Kostendruck veranlasste das Top-Management einer Medienagentur mit mehr als 100 Mitarbeitern, sich mit dem rudimentär vorhandenen Leistungsbeurteilungssystem (LBS) zu beschäftigen. Dazu beauftragte es eine interne Arbeitsgruppe von Führungskräften, ein neues LBS zu entwickeln. Nach etlichen Diskussionsrunden beschlossen die Mitglieder, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ziel des Projektes war ein für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen verbindliches LBS zu schaffen, auf dessen Grundlage die vier Säulen des Performance Management aufgebaut sein sollten. Im Einzelnen waren dies:
- Gehaltsstruktur
- Jahresmitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung
- Beförderungspraxis und das Recruiting
- Maßnahmen zur Personalentwicklung
Mehr-Ebenen-Kompetenzen Modell entwickelt
Nach einer sorgfältigen Auftragsklärung war sich die Arbeitsgruppe mit der externen HR Interim Managerin einig, zunächst ein auf die Organisation zugeschnittenes Mehr-Ebenen-Kompetenzen Modell zu entwickeln. Die Vorgehensweise in mehreren Schritten und die Projektdauer von sieben Monaten wurden von der Geschäftsführung abgesegnet. In dieser Zeit trafen sich die Beteiligten regelmäßig zu Arbeitssitzungen. Zu Beginn wurden Milestones des work-in-progress-Prozesses definiert. Das systematische, strukturierte Vorgehen bewirkte Klarheit und förderte die Motivation der Arbeitsgruppe. Die Rolle der HR Projektmanagerin in dieser ersten Auftragsphase war es:
- Wissen zu vermitteln
- Hilfestellung bei der Formulierung und Strukturierung der Kompetenzen zu geben sowie
- Konsistenz, Trennschärfe und Umsetzbarkeit in der Praxis zu sichern.
Je weiter das Projekt gedieh, desto mehr übernahm die Interim Personalentwicklerin die Funktion einer kritischen Sparring Partnerin.
Arbeitsgruppe und Projektmanagerin waren sich auch einig, dass der Erfolg dieser Maßnahme nur durch einen nachhaltigen Kommunikationsprozess zu erzielen ist. Parallel zur Arbeit am Kompetenzen Modell wurde ein abgestufter Kommunikationsplan entwickelt. Dieser Plan band zum einen das Top-Management ein und holte zum anderen die übrigen Führungskräfte in den Entwicklungsprozess. Die Projektmanagerin half bei der Erstellung der Präsentationen vor dem Top-Management und nahm an diesen Sitzungen teil, um bei Bedarf weiterführende Fragen zur Systematik zu beantworten.
Zum Auftakt des Roll out des LBS bot ein Workshop allen Führungskräften einschließlich des Top-Managements eine Diskussionsplattform zur Klärung letzter Detailfragen, um auf diese Weise einen breiten Konsens zu erzielen.
