindestens 2 Mitarbeitern besetzt sein, auch um sich bei Krankheit und Urlaub vertreten zu k√∂nnen. Es konnte aufgrund des Teil-Outsourcings leichter ein geeigneter festangestellter Mitarbeiter gefunden werden, da sich das Anforderungs-Profil an den geeigneten Kandidaten ver√§ndert hat. Das Unternehmen sucht seit diesem Jahr (2017) zudem einen zus√§tzlichen Mitarbeiter in Teilzeit.

Payroll und andere nachgelagerte Prozesse als Erfolgsfaktoren

Grunds√§tzlich ist darauf hinzuweisen, dass Unternehmen mit hohen Wachstumsraten vorrangig Positionen besetzen, die direkt in Zusammenhang mit Umsatz und Auftragsakquise stehen. Hier wird vergessen, dass der Administrationsbedarf in nachrangigen Prozessen wie Auftrags- oder Personaladministration und -betreuung ansteigt. Oftmals sind es genau diese sekund√§ren Positionen, die aber √ľber langfristigen Erfolg des Unternehmens entscheiden. Kunden oder Mitarbeiter, die sich nicht gut betreut f√ľhlen, wechseln schnell wieder das Unternehmen. W√§hrend des Interim Mandates wuchs die Personalabteilung um mehr als das Doppelte ‚Äď Fokus Recruiting. Aber keine einzige zus√§tzliche Position im Bereich der Personalsachbearbeitung bzw. -betreuung wurde geschaffen.

Ergebnis: Fehlerquote gesenkt ‚Äď Haftungsrisiken minimiert

Die Auftraggeberin war sowohl mit der Weiterentwicklung der Personal-Prozesse bei laufendem Gesch√§ft, dem erfolgreichen Abschluss des Projektes Externalisierung ausl√§ndischer Lohnabrechnung sowie der Einarbeitung des Nachfolgers hoch zufrieden und w√ľrde die Interim-Managerin bei entsprechenden Themen wieder an Bord holen.

Buchen Sie jetzt online einen Gesprächstermin mit einem Consultant Ihrer Wahl.

Christoph Domhardt

Christoph Domhardt

Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

Stefan Gebel

Senior Consultant

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant