Einf├╝hrung eines professionellen Compliance Management Systems (CMS)

Compliance Risk Assessment | Interim Compliance Officer

Spezialautobau

Das Projekt in Stichworten:

  • Compliance Risk Assessment schafft Grundlage f├╝r Compliance-Konzept
  • Compliance-Richtlinien erstellt und F├╝hrungskr├Ąfte sowie Besch├Ąftigte geschult
  • Einsetzung eines internen Compliance Officers und eines Ombudsmanns
  • Compliance-Officer und Compliance-Hotline installiert
  • Durchf├╝hrung von Compliance-Schulungen
  • Kontinuierliche Begleitung und Optimierung der Compliance-Prozesse
  • Mitglied des Compliance Boards
  • Vorbereitung und Begleitung einer erfolgreichen Compliance-Zertifizierung

Ein mittelst├Ąndischer Weltmarktf├╝hrer im Spezialfahrzeugbau verf├╝gte lediglich ├╝ber einzelne Ma├čnahmen zur Sicherstellung der Regeltreue (Compliance). Ein integriertes ganzheitliches Compliance Management System, das neben inhaltlichen Vorgaben und der Compliance-Organisation auch eine gelebte ÔÇ×Compliance-KulturÔÇť im Unternehmen umfasst, war nicht vorhanden. Einerseits ├╝bten die Banken Druck aus, schnell ein ganzheitliches Compliance Management System aufzubauen. Auch eine der Gesellschafter dr├Ąngte, da es in einem seiner Unternehmen Compliance-Vorf├Ąlle gegeben hatte. Der Interim Manager wurde daher beauftragt, ein Konzept f├╝r ein zeitgem├Ą├čes, umfassendes Compliance Management System im Unternehmen zu entwickeln.

Compliance Risk Assessment schafft Grundlage f├╝r Compliance-Konzept

Nach der Bestandsaufnahme ├╝ber vorhandene Ma├čnahmen f├╝hrte der Interim Manager ein Compliance Risk Assessment durch. Aus der Gap-Analyse von Soll- und Istzustand leitete er einen Zeit- und Ma├čnahmenplan ab. Diesen Fahrplan f├╝r das Compliance Management stimmte er mit der Gesch├Ąftsf├╝hrung und den Gesellschaftern ab. Anschlie├čend entwickelte der Interim Manager die einzelnen Umsetzungsma├čnahmen. Dazu z├Ąhlten unter anderem:

  • Erstellung der Compliance-Richtlinien
  • Schulungen von F├╝hrungskr├Ąften und Besch├Ąftigten
  • Einsetzung eines internen Compliance Officers und eines Ombudsmanns
  • Einrichtung einer Compliance-Hotline

Ferner schuf der Interim Manager die Voraussetzungen daf├╝r, dass externe Gesch├Ąftspartner einer standardm├Ą├čigen Compliance-├ťberpr├╝fung unterworfen werden.

Compliance-Trainings und enge Abstimmung mit den Bereichen

Compliance kann nur sichergestellt werden, wenn die Notwendigkeit der Ma├čnahmen im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert ist. Daher legte der Interim Manager viel Wert darauf, die Mitarbeiter f├╝r das Thema Compliance zu gewinnen. Dazu initiierte er Frage- und Antwort-Runden, entwarf Compliance-Trainings und stimmte sich immer wieder eng mit den Bereichen ab.

Compliance Management System extern zertifiziert

Dank der umfassenden, aber zugleich pragmatischen Unterst├╝tzung des Interim Managers verf├╝gt das Unternehmen ├╝ber ein professionelles Compliance Management System, dessen Angemessenheit und Wirksamkeit von einem externen Zertifizierer bescheinigt wurde. Die Fremdfinanzierungskosten konnten aufgrund dieser Ma├čnahmen nachweislich gesenkt werden. Das Compliance Management System kann mit Blick auf die T├Ątigkeit und Gr├Â├če des Unternehmens als vorbildlich in seiner Branche angesehen werden.

Kontinuierliche Begleitung und Optimierung des Compliance Management Systems

Der Interim Manager begleitet das Unternehmen weiterhin als Mitglied des Compliance Boards, das in der Regel zweimal pro Jahr zusammentritt und die Wirksamkeit der Compliance-Ma├čnahmen sowie den Schulungs- und Weiterentwicklungsbedarf analysiert und entsprechende Beschl├╝sse fasst. Er steht dem Unternehmen als Ansprechpartner bei einzelnen Vorg├Ąngen zur Verf├╝gung und erteilt Rat, wie das Unternehmen sich in der jeweiligen Situation positionieren sollte. Der Interim Manager begleitete das Unternehmen ├╝ber einen l├Ąngeren Zeitraum auch bei der kontinuierlichen Optimierung des Compliance Management Systems und der Anpassung an neue rechtliche Anforderungen. Wegen des vor├╝bergehenden Ausfalls des internen Compliance Officers stand er zwischenzeitlich auch als (externer) Interim Compliance Officer zur Verf├╝gung.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Stefan Gebel

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist