Optimierung der Logistikprozesse und SAP-WM bei einem Pharmahersteller

Produktionslogistik | Business Process Management | SAP-Warehouse

Optimierung der Logistikprozesse und SAP-WM bei einem Pharmahersteller

Das Projekt in Stichworten:

  • Optimale Logistikprozesse f├╝r Lager-Neubau entwickeln und umsetzen
  • Bereichs├╝bergreifendes Projektmanagement zur Digitalisierung der Logistikprozesse
  • Bestm├Âgliche Praxisn├Ąhe durch Workshops auf dem Shopfloor
  • Umfassende Kommunikation f├Ârdert den Projektfortschritt
  • Spezifische Anforderungen f├╝r Anpassung von SAP-WM erarbeitet
  • Weitere Digitalisierung des Materialflusses in Logistik und Produktion vorbereitet

Ein global aktiver Pharmahersteller hatte einen Produktionsbetrieb erworben und plante zeitnah ein neues Lager f├╝r Produktionsmittel. Durch diesen Neubau ergab sich die Notwendigkeit, die Prozesskette von der Materialplanung bis zur Anlieferung an die Fertigungs- und Verpackungslinien neu zu gestalten. Dabei sollte die im Unternehmen eingesetzte SAP-Warehouse-Management-Konfiguration implementiert werden. Alle Verpackungsmaterialien waren bereits im Rahmen eines Outsourcing-Projektes bei einem Logistikdienstleister in unmittelbarer N├Ąhe ausgelagert. Sie wurden t├Ąglich durch Lieferabrufe der Produktion zugesteuert.

Optimale Logistikprozesse f├╝r Lager-Neubau entwickeln und umsetzen

Der Interim Manager wurde als Logistik-Experte damit beauftragt, optimale Logistikprozesse f├╝r den Neubau zu entwickeln und umzusetzen, sobald das Produktionsmittellager funktionsf├Ąhig sein w├╝rde. Zum Aufgabenbereich des Interim Managers z├Ąhlte auch, die maximalen Volumina an Verpackungen im neuen Lager zu bestimmen und eine angepasste Beschaffung mit dem Einkauf abzustimmen. Das war notwendig, weil das Ausbauvolumens des Lagers es nicht erlaubte, alle notwendigen Materialien im Neubau vorzuhalten. Der Interim Manager plante daher Bestandsreduktionen. Zudem konnten einige Verpackungen aufgrund ihrer Dimensionen nicht im Neubau eingelagert werden konnten. Der Interim Manager entwickelte einen Plan, die unmittelbare Verf├╝gbarkeit des Materials aus dem Lager mit einem hohen Anteil an Direktanlieferungen zu kombinieren. Zeitgleich sollten die Umfuhren aus dem Au├čenlager des Logistik-Dienstleisters weitgehend reduziert werden.

Au├čerdem galt es, den weiteren Materialfluss aus der Produktion inklusiv Prim├Ąrverpackung in die Sekund├Ąrverpackung sowie die anschlie├čende Produktionsentsorgung der Fertigware in ein zentrales Distributionszentrum zu ├╝berarbeiten.

Bereichs├╝bergreifendes Projektmanagement zur Digitalisierung der Logistikprozesse

Der Interim Manager arbeitete von Beginn an mit einem funktions├╝bergreifenden Team. Es bestand aus einem internen Projektleiter sowie Mitarbeitern aller Arbeitsbereiche. Um alle Details der Prozesse zu erfassen, involvierte der Interim Manager operative und planende Mitarbeiter aus dem Tagesgesch├Ąft bis zur Ebene der Teamleads in die Analyse und Prozessentwicklung. Damit erreichte er, dass auch kleinste Prozessschritte mit ihren Implikationen erfasst wurden. Das Team bewertete dann alle Schritte, ehe neue Prozesse festgelegt wurden.

Die Einbeziehung von Mitarbeitenden und F├╝hrungskr├Ąften wirkte sich au├čerdem entscheidend auf die Motivation und das Engagement der Beteiligten aus. Selbst Abteilungsleiter nahmen an Workshops teil, um grunds├Ątzliche ├ťberlegungen ihres Bereichs und Hintergr├╝nde zu bestimmten Abl├Ąufen zu erl├Ąutern, Prozessver├Ąnderungen zu diskutieren und gemeinsam im Team neue Prozesse festzulegen.

Bestm├Âgliche Praxisn├Ąhe durch Workshops auf dem Shopfloor

Beim Prozessdesign legten der Interim Manager und sein Team gr├Â├čten Wert auf bestm├Âgliche Praxisn├Ąhe. Deshalb verlegten sie Workshops recht bald auf den Shopfloor. Das erlaubte es, die neuen Prozesse im Detail mit den Gegebenheiten vor Ort abzustimmen, auf Machbarkeit zu pr├╝fen oder Anpassungen zu entwickeln, bevor neue Prozesse finalisiert wurden. Gleichzeitig pr├╝fte das Team, ob die neuen Prozesse den Anforderungen an die ÔÇ×Good Manufacturing PracticeÔÇť (GMP) gen├╝gten.

Umfassende Kommunikation f├Ârdert den Projektfortschritt

Der Interim Manager f├Ârderte den Projektfortschritt, indem er umfassend kommunizierte. In den Management-Meetings wurde regelm├Ą├čig berichtet und kritisch diskutiert. Dabei ergab es sich auch, dass neue Entwicklungen aus anderen Projekten in die weiteren ├ťberlegungen einbezogen werden konnten. Dieses Vorgehen sicherte die Beteiligung aller Ebenen und Funktionen. Zus├Ątzlich stimmten der Interim Manager und sein Team die Logistikprozesse fortlaufend mit der Corporate IT und dem IT-Dienstleister f├╝r die Implementierung ab.

Spezifische Anforderungen f├╝r Anpassung von SAP-WM erarbeitet

Aufgrund der genauen Darstellung der gesamten Prozesskette (auf Prozess Level 4) erreichte der Interim Manager den Detaillierungsgrad der funktionalen Anforderungen an das Warehouse- Management-System f├╝r dessen notwendige Anpassung. Das System unterst├╝tzte bis zu diesem Zeitpunkt lediglich Distributionsprozesse.

Anstatt ein separates Pflichtenheft zu erstellen, vereinbarte der Interim Manager mit der zentralen IT-Abteilung und dem global t├Ątigen IT-Dienstleister f├╝r die SAP-Implementierung, eine neue Variante der Funktionsbeschreibung durch Erg├Ąnzung bestehender bzw. zus├Ątzliche Funktionen zu erstellen. Somit konnte in kurzer Zeit ein gemeinsames Verst├Ąndnis f├╝r die notwendigen Erweiterungen wie auch Anpassungen erreicht werden, auf denen die Implementierung aufbaut.

Weitere Digitalisierung des Materialflusses in Logistik und Produktion vorbereitet

Aufgrund der detaillierten Analyse der operativen Abl├Ąufe wurden nicht nur die durch das SAP-WM unterst├╝tzten Prozesse festgelegt, sondern separat die anzustrebende, weiterf├╝hrende Digitalisierung des Materialflusses erfasst. Hierzu z├Ąhlten im Einzelnen:

  • Erweiterung der Materialstammdaten um die f├╝r Logistik relevanten Elemente
  • Einf├╝hrung eines einheitlichen Barcode-Konzepts f├╝r Eingangsmaterialien und Zwischenprodukte sowie NVE/SSCC f├╝r Fertigwaren
  • Anschaffung eines einheitlichen Scanner-Systems ├╝ber alle Bereiche zum Aufbau einer papierlosen Logistik
  • Aufbau einer SAP-Schnittstelle zum Logistikdienstleister, basierend auf EDI-Standards
  • Implementierung eines einfachen Cloud-basierten Slot Managements der Laderampen
  • Aufbau einer Business Process Management Software Ebene, um die zuk├╝nftig notwendigen Prozessvarianten abbilden zu k├Ânnen, ohne in den SAP Standard eingreifen zu m├╝ssen

Weiterf├╝hrende Schnittstellen zwischen SAP und LIMS wurden bis zum n├Ąchsten Entwicklungsmodul zur├╝ckgestellt, da das LIMS sich gerade im Aufbau befand.

Als wichtige Voraussetzung f├╝r die Einf├╝hrung von SAP-WM und alle weiteren Schritte zur Digitalisierung identifizierte der Interim Manager ein konsequentes Stammdatenmanagement. Dazu wurde ein internes Projekt zur Stammdaten-Bereinigung aufgesetzt.

Wegen neuer Komplexit├Ąt L├Âsung f├╝r Business Process Reengineering empfohlen

Der Interim Manager hatte die zu Beginn des Mandats f├╝r die aktuellen Produktionsanforderungen ein Prozessdesign aufgebaut, dass die Grundlage f├╝r die Implementierung des SAP-WM Standards bildete. Zum Projektende zeichnete sich ab, dass neue Produktlinien und neue Produktionsprozesse deutlich mehr Komplexit├Ąt brachten und mehr Flexibilit├Ąt erforderten. In diesem Zusammenhang empfahl der Interim Manager die Nutzung einer moderneren Business Process-Management-Software.

Der Nutzen des hier beschriebenen Projektes liegt in der Definition detaillierter Supply Chain Prozesse sowohl f├╝r die interne wie auch die externe Zusammenarbeit. Das gemeinsame erreichte Verst├Ąndnis ├╝ber die Hintergr├╝nde der Prozessdetails wie auch der notwendigen Anforderungen an aktuelle Verbesserungen und ebenso f├╝r anstehende Ver├Ąnderungen bildet eine nachhaltige Basis f├╝r die weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit. Der Auftraggeber war von der Leistung des Interim Managers in diesem 3 Monate dauernden Mandat so ├╝berzeugt, dass er ihn inzwischen f├╝r ein weiteres Projekt beauftragt hat.

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    Christoph Domhardt

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    Senior Consultant | Prokurist

    Stefan Gebel

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    Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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