Monatsabschlüsse und Kosten-/Leistungsrechnung bei einem Lohndienstleister

Das Projekt in Stichworten:

• Erstellung verlässlicher Monatsabschlüsse und Optimierung der Prozesse im Rechnungswesen
• Einrichtung Bilanz- und GuV im Navision-ERP
• Etablierung Monatsabschlussbesprechungen auf GF/GL-Ebene mit Verantwortungsübernahme
• Einführung Reporting-Standards für Monatsabschlussbesprechung GF/GL
• Zeitgemäße Kosten- und Leistungsrechnung in Navision
• Coaching Familiennachfolge

Bei einem Lohndienstleiter hatte es einen Wechsel in der kaufmännischen Leitung gegeben. Zudem war das ERP-System nach einem Systemwechsel nur rudimentär nutzbar. Das Fehlen einer verlässlichen Zahlenbasis hatte das Vertrauen der Geschäftsführung in den kaufmännischen Bereich erheblich gemindert.

Das Unternehmen besteht aus zwei rechtlich selbstständigen Standorten mit rund 250 Mitarbeitern. Es ist als Lohndienstleister in der Land- und Forstwirtschaft sowie angrenzenden Geschäftsfeldern tätig.

Verlässliche Monatsabschlüsse und zweckmäßige Führungsbesprechungen

Die erste Aufgabe bestand in der Analyse der Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungszahlen und in der Bereitstellung von aussagefähigen Monatsabschlüssen. Durch Anpassung einiger Prozesse und Konfigurationen des Enterprise-Resource-Planning-Systems Navision versetzte der Interim Manager das Unternehmen in die Lage, verlässliche Monatsabschlüsse zu erstellen. Dadurch konnte der kaufmännische Bereich das Vertrauen der Geschäftsführung zurückgewinnen. Die Einführung eines verbindlichen Terminkalenders für alle den Monatsabschluss betreffenden Aufgaben sowie dazugehörige Besprechungen von Geschäftsführung und Gruppenleitern stützte diesen Prozess.

Die Leitung der monatlichen Ergebnisbesprechungen auf GF/GL-Ebene übernahmen der Interim Manager und sein Partner. Zweck war, auch in diesem Kreis die Verantwortung der Teilnehmer für den jeweils eigenen Bereich einzufordern und zu etablieren. Zudem diente das Vorgehen dazu, Reporting-Standards auf dieser Ebene festzulegen und einzuüben.

Kosten- und Leistungsrechnung schafft Klarheit über Gewinnpotenziale

Das Unternehmen ist nach Geschäftsfeldern organisiert. Zu Beginn des Interim Mandates war nicht klar: „Wo verdienen wir Geld?“. Um diese Klarheit zu schaffen, konzipierte und implementierte der Interim Manager im ERP-System eine die Geschäftsfelder abbildende Kosten- und Leistungsrechnung. Das Grundkonzept umfasst eine moderne stufenweise Fixkostendeckungsrechnung mit Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Da Maschinen und Mitarbeiter häufig nicht nur für ein Geschäftsfeld arbeiten, beinhaltet das Modell zudem eine interne Leistungsverrechnung zu Normkostensätzen. Die Ressourcenzuordnung zu Geschäftsfeldern und Kostenstellen spiegelt die organisatorische Verantwortung.

Zusätzliche Komplexität entstand durch zwei rechtlich selbstständige Standorte, die jedoch gemeinsam Aufträge und Ressourcen disponieren und die Anbindung von datenliefernden Vorsystemen, die die rechtliche und organisatorische Trennung der Standorte nicht eindeutig kennen. Auch diese Herausforderung konnte der Interim Manager erfolgreich in den Systemen abbilden.

Generationswechsel: Coaching in der Unternehmensnachfolge

Neben den Hauptaufgaben konnte der Interim Manager, der auch zertifizierter Business-Coach ist, die Unternehmensnachfolge zwischen dem Senior-Inhaber und seinen Kindern erfolgreich coachen.