PROJEKTBERICHT

Auslagerung der Finanzbuchhaltung in ein polnisches Shared Service Center

Feasibility Study ÔÇô Outsourcing - Finanzbuchhaltung

482_1531_finanzen_auslagerung_polnische_buchhaltung_service

Das Projekt in Stichworten:

  • Projektablauf von Feasibility Study bis ├ťbergabe definiert und begleitet
  • Personalf├╝hrung und Ausstiegsl├Âsungen motivieren betroffene Mitarbeiter
  • Netzwerk an steuerlichen Beratern im SCC f├╝r neue Aufgaben qualifiziert
  • Berechtigungsmatrix angepasst und Beleglauf neu definiert
  • Wirtschaftspr├╝fer best├Ątigen erfolgreiche Arbeit im SSC

Als Finance Director (FD) eines internationalen Pharmakonzerns verantwortete der heutige Interim Manager die Auslagerung der Buchhaltung der deutschen Vertriebsgesellschaft in ein Shared Service Center (SSC) nach Polen. F├╝r die Buchhaltung wurde das konzernweite SAP-System unter einem einheitlichen Kontenrahmen genutzt.

Das SSC an einem zentralen Standort mit niedrigem Gehaltsniveau hatte f├╝r das Unternehmen folgende Vorteile:

  • Kostenreduktion
  • Einheitliche Umsetzung der Konzernvorgaben nach IFRS
  • Unabh├Ąngigkeit von lokalen Schl├╝sselmitarbeitern in der Finanzbuchhaltung (FIBU)

Projektablauf von Feasibility Study bis ├ťbergabe definiert und begleitet

Zu Beginn des Projektes erstellte der Projektleiter im Rahmen einer umfangreichen Feasibility Study eine Bestandsaufnahme der bestehenden Buchhaltung. Danach wurden alle relevanten Buchhaltungsvorg├Ąnge vom SSC dokumentiert. In einer anschlie├čenden Testphase buchte das SSC mehrere Monate unter Aufsicht der Fibu des Unternehmens. Mit dem neuen Gesch├Ąftsjahr ├╝bernahm das SSC die Buchhaltung eigenst├Ąndig. Das Unternehmen pr├╝fte in einer Hypercarephase von 3 Monaten noch stichprobenartig die Kontierung, bis die letzte Buchhaltungskraft ausgeschieden war. Die Gesamtverantwortung f├╝r die FIBU verblieb beim jetzigen Interim Manager.

Bei der Umsetzung des Projektes hatte der heutige Interim Manager sowohl in der eigenen Organisation wie in der Zusammenarbeit mit dem SSC-Dienstleister Herausforderungen zu meistern.

Personalf├╝hrung und Ausstiegsl├Âsungen motivieren betroffene Mitarbeiter

In der eigenen Organisation bedeutete das Outsourcing, dass alle Arbeitspl├Ątze in der lokalen Buchhaltung abgebaut wurden. Gleichzeitig wurden diese Besch├Ąftigten vollumf├Ąnglich gebraucht, um das Projekt bis zur vollst├Ąndigen ├ťbergabe zu unterst├╝tzen. Dies sicherte der FD durch eine motivierende Personalf├╝hrung und gro├čz├╝gige Ausstiegsl├Âsungen, die er mit der HR-Abteilung gemeinsam erarbeitet hatte.

Netzwerk an steuerlichen Beratern im SCC f├╝r neue Aufgaben qualifiziert

Auch beim SSC-Dienstleister kam es zu Problemen. Beispielsweise schieden verantwortliche Projektmitarbeiter beim SSC vorzeitig aus oder wechselten den Aufgabenbereich. Das konnte durch zus├Ątzlichen Einsatz kompensiert werden.

Schwerer wog, dass die fachliche Qualifikation im SSC nicht auf dem Ausbildungsniveau der Fibu-Mitarbeiter des Auftraggebers war. Insbesondere gab es keine mit dem Bilanzbuchhalter vergleichbare Position. Um steuerliche Risiken zu vermeiden, implementierte der heutige Interim-CFO im Rahmen der globalen Verlagerung ein Netzwerk an steuerlichen Beratern, die sowohl am Standort des SSCs als auch lokal zur Verf├╝gung standen. Die neuen globalen Steuerberater wurden in einem intensiven Know-how Transfer mit den steuerlichen Besonderheiten der Gesellschaft vertraut gemacht.

Berechtigungsmatrix angepasst und Beleglauf neu definiert

Bisher erfolgte die Freigabe von Rechnungen zur Bezahlung durch Abzeichnung auf den Originalrechnungen entsprechend einer Berechtigungsmatrix. Mit der Verlagerung wurde auf einen elektronischen Workflow umgestellt. Es war die Aufgabe des FDs, die Berechtigungsmatrix anzupassen, die Mitarbeiter der eigenen Organisation in die neuen Arbeitsabl├Ąufe einzuweisen und den Beleglauf neu zu definieren.

Wirtschaftspr├╝fer best├Ątigen erfolgreiche Arbeit im SSC

Die Umstellung war erfolgreich. Dies wurde auch durch die sp├Ąteren Abschlusspr├╝fungen der Wirtschaftspr├╝fer best├Ątigt. Durch das niedrigere Ausbildungsniveau im SSC gab es zeitweise Qualit├Ątsm├Ąngel, die aber steuerlich unbedenklich waren. F├╝r eine begrenzte Zeit verz├Âgerte das SSC die Bezahlung von Kreditorenrechnungen im SSC. Dem heutigen Interim Manager gelang es aber, in enger Abstimmung mit dem SSC und der eigenen Organisation alternative L├Âsungen zu erarbeiten und Engp├Ąsse zu ├╝berbr├╝cken.

Es bleibt eine Herausforderung, das SSC ├╝ber regelm├Ą├čige Ver├Ąnderungen der gesetzlichen Rahmenbedingen zeitnah zu informieren, die Dokumentation anzupassen und die ├änderungen korrekt umzusetzen. Au├čerdem gibt es bei allen SSC in Polen ein hohes Level an Fluktuation durch das umfangreiche Konkurrenzangebot bei zahlreichen anderen Dienstleistern dieser Art.

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant

Stefan Gebel

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