PROJEKTBERICHT

Interim-CDO f├╝r eine gesetzliche Krankenkasse in Sachsen-Anhalt

Digitalisierung |Kanban | SAFe | Agilit├Ąt

Projektbericht eines Interim-CDO f├╝r eine gesetzliche Krankenkasse.

Das Projekt im ├ťberblick:

  • Interim-CDO f├╝r eine gesetzliche Krankenkasse in Sachsen-Anhalt
  • Ursachen f├╝r den ausbleibenden Erfolg der Digitalisierung analysiert
  • Silo-Denken aufgebrochen und agile Arbeitsweisen eingef├╝hrt
  • Schulungen f├╝r agile Methoden wie KANBAN, MVP und SAFe
  • Erfolgreicher Aufbau von digitaler ÔÇ×BodenplatteÔÇť und Digitalisierungs-Zentrum
  • Agile Arbeitsweisen auf alle Vorhaben mit IT-Beteiligung ausgedehnt

Der Interim-Manager wurde von einer gesetzlichen Krankenkasse mit ca. 2.500 Mitarbeitern als Interim Chief Digital Officer beauftragt. Die Krankenkasse hatte es in 3 Jahren nicht geschafft, verschiedene Gesch├Ąftsprozesse sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost mit befriedigenden Ergebnissen zu digitalisieren.

Ursachen f├╝r den ausbleibenden Erfolg der Digitalisierung analysiert

In den Gespr├Ąchen mit Vorstand und F├╝hrungsmannschaft zeigte sich, dass die F├╝hrung die Komplexit├Ąt der Aufgabe stark untersch├Ątzt hatte. Der Interim Manager analysierte die Ursachen f├╝r die schleppende Vorgehensweise anhand einer St├Ąrke-Schw├Ąchen-Analyse. Dabei stellte sich heraus: Einerseits gab es kaum Expertise zur Digitalisierung. Andererseits war die Organisation nicht daf├╝r aufgestellt, ambitionierte unternehmens├╝bergreifende Projekte zu stemmen. Auch die starren Projektmuster verhinderten bessere Ergebnisse.

Silo-Denken aufgebrochen und agile Arbeitsweisen eingef├╝hrt

In Einzelgespr├Ąchen mit F├╝hrungskr├Ąften sowie Mitarbeitern konkretisierte der Interim Manager die Schwachstellen und Reibungsverluste zwischen den Unternehmensbereichen und der IT im Detail. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die Prozesse zwischen den Unternehmensbereichen sehr formalisiert waren. Die Mitarbeitenden waren in starren Vorgehensmodellen gefangen. Ferner agierten die Mitarbeiter risikoavers. Aufgrund dieser Ergebnisse wurde der Interim Manager mit weitreichenden Kompetenzen ausgestattet, um die Digitalisierungsinitiative voranzubringen.

Der Interim Manager begann die Reorganisation, indem er f├╝r die f├Âderal organisierten Projekte eine ├╝bergeordnete Programm-Struktur etablierte, um Kompetenzen zu b├╝ndeln und dezentrale Entscheidungsfindungen in der Matrix-Organisation zu f├Ârdern.

In Anlehnung an das agile Rahmenwerk von SAFe (Scaled agile Framework) bildete er cross-funktionale Teams. Er etablierte Product Owners und ersetzte die Wasserfall-Prozesse durch ein agiles Vorgehensmodell. Um mehr Flexibilit├Ąt in der Umsetzung entlang der Notwendigkeiten und der Mehrwerte sicherzustellen, stellte der Interim Manager auf eine rollierende Planung um. ┬á

Der Erfolg lie├č nicht lange auf sich warten. Schon nach den ersten 3 Monaten konnten sehr gute Ergebnisse eingefahren werden.

Intensive Schulungen f├╝r agile Methoden wie KANBAN, MVP und SAFe

Parallel startete der Interim Manager eine umfassende Qualifizierungsoffensive. Er schulte intensiv das SAFe-Vorgehensmodell und agile Arbeitsweisen wie Product Owner, Scrum Master, MVP, EPICS-Steckbriefe, Features und KANBAN. Ferner trainierte er die F├╝hrungskr├Ąfte in agiler Leadership.

Insgesamt organisierte und hielt der Interim Manger mehr als 40 Trainings ├╝ber s├Ąmtliche F├╝hrungsebenen.

Erfolgreicher Aufbau von digitaler ÔÇ×BodenplatteÔÇť und Digitalisierungs-Zentrums

In einem weiteren Teilprojekt strukturierte der Interim Manager die mit der Digitalisierung befassten Teile der IT entlang der Wertsch├Âpfungskette. Er versetzte die gut 40 Mitarbeitenden in die Lage, Teil der cross-funktionalen agilen Teams zu werden und Projekte gem├Ą├č den Priorit├Ąten transparent abzuarbeiten. Als Software f├╝hrte er KANBAN (JIRA) ein, um Transparenz herzustellen und die Ressourcen zielgerichtet einzusetzen, ohne sie zu ├╝berlasten.

Damit konnten wesentliche Ergebnisse realisiert werden

Aufbau einer digitalen Bodenplatte: digitale Kundenkommunikation mit Eingangs- und Ausgangspost, elektronischen Akten f├╝r s├Ąmtliche Sachbearbeiter, 360 Grad Sicht auf die Kunden und Bereitstellen verschiedenster Kan├Ąle f├╝r die Kunden

Aufbau eines neuen Digitalisierungs-Zentrums, das ein eigenst├Ąndig betriebenes Scan-Zentrum mit modernster Technologie beheimatet

Agile Arbeitsweisen auf alle Projekte und Vorhaben mit IT-Beteiligung ausgedehnt

Aufgrund der sehr guten Ergebnisse wurde der Interim Manager nunmehr beauftragt, agile Methoden f├╝r das gesamte Haus zu skalieren, insbesondere f├╝r alle Projekte und Vorhaben mit IT-Beteiligung.

Der Interim CDO beauftragte s├Ąmtliche Unternehmensbereiche, alle Projekte, Vorhaben, Change Requests und IT-Bedarfe aufzulisten. Innerhalb von 5 Monaten entstand ein vollst├Ąndiger ├ťberblick ├╝ber mehr als 500 Vorhaben f├╝r die n├Ąchsten 5 Jahre.

Die Umsetzung dieser Projekte liegt in den H├Ąnden des neuen CDO, der nunmehr auf agil gestaltete Prozesse und ein sehr gut qualifiziertes Team zugreifen kann.

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    Stefan Gebel

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