Ein Krankenhaus für Naturheilweisen wollte die Digitalisierung der HR-Prozesse vorantreiben. Dazu hatte man unter anderem ein neues Dienstplan- und Zeiterfassungssystem angeschafft, das aber aufgrund unzureichender interner Ressourcen ungenutzt blieb. Daher engagierte das Krankenhaus die in der HR-Digitalisierung versierte Interim Managerin. Sie sollte das neue Dienstplan- und Zeiterfassungssystem in Betrieb nehmen und weitere HR-Prozesse standardisieren.
Daten für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung nicht mit neuem System kompatibel
In der Analyse stellte die Interim Managerin fest, dass durch veraltete manuelle Prozesse in der Personalabteilung und in der Fachabteilung ein hoher administrativer Aufwand entstanden war, der häufig zu Fehlern führte und die betrieblichen Abläufe stark störte. In der Belegschaft hatte sich bereits Unzufriedenheit breitgemacht, da die Mitarbeitenden beispielsweise nur alle sechs Wochen einen Ausdruck ihrer Zeiterfassung erhielten und falsch erhobene Daten kaum mehr nachzuvollziehen oder zu korrigieren waren.
Erschwerend kam hinzu, dass die Daten aus dem zuvor genutzten System für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung sich nicht ohne Weiteres auslesen ließen und darüber hinaus nicht mit der neu angeschafften Software kompatibel waren.
Datenmigration für neue HR-Programme vorbereitet und umgesetzt
Um die Voraussetzungen für die möglichst baldige Inbetriebnahme der neuen Software zu schaffen, erarbeitete die Interim Managerin gemeinsam mit dem anbietenden IT-Systemhaus einen Ablaufplan für die Datenmigration. Parallel erhob sie im intensiven Austausch mit Führungskräften, Dienstplanern und der Personalabteilung alle fehlenden Daten.
Anschließend wurde die Software mit den für die Automatisierung der Dienstplanung und für die Digitalisierung der Zeiterfassung notwendigen Daten befüllt. Dazu zählte unten anderem auch die Erfassung von Zulagen und Zeitzuschlägen sowie eine Schnittstelle zur Entgeltabrechnung. Zwei besondere Schwerpunkte bildeten die manuelle Zeitzuschlagsberechnung für Pflegekräfte und Ärzte sowie die Zeiterfassung von Minijobbern.
Zu einem späteren Zeitpunkt integrierte die Interim Managerin außerdem Tools für das Ausfallmanagement und das HR-Reporting.
Schulung der Mitarbeitenden geleitet und an Betriebsvereinbarung mitgewirkt
Nachdem die technischen Voraussetzungen für den Betrieb der neuen Software-Lösungen geschaffen waren, entwickelte die Interim Managerin ein Schulungskonzept und schulte die Mitarbeitenden in allen Abteilungen des Krankenhauses. Außerdem schrieb sie eine Gebrauchsanleitung für die Dienstplaner und Administratoren. Ebenfalls erstellte sie eine Gesamtdokumentation, die vor allem die Besonderheiten der Anwendung im Krankenhaus sowie technische Lösungsansätze für Spezialfälle umfasste.
HR-Prozesse mit neuen Tools verschlankt und Betriebsvereinbarung verhandelt
Basierend auf der Prozessanalyse führte die Interim Managerin zusammen mit der Personalabteilung neue Abläufe ein, die zu einer Verschlankung führten. Beispielsweise erstellte sie ein tarif- und arbeitsrechtliches Vertragsmanagement. Dieses standardisierte sie für Berufsgruppen und Besonderheiten. Gleichzeitig holte die Interim Managerin den Betriebsrat ins Boot und wirkte an der Erneuerung der Betriebsvereinbarung für die Digitalisierung der HR-Prozesse mit.
HR-Digitalisierung erfolgreich umgesetzt und Prozesse vereinfacht
Nach zehn Monaten hatte die Interim Managerin das Mandat zur Digitalisierung der HR-Prozesse erfolgreich und fristgerecht abgeschlossen. Die neuen digitalen Anwendungen haben vor allem die Erstellung der Dienstpläne, die Zeiterfassung und die Abrechnung deutlich vereinfacht. Die Beschäftigten schätzen die Transparenz der neuen Lösungen – und die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte sich deutlich. In der Krankenhausverwaltung führte die Digitalisierung zu neuen Prozessen mit einer deutlichen Reduzierung der Papierwirtschaft, einer geringeren Fehlerquote und einer Beschleunigung der Genehmigungsprozesse. Teams und Krankenhausleitung bescheinigten der Interim Managerin, sie habe wesentlich dazu beigetragen, die Verwaltung des Hauses ins digitale Zeitalter zu bringen.
