PROJEKTBERICHT

Strukturwandel: von der Personalverwaltung zum Personalmanagement

HR Modernisierung | Mitarbeiterzufriedenheit | Verj├╝ngung

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Das Projekt in Stichworten:

  • Verj├╝ngung des HR-Teams stellt Weichen f├╝r reibungslose Nachfolgen
  • Modernisierung der Recruitingwege und der Bewerberadministration
  • Vakanzen besetzt - Altersdurchschnitt der Belegschaft deutlich gesenkt
  • Intensive F├╝hrungskr├Ąfteentwicklung pr├Ągt die Unternehmenskultur nachhaltig

Durch die K├╝ndigung des Personalleiters bot sich der neuen Gesch├Ąftsf├╝hrung die Chance, die Abteilung neu auszurichten und zu modernisieren. Ziel war es, die Altersstruktur sp├╝rbar zu senken, eine Personalentwicklung aufzubauen sowie die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich zu verbessern. Der Interim Manager ├╝bernahm die Personalleitung zun├Ąchst interimistisch und blieb letztlich fast drei Jahre in dieser Rolle.

Die ersten Monate waren gepr├Ągt von der Sicherstellung des Tagesgesch├Ąftes und einem hohen Handlungsdruck bei vielen Arbeitsvertr├Ągen, im Recruiting, in der Ausbildung, durch arbeitsrechtliche Themen und Tarifverhandlungen. Dann galt es, an den Prozessen und Strukturen zu arbeiten. Die drei besonderen Herausforderungen waren:

  • Bei langj├Ąhrigen und erfahrenen Mitarbeitern ÔÇ×kurz vor der RenteÔÇť eine Bereitschaft zur Ver├Ąnderung zu entwickeln
  • Diverse ├Ąltere Sachverhalte ÔÇ×aufzur├ĄumenÔÇť
  • Standort├╝bergreifende Modernisierungs- und Entwicklungsprojekte zu starten.

Verj├╝ngung des HR-Teams stellt Weichen f├╝r reibungslose Nachfolgen

Die Personalabteilung des Unternehmens (ca. 1.000 Mitarbeiter) mit mehreren Werken bestand aus 3 Mitarbeitern der Entgeltabrechnung und einem Personalleiter. Sie bildeten ein langj├Ąhrig eingespieltes Team, die Prozesse auch. Die Abrechnung lief auf dem AS 400-System ÔÇô aufwendig, aber stabil. Die Zeitwirtschaft war in jedem Werk etwas anders eingef├╝hrt. Workflows waren keine hinterlegt. Alle Prozesse liefen per Papier, E-Mail oder Zuruf, mit viel manueller Eingabe- und Kontrollarbeit. Das Know-how in der Abteilung war gewachsen und in den K├Âpfen verankert. 2 der 3 Mitarbeiter hatten nur wenige Jahre bis zum altersbedingten Austritt.

Mit der Einstellung einer HR-Werkstudentin wurde erstmals in eine Nachwuchskraft investiert. Dieser Schritt trug erheblich dazu bei, dass die Einf├╝hrung einer digitalen Personalakte innerhalb von nur drei Monaten zu einem fr├╝hen und wichtigen Erfolgserlebnis f├╝r alle wurde. Kurze Zeit sp├Ąter wurde ein Auszubildender zur Vorbereitung der Altersnachfolge in der Entgeltabrechnung in ein festes Besch├Ąftigungsverh├Ąltnis genommen. Die ÔÇ×alten HasenÔÇť der Personalverwaltung entwickelten eine gro├če Bereitschaft, die jungen Leute einzuarbeiten. Mit der Verj├╝ngung des HR-Teams hatte der Interim Manager die Basis f├╝r eine erfolgreiche Entwicklung der Abteilung gelegt.

Modernisierung der Recruitingwege und der Bewerberadministration

Im weiteren Verlauf des Projektes initiierte der Interim Manager zahlreiche neue Prozesse. Dazu z├Ąhlte die Modernisierung der Recruitingwege und der Bewerberadministration. Der Umstieg von Excel auf systemgest├╝tzte Kennzahlen und Analysen sowie die Umstellung von einer pauschalierten zu einer bedarfsorientierten Personal- und Budgetplanung bildeten weitere Schwerpunkte.

Vakanzen besetzt - Altersdurchschnitt der Belegschaft deutlich gesenkt

In weiteren Teilprojekten ordnete der Interim-Personalleiter das Ausbildungs- und Personalmarketing sowie die Ausbildung neu und f├╝hrte Mitarbeiter-Jahresgespr├Ąche ein. Als Pilotprojekt etablierte er in einem Werk eine Qualifikationsmatrix. Vakanzen konnten erfolgreich mit vergleichsweise jungen Bewerberinnen und Bewerbern besetzt werden. Am Ende des Einsatzes lag der Altersdurchschnitt der Belegschaft bei 45 Lebensjahren. Die Ausschreibung f├╝r eine neue Zeitwirtschaft war erledigt, die Abl├Âsung der AS 400 in der Vorplanung und die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sichergestellt.

Intensive F├╝hrungskr├Ąfteentwicklung pr├Ągt die Unternehmenskultur nachhaltig

Ein besonderes Teilprojekt bildete eine Mitarbeiterbefragung zur Arbeitgeber-Attraktivit├Ąt in Zusammenarbeit mit ÔÇ×Great Place to WorkÔÇť. Im Anschluss wurden Arbeitsgruppen f├╝r einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gebildet. Das Ziel: das Unternehmen zu einem Top-Arbeitgeber in Deutschland zu entwickeln. Zus├Ątzlich konzipierte und leitete der Interim-Personalleiter f├╝r alle F├╝hrungskr├Ąfte aller Standorte spezielle Workshops. Mit diesen Workshops sowie erg├Ąnzenden Schulungen in der F├╝hrungskr├Ąfteentwicklung und ÔÇôf├Ârderung setzte er wichtige Impulse f├╝r das F├╝hrungsverhalten und die Unternehmenskultur.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

Tanja Esmyol

Senior Consultant

Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

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