PROJEKTBERICHT

Optimierung des Supply Chain Managements in einem Pharmaunternehmen

Anfragemanagement | Datenintegration | Workflow-Management

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Das Projekt in Stichworten:

  • 15 Haupt- und 19 Supportprozesse f├╝r die Optimierung modelliert
  • Abteilungs├╝bergreifende Workflows mit Aufgabenzuordnung im ERP-System abgebildet
  • Komplexes Produktionsanforderungsformular in das ERP-System integriert
  • Wesentliche Key Performance Indikatoren nachhaltig verbessert

Der Interim Manager wurde von einem pharmazeutischen Unternehmen beauftragt, das digitale Supply Chain Management zu optimieren. Nach der Analyse des Systems identifizierte der Interim Manager 4 Schwerpunkte f├╝r Optimierungen:

  • Verbesserung der internen Abl├Ąufe durch Einf├╝hrung eines Prozesshauses
  • Verbesserung des Anfragemanagements durch systematischen Abgleich neuer und bestehender Lieferanten basierend auf Produktanforderungsprofilen
  • Datenanbindung von 8 Pharmagro├čh├Ąndlern, 5 Herstellern und 2 Logistikern (1.318 Artikel mit ca. 310 Bestellungen pro Tag)
  • Einstellen eines Verantwortlichen f├╝r Supply Chain Management (SCM)

15 Haupt- und 19 Supportprozesse f├╝r die Optimierung modelliert

Bei der Analyse hatte der Interim Manager viele Fehlerquellen, Medienbr├╝che und Zust├Ąndigkeitsprobleme festgestellt. Besonderes Verbesserungspotenzial fand er im Produktentstehungsprozess sowie bei den abteilungs├╝bergreifenden Prozessen. Hier bildeten insbesondere die Zulassungen in neuen Absatzm├Ąrkten sowie das Handling von Retouren und Reklamationen wichtige Schwerpunkte. F├╝r die Optimierung modellierte der Interim Manager insgesamt 15 Haupt- und 19 Supportprozesse.

Auf dieser Basis realisierte der Interim Manager die schrittweise Integration der Datenfl├╝sse. Zun├Ąchst wurden die beiden Logistiker an die Auftragsverwaltung angebunden (Lieferauftrag, Lieferschein, Rechnungsdruck f├╝r die Kunden, Zollabwicklung: VSt 2 und Alkoholsteuer). Der Interim Manager richtete dabei unter anderem eine automatisierte Zollabwicklung ein, die die Zahl der R├╝ckfragen gegen null brachte und auch sonst fehlerlos l├Ąuft.

Die Anbindung der Pharmagro├čh├Ąndler und aller Lieferanten stellte das Projekt noch einmal vor gr├Â├čere Herausforderungen. Der Interim Manager fand schlie├člich gemeinsam mit dem Team eine L├Âsung, um Chargennummern, insbesondere im Retouren-Prozess, fehlerfrei zu handhaben. Zudem konnte w├Ąhrend des Mandats ein Portal f├╝r den Au├čendienst und Apotheken erfolgreich online gestellt werden.

Abteilungs├╝bergreifende Workflows mit Aufgabenzuordnung im ERP-System abgebildet

In einem Teilprojekt sorgte der Interim Manager daf├╝r, dass im ERP-System abteilungs├╝bergreifende Workflows mit Aufgabenzuordnung abgebildet werden k├Ânnen. Diese M├Âglichkeit war im BMD zwar vorhanden, im Unternehmen aber bislang nicht genutzt worden. Der Interim Manager initiierte eine Testphase, in der zun├Ąchst einzelne Abl├Ąufe digitalisiert wurden ÔÇô und verbesserte das System gemeinsam mit BMD Systemhaus GesmbH zu einem funktionierenden Workflow-Management. Im Ergebnis konnten die Durchlaufzeiten und die Fehleranf├Ąlligkeit in diversen Prozessen stark reduziert werden.

Komplexes Produktionsanforderungsformular in das ERP-System integriert

Gemeinsam mit den Mitarbeitern der regulatorischen Abteilung entwarf der Interim Manager au├čerdem ein Produktionsanforderungsformular. Nunmehr sind die Produktanforderungen mit 121 Feldern im ERP-System gut abgebildet. Das erlaubt es, die Inhalte den bestehenden sowie m├Âglichen Lieferanten zuzuordnen.

Wesentliche Key Performance Indikatoren nachhaltig verbessert

Der Interim Manager konnte das Projekt fristgerecht beenden. Wesentliche Key Performance Indikatoren sind durch die Optimierung des ERP-Systems nachhaltig verbessert. Nunmehr k├Ânnen 71 Prozent (vorher 31 Prozent) der Bestellungen ab Lager geliefert werden. Gleichzeitig verringerten sich die Best├Ąnde um 41 Prozent. Der Anteil der Artikel von Make zu Stock wurde von 20 auf 63 Prozent angehoben.

Verkaufsaktionen wegen drohenden Verfallsdatums werden nunmehr automatisch angesto├čen. Bei der ersten Zollpr├╝fung nach der Optimierung gab es keine Abweichungen mehr.

Zudem konnte der Vertriebsinnendienst von 3 Personen auf eine reduziert werden, die zudem noch Aufgaben des operativen Einkaufs ├╝bernimmt. Bereits einen Monat vor Projektende hat der neue Leiter SCM seine Arbeit aufgenommen. Dadurch wurde es m├Âglich, die erzielten Ergebnisse dauerhaft zu sichern und weiter zu verbessern.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant

Stefan Gebel

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist