Ein internationales Maschinenbauunternehmen aus Israel engagierte die HR Interim Managerin, um in der deutschen Niederlassung eine eigenständige HR-Struktur aufzubauen. Zu Beginn des Interim Mandats hatte die hiesige Niederlassung noch keine Personalabteilung. Alle personalrelevanten Themen wurden bis dahin von Israel aus betreut. Aufgrund von Umstrukturierungen im Mutterkonzern konnte dies nun aber nicht mehr gewährleistet werden. Die Interim Managerin erhielt den Auftrag, die Personalabteilung in Deutschland mit Berichtslinie an den General Manager aufzubauen und in den Regelbetrieb zu überführen.
Besonderer Fokus auf Rekrutierung und Mitarbeiterbindung
Gemeinsam mit dem General Manager und den Führungskräften evaluierte die Interim Managerin die für den Standort notwendigen HR-Prozesse und entwickelte Standards. Gleichzeitig organisierte sie die Schnittstellen zu allen relevanten Bereichen des Unternehmens in Deutschland und Israel. Darüber hinaus definierte sie die Verantwortlichkeiten.
Einen besonderen Schwerpunkt bildete die Ausrichtung von Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und -betreuung. Die Rekrutierung erfolgte bislang vor allem über klassische Kanäle wie Stellenangebote auf der Website und Jobbörsen. Die Interim Managerin erweiterte die Palette unter anderem auf Social Media. Dazu zählten insbesondere LinkedIn und Instagram. Außerdem intensivierte sie die Suche über Aktive Sourcing auf speziellen Branchenplattformen. Bereits im Laufe des Mandats konnten darüber zwei freie Stellen erfolgreich besetzt werden.
Umstellung auf Online-Seminare und Rabatt für Teilnahme an Online-Workouts
Im Bereich Mitarbeiterbindung erarbeitete die Interim Managerin unter anderem eine Vereinbarung über die Gestaltung des mobilen Arbeitens. Die Weiterbildung stellte sie von Präsenz- auf Online-Seminare um. Dabei stellte sich heraus, dass es in Gruppen von drei bis sechs Teilnehmern am besten gelang, Lerninhalte intensiv zu vermitteln und Austauschrunden zu fördern. Im Zusammenhang mit dem mobilen Arbeiten ergaben sich auch Fragen zur Gesundheit am Arbeitsplatz zu Hause. Die Interim Managerin initiierte daraufhin einen ermäßigten Zugang zu Online-Workouts, der rege angenommen wurde.
Neue Personalabteilung als Manager-Selfservice-Bereich angelegt
In der Planung war die neue Personalabteilung weitgehend als sogenannter Manager-Selfservice-Bereich angelegt. Der General Manager und die Führungskräfte sollten also möglichst viele Prozesse selbst übernehmen. Die Interim Managerin bereitete das Management in umfangreichen persönlichen Schulungen und Coachings auf die Anforderungen vor, insbesondere in den Themenbereichen Arbeitsrecht, Mitarbeitergespräche und Beurteilungen.
Das operative Tagesgeschäft übernahm die Interim Managerin zunächst selbst. Später übergab sie wichtige Aufgaben wie Zeiterfassung und Personaladministration, Auswertungen, Statistiken, Stellenausschreibungen und die Bearbeitung aller personalwirtschaftlichen Angelegenheiten sukzessive an eine Assistentin.
Workshop für die Zusammenarbeit mit externem Dienstleister
Bereits in der Vergangenheit hatte der deutsche Standort bei HR-Prozessen wie Payroll und zum Teil Recruiting mit einem externen Dienstleister zusammengearbeitet. Die Interim Managerin koordinierte diese Zusammenarbeit, indem sie die Kommunikation und HR-Prozesse optimierte und den Ablauf zwischen externem Dienstleister und Unternehmen in einem Workshop vorstellte.
Projekterfolg durch proaktive Kommunikation wesentlich gefördert
Einen der Herausforderungen des Mandats bestand darin, die Arbeitnehmerseite in diesem tiefgreifenden Veränderungsprozess mitzunehmen. Die Interim Manager beförderte die Akzeptanz durch eine umfassende und proaktive Kommunikation. Von Anfang an bezog sie den Betriebsrat und alle von Veränderungen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eng in die Gespräche ein. Nach zwölf Monaten war die neue Personalabteilung aufgebaut, die Schulungen der Beteiligten waren abgeschlossen. Führungskräfte, HR-Assistentin und der externe Dienstleister arbeiten weitgehend reibungslos miteinander.
