Ihre ausgew├Ąhlte Frage:

Wie kann die Performance von Auftragsprojekten im Anlagenbau verbessert werden?

Kommen Anlagenbau-Projekte ins Stottern, drohen erhebliche finanzielle Sch├Ąden. Oft bleibt nur noch ein Ausweg.

Wie optimiert man sein Projektmanagement?

Wenn Projekte aus dem Ruder laufen und das Unternehmen mit dem Projektgesch├Ąft unbefriedigende Ergebnisse erzielt, liegt die Ursache nicht selten an einem unzureichenden Projektmanagement.

Ich unterst├╝tze Sie bei der Ursachenforschung und der Erstellung einer Roadmap zur Verbesserung Ihrer Projektmanagement-Systematik. Diese beinhaltet

  • eine strukturierte Beschreibung von optimierten Projektmanagement-Prozessen und Methoden als auch
  • einen Plan f├╝r deren Umsetzung.

Dazu helfe ich Ihnen bei der Auswahl geeigneter Werkzeuge und Tools sowie vor allem bei der Schulung der verantwortlichen Projektleiter und Teammitglieder.

1. Erstellen Sie eine zuverl├Ąssige Projektstatus-Analyse

Am Beginn eines jeden Beratungsprojektes sollte immer eine offene und ehrliche Analyse des aktuellen Zustands Ihrer Projekte im Vordergrund stehen, denn nicht selten ist mangelnde Transparenz im Projekt-Berichtswesen eine wesentliche Ursache f├╝r schlechte Performance.

Dazu sollten Sie alle verf├╝gbaren Daten der Auftr├Ąge hinsichtlich Aufgaben und Zielen, also

  • Leitungserbringung,
  • Terminsituation,
  • Fortschritt,
  • Kosten und Ertrag sowie
  • Projekt-Cash Flow

auswerten.

Die daraus abgeleiteten Erkenntnisse m├╝ssen Sie dann durch zielgerichtete Interviews mit den Schl├╝sselpersonen des Projektes verifizieren, d.h. im Gespr├Ąch mit dem Projektleiter und den wichtigsten Teammitgliedern des Projektes sollten Sie herausarbeiten, wie die Daten im Hinblick auf den tats├Ąchlichen Zustand des Projektes, z.B. auf der Baustelle zu interpretieren sind.

Zur Abrundung sollten Sie abschlie├čend Gespr├Ąche mit dem Management des Unternehmens f├╝hren.

Als Ergebnis erhalten Sie eine zuverl├Ąssige und transparente Beschreibung ├╝ber den Staus Ihres Projekt-Portfolios.

2. Stellen Sie Abweichungen von der Projektplanung fest

Vergleichen Sie dann die Beschreibung des aktuellen Zustands der einzelnen Projekte mit der bei Projektbeginn erstellten Planung in Bezug auf Leistungserbringung, Terminen und Kosten bzw. Erl├Âse.

Bei komplexen, langlaufenden Projekten ist es nicht un├╝blich, dass sich dabei Abweichungen zeigen. Ist das der Fall, sollten Sie diese analysieren, um insbesondere die Ursachen herauszufinden. Dabei geht es vor allem darum zu erkennen, ob es sich um einen einmaligen Vorfall handelt, der zudem evtl. au├čerhalb der eigenen Kontrolle liegt, wie z.B. die Besch├Ądigung von Ausr├╝stungen w├Ąhrend des Transports.

M├Âglicherweise liegt aber auch ein Muster vor, dass auf einen systematischen Mangel deutet, wenn z.B. immer wieder der gleiche Fehler in bestimmten Engineering-Dokumenten auf der Baustelle festgestellt wird.

Im Anschluss sind m├Âgliche Ma├čnahmen f├╝r jedes einzelne Projekt zu identifizieren, mit denen negative Auswirkungen auf das Projektergebnis vermieden oder zumindest minimiert werden k├Ânnen. Falls eine Abweichung durch einen Vertragspartner verursacht wurde, geh├Ârt dazu auch Schritte einzuleiten, m├Âgliche negative Auswirkungen im Wege eines Vertragsnachtrages zu kompensieren.

Bei systematischen M├Ąngeln und Problemen liegen die Ursachen meist in den angewandten Abl├Ąufen und Methoden. Somit erhalten Sie hiermit wichtige Informationen, an welchen Stellen Sie bei der Optimierung Ihrer Projektmanagement-Systematik ansetzen m├╝ssen.

3. F├╝hren Sie eine realistische Projekt-Risikoanalyse durch

Projekte im Maschinen- und Anlagenbau sind typischerweise durch eine lange Laufzeit gekennzeichnet.

In einem Umfeld, das immer mehr durch den Begriff VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) gepr├Ągt ist, resultiert daraus eine verst├Ąrkte Unsicherheit ÔÇô f├╝r den Projektleiter, die Projektbeteiligten und f├╝r die Projektabwicklung selbst.

Umso wichtiger ist es, nicht nur zum Zeitpunkt des Projektstarts eine klare Projektabwicklungsstrategie zu entwickeln, sondern im Verlauf der Projektdurchf├╝hrung die Risiken und Chancen f├╝r das Projektergebnis immer wieder neu unter Ber├╝cksichtigung der aktuellen Gegebenheiten zu identifizieren.

Dazu ist es unabdingbar, eine realistische Risikoanalyse auf der Basis von Risikoworkshops und -assessments mit den relevanten Fachbereichen aus Ihrem Hause durchzuf├╝hren. Dabei hat es sich als hilfreich in der Praxis erwiesen, mit Checklisten zu arbeiten, mit denen sichergestellt werden kann, dass alle relevanten Aspekte bei der Diskussion adressiert werden. Zudem k├Ânnen die Risiken so nach Themenbl├Âcken geclustert werden, z.B. technologische, kalkulatorische oder vertragliche Risiken, wodurch sich auch das Risikomanagement strukturieren l├Ąsst.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Risikomatrix, die die Basis f├╝r ein pro-aktives Risikomanagement f├╝r das jeweilige Projekt bildet, einschlie├člich geeigneter Ma├čnahmen, um m├Âgliche negative Auswirkungen auf das Projektergebnis so weit wie m├Âglich zu vermeiden.

Denn in der Praxis ist das gr├Â├čte Risiko f├╝r Ihre Anlagenbau-Projekte, die Risiken nicht ÔÇ×auf dem SchirmÔÇť zu haben.

4. Erstellen Sie eine Projektmanagement-Roadmap mit Korrekturma├čnahmen

Aus den Ergebnissen der Projektstatus-Analyse ergeben sich auch Erkenntnisse ├╝ber den Zustand Ihres Projektmanagement-Systems. Daraus k├Ânnen Sie eine Analyse der Methoden, Prozesse und Strukturen ableiten, die zur Steuerung der Projekte angewendet werden.

Beispielhaft einige Fragestellungen, die in diesem Zusammenhang analysiert werden sollten:

  • Wie erfolgt die Projektselektion im Rahmen der Gesch├Ąftsanbahnung?
  • Wie stellen Sie eine realistische Planung hinsichtlich Kosten und Termine w├Ąhrend der Angebotserstellung sicher?
  • Wie sind die Verantwortlichkeiten f├╝r Vertragsverhandlung und die Freigabe zur Unterschrift geregelt?
  • Wie steuern Sie die Projektabwicklung und das Risikoprofil des Projekt-Portfolios?
  • Wie erfolgt die Auswahl der Mitarbeiter und Personalzuordnung f├╝r die einzelnen Projekte?

Diese Analyse bildet dann die Basis f├╝r die Entwicklung zielgerichteter Korrekturma├čnahmen, die darauf ausgerichtet sind, das Management Ihres Projektportfolios zu optimieren und durch ein ÔÇ×State-of-the-ArtÔÇť-Projektmanagement die Ergebnisse Ihrer Projekte zu verbessern.

Diese k├Ânnen Sie dann in einen Plan einflie├čen lassen, in dem Sie den Weg f├╝r die konkrete Umsetzung der einzelnen Ma├čnahmen beschreiben.

5. Formulieren Sie Projektmanagement-Richtlinien zur Optimierung des Projektmanagements

Ein professionelles Projektmanagement bildet das Fundament f├╝r eine erfolgreiche Projektabwicklung. Gleichzeitig ist es von entscheidender Bedeutung, dass die angewendeten Methoden an den Bed├╝rfnissen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.

Das umfasst mindestens zweierlei:

  1. Die Definition effizienter und einheitlicher Abl├Ąufe f├╝r die Planung und Durchf├╝hrung Ihrer Projekte: In der Praxis hat es sich bew├Ąhrt, zun├Ąchst die einzelnen Phasen eines typischen Projektablaufs festzulegen, und dann die Prozesse entlang dieser Projektphasen f├╝r die einzelnen Projektmanagement-Wissensgebiete (z.B. Terminmanagement, Kostenmanagement, Dokumentenmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement etc.) zu beschreiben.
  2. Die Entwicklung von Projektmanagement-Strukturen f├╝r die zielgerichtete und erfolgreiche Steuerung Ihres Projekt-Portfolio: Hierunter fallen Regelungen f├╝r eine strukturierte Projekt-Selektion mit klarer Projekt-Governance, z.B. durch einen Stage-Gate-Prozess mit klaren Freigaberegeln durch verschiedene Management-Ebenen auf der Basis einer Risiko-Kategorisierung der Projekte. Diese Kategorien k├Ânnen dann in der Projektabwicklung auch als Basis f├╝r einen regelm├Ą├čigen Review-Zyklus des Projekt-Portfolios auf den verschiedenen Management-Ebenen dienen.

Das alles flie├čt ein in ein Projektmanagement-Handbuch mit praxisnahen Richtlinien f├╝r eine optimierte Projektmanagement-Systematik.

6. Stellen Sie eine ma├čgeschneiderte Projektmanagement-Toolbox zusammen

F├╝r eine erfolgreiche Projektarbeit ben├Âtigen alle Projektbeteiligten Projektmanagement-Tools, die abgestimmt sind auf die definierten Prozesse und Methoden.

Um diese Toolbox zusammenzustellen, kann es sinnvoll sein, zun├Ąchst Einzell├Âsungen f├╝r verschiedene Aufgaben bzw. Aufgabenstellungen w├Ąhrend der Projektplanung und -durchf├╝hrung auszuw├Ąhlen, mit dem Ziel, m├Âglichst schnell f├╝r Ihr Unternehmen passende Werkzeuge zum Einsatz zu bringen, z.B. MS-Project f├╝r die Terminplanung oder Projektberichte auf EXCEL-Basis.

Die Erfahrungen aus der Anwendung dieser Tools kann dann sp├Ąter genutzt werden f├╝r die Implementierung einer umfassenden Projektmanagement-Software, mit der Sie den gesamten Projektmanagement-Prozess ganzheitlich abbilden k├Ânnen.

7. Richten Sie Schulungen und Trainings ein

Der letzte, aber entscheidende Schritt in der Umsetzung einer optimierten Projektmanagement-Systematik besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die definierten Prozesse und Methoden zusammen mit den darauf abgestimmten Tools in ihrer Tagesarbeit bei der Planung und Durchf├╝hrung der Projekte nutzen und einsetzen.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie ein zielgruppenorientiertes Projektmanagement-Curriculum entwickeln.

Dies beinhaltet die Beschreibung der Lerninhalte sowie die Definition der anzuwendenden Lehrmethoden. Hierunter fallen sowohl klassische Formate wie

  • Roadshows,
  • Seminare oder
  • Workshops,

aber auch die Nutzung moderner Kommunikationsmittel wie

  • Online-Trainings oder
  • eLearning-Module,

zumal infolge der Pandemie Webinare und andere Online-Formate eine breite Akzeptanz gefunden haben.  

Erfahrungsgem├Ą├č lohnt sich sp├Ątestens an dieser Stelle der R├╝ckgriff auf einen externen Berater, der Sie bei der Konzeption der einzelnen Elemente des f├╝r Sie definierten Schulungsprogramms sowie als Trainer f├╝r die Durchf├╝hrung von entsprechenden Seminaren zur Verf├╝gung steht.