Wie gelingt die erfolgreiche Einführung eines S&OP-Prozesses?

Sie wollen Ihr Wachstum kosteneffizient und flexibel unterstützen und sich von den Wettbewerbern abheben?

Mein Rat ist, Vertrieb und Betrieb als Einheit zu betrachten und in einem ganzheitlichen Sales und Operations Planning (S&OP) aufeinander abzustimmen.

Denn wie wirtschaftlich Sie produzieren und flexibel  Sie sich organisieren, hängt von vielen Faktoren ab. Ein einheitlicher Planungsprozess (End-to-End), der alle Abteilungen mit einbezieht und Abläufe und Schnittstellen optimiert, ist daher unerlässlich.

S&OP für mehr Flexibilität

Ein weiterer Vorteil des S&OP ist die Flexibilisierung des Unternehmens. Die Pandemie und andere Ereignisse haben gezeigt, wie schnell sich Umfelder und Geschäftsanforderungen ändern. Unternehmen, die sich schnell und kosteneffizient auf neue Situationen einstellen können, sind da klar im Vorteil.

Für die Einführung eines S&OP-Prozesses braucht es eine sorgfältige Planung und einen strukturierten Ansatz. Denn viel hängt davon ab, wie gut es gelingt, bei der Gestaltung des Prozesses die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Wenn ich Unternehmen bei der Einführung eines S&OP-Prozesses unterstütze, gehe ich deshalb folgendermaßen vor:

1. Verständnis für den S&OP-Prozess schaffen

Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein integrierter Prozess, der Vertrieb, Betrieb, Finanzen und andere Funktionen eines Unternehmens umfasst. Dieser Prozess funktioniert, wenn das Top-Management, alle relevanten Abteilungen und beteiligten Mitarbeiter unternehmensweit zusammenarbeiten.

Stellen Sie sicher, dass das Management und die in dem Prozess involvierten Unternehmensteile ein grundlegendes Verständnis für den Zweck und für die Vorteile des S&OP-Prozesses haben.

2. Eine Steuerungsgruppe zusammenstellen

Benennen Sie einen Projektleiter und stellen Sie eine S&OP-Steuerungsgruppe zusammen, die aus Vertretern relevanter Funktionen wie dem Vertrieb, der Produktion, der Beschaffung und Finanzen besteht.

Diese Gruppe wird für die Gestaltung, Umsetzung und Überwachung verantwortlich sein.

3. Klare Ziele und Erwartungen festlegen

Definieren Sie die Ziele des S&OP-Prozesses, zum Beispiel

• die Verbesserung der Lieferleistung,
• die Reduzierung von Beständen,
• die Optimierung der Ressourcenauslastung und
• die Steigerung der Kundenzufriedenheiten.

Legen Sie die Kennzahlen fest, die abteilungsübergreifend definiert und abgestimmt sind und die Sie erreichen wollen.

Kommunizieren Sie Ziele und Kennzahlen an alle Beteiligten. Das fördert ein gemeinsames Verständnis des Prozesses und legt die Grundlagen für dessen erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen.

4. Daten und Systeme vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Daten und Systeme verfügen, um den S&OP-Prozess effektiv durchführen zu können.

Dazu zählen mindestens

• die Vertriebsdaten (Geschäftsprognosen, Forecast),
• die Produktionsplanung,
• die Produktionskapazitäten,
• die Bestände und
• die Finanzdaten.

5. Den S&OP-Prozess entwerfen und gestalten

Entwerfen Sie mit der S&OP-Steuerungsgruppe einen S&OP-Prozess, der den spezifischen gegenwärtigen und vor allem künftigen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

Definieren Sie die einzelnen Prozessschritte mit den dazugehörigen Zeitplänen und Verantwortlichkeiten – am besten im Rahmen von Workshops – und berücksichtigen Sie dabei

• Ihre Geschäftsmodelle,
• die Produktlebenszyklen,
• die Produktsegmente

und andere relevante Faktoren.

6. Die beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schulen

Schulen Sie die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die am S&OP-Prozess beteiligt sind: Stellen Sie sicher, dass sie fähig und bereit sind, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten effektiv auszufüllen. Gegenstand der Schulungen können etwa die Kommunikationswege, die Nutzung von Tools, die Durchführung der Prozesse und vieles andere mehr sein.

7. Ein S&OP-Pilot umsetzen

Starten Sie den S&OP-Prozess zunächst als Pilotprojekt in einem begrenzten Bereich oder einer Geschäftseinheit. Bevor Sie den Prozess auf das gesamte Unternehmen ausdehnen,

• identifizieren Sie so potenzielle Herausforderungen,
• optimieren die Prozesse und
• nehmen erforderliche Anpassungen vor.

Führen Sie dieses Projekt zudem in eine Funktion über. Denn S&OP muss sich in der Unternehmenskultur als Funktion verankern, die auf einer Stufe mit Bereichen wie Finanzen, Betrieb oder Vertrieb steht. Und Sie verbessern dadurch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und das Verständnis füreinander.

8. Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren

Der S&OP-Prozess funktioniert, wenn er sich ständig weiterentwickelt. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Analysen, Prognosen und Abläufe regelmäßig überprüft und bewertet werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren – und diese gegebenenfalls zu nutzen.

Fazit: Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein Wettbewerbsvorteil

Durch die Einführung eines S&OP-Prozesses setzen Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab, da Sie mit einer solchen End-to-End-Planung Ihre Strategien absichern:

• Sie erhöhen die Transparenz im Unternehmen. Das verbessert die interne und externe Kommunikation und öffnet ein Fenster in die Zukunft, sodass Sie schon heute auf Kapazitäts- und Lagerengpässe von morgen proaktiv agieren können.
• Sie erhöhen Ihre Lieferbereitschaft und senken Lager-, Vernichtungskosten und optimieren Ressourcenkosten.
• Der S&OP-Prozess vereinfacht zudem die Entscheidungsfindung, da er das operative Geschäft mit der Vision und Mission Ihres Unternehmens verknüpft.

Denken Sie daran: “The S&OP winner takes it all“!