PROJEKTBERICHT

Reduzierung des Warenbestandes bei einem Automobil-Zulieferer

Materialdisposition | Lagerumschlagsoptimierung | ERP-Systeme | Bestandsreduzierung | Working Capital Reduzierung

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Das Projekt im ├ťberblick:

  • 3.000 aktive Materialien nach Produktlinien und Wertsch├Âpfungsstufe segmentiert
  • Korrektive und proaktive Ma├čnahmen zur Vermeidung von Schl├Ąfer-Produkten
  • Materialbedarfsplanung f├╝r Rohstoffe und Zuk├Ąufe optimiert
  • Beteiligte von Vorteilen geringerer Best├Ąnde und Komplexit├Ąt ├╝berzeugt
  • ERP-System: spezielle Reports und Systemabfragen f├╝r 150 kritische Materialien
  • Ung├╝nstige Vereinbarungen ├╝ber Lieferzeiten neu verhandelt
  • Materialbestand auftragsgem├Ą├č verringert und nachhaltige Prozesse implementiert

Ein Automobil-Zulieferer hatte sich ein Effizienzsteigerungsprogramm verordnet. Der Interim Manager wurde in diesem Zusammenhang engagiert, um in einem Werk den Materialbestand um 15 Prozent zu reduzieren und gleichzeitig die Lagerumschlagsh├Ąufigkeit von 10 auf 14 pro Jahr zu erh├Âhen.

Bei der Optimierung der Materialwirtschaft konnte der Interim Manager nur sehr bedingt auf Bestehendes aufbauen. In den Monaten vor dem Interim Mandat hatten mehrere Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Klar definierte und formelle Regeln f├╝r Prozesse im Einkauf und in der Materialdisposition waren praktisch kaum existent, da die Mitarbeiter zuvor vor allem aus Erfahrungswissen gesch├Âpft hatten.

3.000 aktive Materialien nach Produktlinien und Wertsch├Âpfungsstufe segmentiert

Der Interim Manager erarbeitete in kurzer Zeit ein Konzept f├╝r die Materialwirtschaft. Zun├Ąchst segmentierte er ca. 3.000 aktive Materialien nach Produktlinien und Wertsch├Âpfungsstufe (Rohmaterial, Zukaufsteil, Halbfabrikat, Fertigprodukt) und ermittelte f├╝r alle Segmente die Lagerumschl├Ąge. ABC-Analysen innerhalb der Segmente gaben Aufschluss dar├╝ber, welche Materialien wie am Umsatz des Unternehmens beteiligt sind. Dar├╝ber hinaus bestimmte der Interim Manager aus Bestelllosen, Bestellh├Ąufigkeiten und Verbr├Ąuchen einen Zielbestand f├╝r Zukaufsteile und stellte diesen dem Istbestand gegen├╝ber.

Korrektive und proaktive Ma├čnahmen zur Vermeidung von Schl├Ąfer-Produkten

Aus der Bestandsanalyse ergaben sich drei Handlungsfelder f├╝r Schl├Ąfer-Artikel, Rohstoffe und Zukaufsteile von bestimmten Herstellern. F├╝r jedes Segment definierte der Interim Manager korrektive und proaktive Ma├čnahmen. Korrektive Ma├čnahmen sorgten f├╝r einen z├╝gigen Bestandsabbau. Proaktive Ma├čnahmen verhinderten, dass in der Zukunft Best├Ąnde wieder anwachsen.

Als korrektive Ma├čnahme gegen Schl├Ąfer-Artikel initiierte der Interim Manager in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb ein Abverkaufs- und Verwertungsprogramm. Auf der proaktiven Seite steht, dass es nunmehr klare Absprachen mit den Kunden ├╝ber den Lebenszyklus eines Produkts und den ├ťbergang in die Ersatzteil-Produktion gibt. Dadurch wurde es m├Âglich, Ersatzteile k├╝nftig in wirtschaftlich sinnvollen Mengen vorzuhalten.

Materialbedarfsplanung f├╝r Rohstoffe und Zuk├Ąufe optimiert

F├╝r Rohstoffe definierte der Interim Manager in enger Abstimmung mit allen Beteiligten Mindestbest├Ąnde, Bestelllose und Wiederbeschaffungszeiten. Stringente Prozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip stellen nunmehr sicher, dass die neuen Regeln eingehalten werden.

Zukaufteile werden nach Materialbedarfsplanung (MRP) disponiert. Die Abrufe beim Lieferanten werden kontinuierlich an die Kunden-Abrufe angepasst. Der Interim Manager implementierte kurzfristig einen Prozess, der sehr zeitnah auf Nachfrageschwankungen reagiert. Langfristig werden Vertr├Ąge (Vorlaufzeiten, Frozen Zone zwischen Kunden und Lieferanten) harmonisiert.

Beteiligte von Vorteilen geringerer Best├Ąnde und Komplexit├Ąt ├╝berzeugt

Eine der gr├Â├čten Herausforderungen f├╝r den Interim Manager war es, die Beteiligten f├╝r die besondere Bedeutung des Themas Working Capital zu sensibilisieren. Insbesondere ging es darum, die Beteiligten von den Vorteilen geringerer Best├Ąnde und geringerer Komplexit├Ąt zu ├╝berzeugen. Am Ende sch├Ątzten die Mitarbeitenden insbesondere die proaktive Ersatzteilplanung, da sie mittelfristig ÔÇ×AltlastenÔÇť beseitigt und damit verbundene Mehrarbeit abnimmt. Ausf├╝hrliche Interviews, Workshops und eine proaktive Kommunikation zu allen Schritten stellten sicher, die Mitarbeiter mit auf den Weg in die neue Materialdisposition zu nehmen.

ERP-System: spezielle Reports und Systemabfragen f├╝r 150 kritische Materialien

Eine weitere Herausforderung stellte das ERP-System des Kunden dar. Kunden-Bedarfe entstehen durch Abrufpl├Ąne, die ├╝ber einen Zeithorizont von 12 Monaten tages-, wochen- oder monatsgenaue Liefermengen festlegen. Die Abrufpl├Ąne werden t├Ąglich ├╝bermittelt und k├Ânnen auch t├Ąglich ver├Ąndert werden. Die Abrufe sind zu einem Teil verbindlich und es gilt vereinbarte Flexibilit├Ąt f├╝r ├änderungen. Das ERP-System des Auftraggebers bietet bis heute aber keine M├Âglichkeit, ver├Ąnderte Kundenanforderungen automatisch zu erkennen und ad├Ąquat darauf zu reagieren. Typische Beispiele daf├╝r sind etwa Mehrkosten durch eine Lieferbeschleunigung (Luftfracht statt Seefracht) oder kurzfristige Umdisponierung in der Produktion (ung├╝nstige Losgr├Â├čen oder Fertigungsfolgen). Die Beschr├Ąnkungen des ERP-Systems konnten nur durch einen semi-automatischen Prozess gel├Âst werden. Daher werden 150 kritische Materialien (nach ABC-Analyse) ├╝ber spezielle Reports und Systemabfragen manuell ├╝berwacht.

Ung├╝nstige Vereinbarungen ├╝ber Lieferzeiten neu verhandelt

Ein weiterer Hemmschuh waren vertragliche Vereinbarungen ├╝ber Lieferzeiten, bei denen die Anforderungen der Kunden und die M├Âglichkeiten der Lieferanten nicht aufeinander abgestimmt waren. Kunden konnten beispielsweise ihren Abruf mit einem Vorlauf von wenigen Wochen ├Ąndern. Gleichzeitig hatte das Unternehmen den Lieferanten f├╝r Teile mit hohen Losgr├Â├čen und/oder Seefracht wesentlich l├Ąngere Lieferzeiten einger├Ąumt. Um dieses Missverh├Ąltnis auszur├Ąumen, f├╝hrte der Interim Manager w├Ąhrend des Mandates erste Gespr├Ąche mit Kunden und Lieferanten.

Materialbestand auftragsgem├Ą├č verringert und nachhaltige Prozesse implementiert

Am Ende des Interim Mandates stand ein Abbauplan, der den Gesamtbestand auftragsgem├Ą├č um 15 Prozent reduzieren wird. Der Abbauplan zeigt spezifische und materialcodebezogene Aktivit├Ąten f├╝r Schl├Ąfer-Artikel, Rohstoffe und Zukaufsteile. Unterst├╝tzt wird der Abbauplan durch einen Bestandstracker, durch diverse Templates zur Disponierung von Rohstoffen und klare Prozesse f├╝r Ramp Up und Ramp Down.

Der Interim Manager begleitete den Abbauplan in der Anfangsphase, danach ├╝bergab er die weitere Ausf├╝hrung an den Kunden.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant

Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

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