PROJEKTBERICHT

Dialogbilder: Change-Kommunikation mit einer innovativen Methode

Kommunikationsstrategie | Widerst├Ąnde ├╝berwinden | Changemanagement

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Das Projekt in Stichworten:

  • Fehlende Kommunikation hatte Projekt an den Rand des Scheiterns gef├╝hrt
  • Au├čergew├Âhnliche Kommunikationsstrategie solle alle Beteiligten aktiv involvieren
  • Dialogbilder stellten Status quo und neue Abl├Ąufe einander gegen├╝ber
  • Kreative Methode ├╝berwindet die Widerst├Ąnde auf allen Seiten

Bei einem global agierenden Maschinen- und Anlagenbauer sollte der Ablauf der Auftragsabwicklung ver├Ąndert werden. Die Durchlaufzeiten von Projektanfrage bis Inbetriebnahme bei Gro├čanlagen lagen bei bis zu drei Jahren. Das Projektvolumen betrug durchschnittlich 25 Millionen Euro. Angesichts zahlreicher Prozessbr├╝che schmolz der kalkulierte Gewinn im Laufe eines Projekts oft komplett dahin.

In einem daraufhin ins Leben gerufenen Change-Projektes erstellte ein 30-k├Âpfiges Projektteam neue Abl├Ąufe von Angebotsanfrage ├╝ber das Engineering, den Einkauf und die Fertigung bis hin zur globalen Logistik und Montage auf der Baustelle und bildete die Prozesse in SAP ab. Schon aufgrund der Gr├Â├če und der Zahl der Beteiligten eine Aufgabe, die neben dem Fachwissen auch viel Kommunikation erforderte. Dennoch hatten der Lenkungskreis und ein externes Beratungsunternehmen ein Kommunikationskonzept aus Kostengr├╝nden nicht in Betracht gezogen. Nach rund zwei Jahren Laufzeit befand sich das Projekt knapp vor dem Scheitern. Die F├╝hrungskr├Ąfte waren nicht l├Ąnger bereit, ihre Mitarbeiter aus dem Tagesgesch├Ąft zu nehmen und f├╝r das Projekt zur Verf├╝gung zu stellen. Zu diesem Zeitpunkt wurde der heutige Interim-Manager als damaliger Leiter Marketing & Kommunikation damit beauftragt, die Blockade aufzul├Âsen und das Projekt zu retten.

Mangelhafte Kommunikation hatte Projekt an den Rand des Scheiterns gef├╝hrt

Nach intensiven Interviews mit der Projektleitung und einigen Teammitgliedern wurde dem Interim Manager schnell klar, dass vor allem fehlende Kommunikation aus dem Projekt ins Unternehmen zu einem zentralen Problem geworden war. Nach mehr als zwei Jahren war selbst den F├╝hrungskr├Ąften nicht klar, welche Prozesse sich mit dem Change-Projekt ├Ąndern sollten und welche Auswirkungen diese gehabt h├Ątten. Anstatt auf der sogenannten Ver├Ąnderungskurve in die Phase der ÔÇ×AkzeptanzÔÇť zu gelangen, blieb das Projekt ganz am Anfang in der Phase der ÔÇ×AblehnungÔÇť stecken. Um den Projektfortschritt zu sichern, musste der Interim Manager diesen Widerstand ├╝berwinden und die betroffenen Mitarbeiter zur Phase der Einsicht und emotionalen Akzeptanz bringen.

Bei der Entwicklung seiner Kommunikationsstrategie stand f├╝r den Interim Manager au├čer Frage, dass herk├Âmmliche Ma├čnahmen wie Info-Markt, Newsletter oder Teamevents nicht geeignet waren, um in dieser schwierigen Situation weiter zu kommen.

Das Problem, wenn man etwas pr├Ąsentiert, meist als Folienvortrag vor einer gr├Â├čeren Gruppe, ist, dass die Menschen die Information nur konsumieren - und danach wieder vergessen. Der Prozess der kritischen Auseinandersetzung findet nicht statt. Die L├Âsung des Marketing-Managers musste also darauf abzielen, die Betroffenen zu zwingen, sich mit den neuen Abl├Ąufen auseinander zu setzen und im Idealfall dar├╝ber mit Kollegen zu sprechen.

Au├čergew├Âhnliche Kommunikationsstrategie involviert aktiv alle Beteiligten

Daher entschied er sich f├╝r eine au├čergew├Âhnliche Kommunikationsstrategie, um alle Beteiligten aktiv in die L├Âsung der blockierten Situation zu involvieren. Als zentrales Werkzeug w├Ąhlte er sogenannte Dialogbilder. Man kennt sie vor allem als Wimmelbilder auf Postern im Kinderzimmer oder in Kinder-Sachb├╝chern. Ein Wimmelbild ist ein gro├čes Bild, das viele verschiedene Szenen gleichzeitig darstellt, zum Beispiel ein gro├čer Marktplatz. Aufgrund der der gro├čen Anzahl an detailreichen Szenen, kann man kaum alles gleichzeitig wahrnehmen. Man muss jede einzelne dargestellte Handlung einzeln betrachten. Genau diese Vielfalt und Komplexit├Ąt kommt Ver├Ąnderungsprojekten in Unternehmen sehr nahe. Dialogbilder eignen sich daher sehr gut f├╝r die Visualisierung von Prozessen und Ver├Ąnderungen, nicht nur in einer Krisensituation, sondern auch als Instrument in der geregelten Change-Kommunikation.

Dialogbilder stellten Status quo und neue Abl├Ąufe einander gegen├╝ber

Der Interim Manager lie├č also ein Dialogbildbild erarbeiten, auf dem die rund 30 wesentlichsten Probleme und Prozessbr├╝che im bisherigen Projektablauf in einer Comic-Zeichnung dargestellt wurden. Dazu geh├Ârten auch unbeliebte Dinge, beispielsweise wenn Geld verschwendet wurde. Auch das Zielbild von den neuen, idealen Abl├Ąufen wurde gezeichnet und auf einem gro├čen Poster den bisherigen Abl├Ąufen gegen├╝bergestellt. Die Darstellung als humorvoller Comic sollte irritieren und die obligatorischen Abwehrreflexe ausschalten.

Kreative Methode ├╝berwindet die Widerst├Ąnde auf allen Seiten

Das entstandene Dialogbild pr├Ąsentierte der Interim Manager im zweiten Schritt in zur Besprechung geladenen, kleinen Gruppen ohne weiteren Kommentar. Anf├Ąnglich waren die Teilnehmer irritiert. Stille machte sich breit. Um die unangenehme Situation zu unterbrechen, fasste sich aber schlie├člich immer jemand ein Herz und begann, laut zu erz├Ąhlen, was er auf dem Poster sieht. Es dauerte nicht lange, und eine lebhafte Auseinandersetzung begann. Das war der entscheidende Moment: Die Teilnehmer ├╝berwanden die Blockade und waren voll und ganz im Thema. Ein Impulsvortrag oder eine Powerpointpr├Ąsentation h├Ątten das nicht leisten k├Ânnen.

Mit den Dialogbildern wurden zun├Ąchst in mehreren Meetings die F├╝hrungskr├Ąfte sensibilisiert. Es wurde auch ein Handbuch zu den Szenen erstellt und die Poster in den Abteilungen aufgeh├Ąngt. Auch nach einiger Zeit fanden sich immer wieder Mitarbeiter vor dem Poster ein, um zu diskutieren. Die Blockade war aufgel├Âst, das Projekt konnte erfolgreich zu Ende gebracht werden.

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Christoph Domhardt

Christoph Domhardt

Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

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Senior Consultant

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

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