Modernisierung der Personalarbeit in einem Frachtunternehmen

In einem deutschen Logistik- und Frachtunternehmen mit zwei großen Anteilseignern war die HR-Leitung über Jahre lediglich mit Zwischenlösungen besetzt. Die HR-Mitarbeiter der Personalabteilung hatten mit den Jahren eine reaktive und administrative Arbeitshaltung entwickelt. Nach einem Wechsel in den CEO- und CFO-Positionen sollte die Personalabteilung auf ein neues, modernes Level gebracht werden. Hierfür wurde die Interim Managerin beauftragt.

Das neu geformte Managementteam machte es sich zur Aufgabe, das Unternehmen neu auszurichten. Dazu wurde unter anderem eine Projektmanagement-Office-Struktur (PMO-Struktur) geschaffen. Zudem initiierten die neuen Führungskräfte viele Projekte zu Prozessverbesserungen und Kostensenkungen in allen Unternehmensbereichen. Die damit zusammenhängenden Aufgaben wurden auf engagierte Mitarbeiter des Unternehmens verteilt. Zeitgleich erarbeitete das Unternehmen in Workshops die notwendigen Schritte, um einen Kulturwandel herbeizuführen.

Mitarbeiter der Personalabteilung neu motiviert und positioniert

Im HR-Bereich verwandte die Interim Managerin viel Energie darauf, die 7 HR-Mitarbeiter durch ihre proaktive und wertschätzende Kommunikation sowie ihre kollegiale Führungsweise zu einem motivierten und effizienten Team zu formen. Sie trug wesentlich dazu bei, das Team zu stabilisieren. Wichtig war ihr, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben aktiv und verantwortungsvoll wahrnehmen und auch die bisherigen HR-Prozesse hinterfragen und verbessern. Es gelang der Interim Managerin auf diese Weise, die Abteilung als kompetenten und gleichwertigen Partner sowohl im Managementteam als auch bei den Führungskräften zu etablieren und alle für eine kooperative Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu sensibilisieren.

Einige Projekte aus der PMO-Initiative wie z.B. die Entwicklung einer Nachfolgeplanung und die Vereinheitlichung der HR-Systeme wurden erfolgreich von HR-Mitarbeitern geleitet.

Krankheits- und Fehlzeiten durch verbessertes Gesundheitsmanagement gesenkt

Zu Beginn des Mandats war die Krankheits- und Fehlzeitenquote sehr hoch. Die Interim Managerin steuerte dem entgegen, indem sie das Gesundheitsmanagement deutlich aufwertete. Sie und andere Mitarbeiter des HR-Teams führten gemeinsam mit den jeweiligen Führungskräften Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern, um einerseits Unterstützungsleistungen und andererseits mögliche Konsequenzen der Fehlzeiten aufzuzeigen. Gleichzeitig führte die Interim Managerin Maßnahmen zur Gesundheitsförderung ein, die zuvor in Umfragen gewünscht worden waren.  

Führungskräfte für Disziplinar-Gespräche geschult | Freiwilligen-Programm verhandelt

Bereits sehr schnell nach Mandatsbeginn hatte die Interim Managerin erkannt, dass Fehlverhalten von Mitarbeitern oft nicht sanktioniert wurden. Das stellte sie ab, indem sie die Führungskräfte schulte und bei den Disziplinar-Gesprächen begleitete oder durch HR-Mitarbeiter begleiten ließ.

Um die Personalkosten zu reduzieren, bereitete die Interim Managerin ein Freiwilligenprogramm vor. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer erlangte sie in intensiven Verhandlungen die finanzielle Unterstützung bei den Anteilseignern und verhandelte das Programm mit den Betriebsparteien. Zum Ende des Mandates wurde das Freiwilligenprogramm erfolgreich begonnen.

Flexiblen Pandemie-Plan zu Beginn der Coronakrise erstellt und umgesetzt

In der Mitte des Mandats begann die Corona-Krise. Aufgrund der neuen Motivation des HR-Teams und der neu eingespielten kooperativen Zusammenarbeit von HR und Management Team war es möglich, sehr schnell einen Pandemie-Plan auf die Beine zu stellen. Diesen Plan passten Teams und Verantwortliche mit Updates immer wieder auf die jeweilige Situation an. Dadurch gelang es, die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter gut zu schützen.

Die Interim Managerin hat in diesem Mandat den HR-Bereich sowohl im eigenen Management, im Unternehmen als auch bei den Anteilseignern wieder auf ein anerkanntes Level gebracht. Der neu eingestellten Nachfolgerin übergab sie eine funktionierende HR-Abteilung sowie eine gute Grundlage für weitere notwendige Verbesserungen.