Ein weltweit agierender Automobilzulieferer für Innenraumbaugruppen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern war mit der Performance der Abteilung Projekteinkauf unzufrieden. Die Koordination des Einkaufs bei Neuprojekten sei zu langsam. Verspätete Angebote des Vertriebs an OEM-Kunden führten nicht zu den gewünschten Aufträgen. Mehrere OEM-Anfragen konnten nicht bearbeitet werden.
Zudem hatte ein OEM-Kunde wegen technischer Mängel von Zukaufteilen für mehrere im Serienanlauf befindliche Neuprojekte die PPAP-Freigabe verweigert. Rechnungen für erstellte Serienwerkzeuge konnten daher nicht gestellt werden.
Die Abteilung Projekteinkauf brauchte dringend weitere Mitarbeiter, aber es gab keine geeigneten Bewerber. Zudem fehlte es an fachlichen Kompetenzen, um gemeinsam mit der Entwicklungsabteilung aus Rohdaten des OEM anfragefähige Unterlagen zu erstellen, den Vertrieb technisch zu beraten und gemeinsam mit der Projektleitung realistische Make-or-Buy-Szenarien zu entwerfen.
In dieser Situation wurde der Interim Manager als Berater und Trainer befristet engagiert, auch um im laufenden Tagesgeschäft die festangestellten Mitarbeiter ohne Einkaufserfahrung im „Training on the Job“ in den Projekteinkauf einzuarbeiten.
Realistische Make-or-Buy-Szenarien entwickelt und entschieden
Der Interim Manager sichtete gemeinsam mit der Entwicklungsabteilung mehrere technische Anfrageunterlagen, CAD-Daten sowie Zeichnungen und teilte sie in anfragefähige Warengruppen ein. Gemeinsam mit der Projektleitung erstellte er realistische Make-or-Buy-Szenarien und definierte darauf aufbauend die anzufragenden Zukaufteile.
Mit dem strategischen Einkauf bestimmte er für jede Warengruppe mehre Lieferanten. Dabei fungierte er als Ansprechpartner für die Projektteams und die Lieferanten. Die Lieferantenangebote wurden vom Interim Manager geprüft, ausgewertet und verhandelt. Gemeinsam mit strategischem Einkauf und Einkaufsleitung führte der Interim Manager Lieferantenentscheidungen herbei und setzte diese um.
Erheblichen Beitrag zu PPAP-Freigabe bei Zulieferern geleistet
Lieferanten, deren Teile keine PPAP-Freigabe erhalten hatten, besuchte der Interim Manager. In Expertenmeetings wurden Maßnahmen zur Abstellung von Mängeln technisch und kaufmännisch erarbeitet. Die vereinbarten Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität mehrerer Zukaufteile führten schließlich zur gewünschten PPAP-Freigabe.
Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg hat der Interim Manager mehrere Mitarbeiter im „Learning by Doing“ eingearbeitet und begleitet. Er optimierte die Arbeitsabläufe im Projekteinkauf und lebte die neuen Prozesse den neuen Mitarbeitern vor.
Performance im Projekteinkauf verbessert – Mandat wiederholt erweitert
Im Ergebnis erzielte der Auftraggeber die gewünschte Performanceverbesserung im Projekteinkauf. Die OEM-Kunden erhalten ihre Angebote nunmehr zeitnah und die technische Beratung ist jederzeit sichergestellt.
Während des Mandats kam es zu mehreren Auftragseingängen, bei deren einkaufsseitiger Umsetzung der Interim Manager die neuen Mitarbeiter weiter eingearbeitet und begleitet hat.
Die Projektteams und die Einkaufsleitung waren mit der konzentrierten und erfolgreichen Arbeitsweise des Interim Managers sehr zufrieden. Das anfangs auf 3 Monate und eine Warengruppe begrenzte Mandat wurde 2 Mal auf je eine weitere Warengruppe ausgeweitet und in Summe auf 9 Monate verlängert. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg hat der Interim Manager 4 Mitarbeiter eingearbeitet.
