Der Interim Manager wurde von einem noch jungen Unternehmen für Immobilienverwaltung als Interim Leiter Finanzen (Interim CFO) beauftragt. Zudem wurde das Interim Mandat kurze Zeit später auf die Rolle des Interim Personalleiters ausgeweitet. Der Projektauftrag: Der Interim Manager sollte ein Konzept für die Reorganisation und Neustrukturierung des Unternehmens für Property Management entwickeln und umsetzen.
Management für Immobilienportfolio mit rund 7.500 Wohneinheiten
Das auftraggebende Unternehmen war Ende 2015 nach einem Immobiliengeschäft zwischen der Vonovia AG und der Deutsche Asset Management (heute DWS) gegründet worden. Es sollte das Property Management für ein Immobilienportfolio mit rund 7.500 Wohneinheiten an fünf Standorten in Norddeutschland sicherstellen.
Nach dem überraschenden Ausscheiden der Leiterin Finanzen sprang der Interim Manager ein, um diesen Fachbereich befristet zu übernehmen und zu optimieren. Es wurde jedoch sehr schnell deutlich, dass die Vakanz nicht das wesentliche Problem darstellte. Vielmehr war das Unternehmen weder in der Führung noch in der Struktur effizient und effektiv. Das hatte negative Auswirkungen auf die Liquidität und das Ergebnis.
Zu den Problemen zählte auch, dass Geschäftsführung und Gesellschafter des Property Managements in Frankfurt residierten. Am Immobilienstandort gab es hingegen keine Entscheider und keine persönliche Führung.
Als kommissarischer Niederlassungsleiter für fünf Standorte verantwortlich
Nach ausführlichen Besprechungen mit den Immobilienbesitzern und Gesellschaftern sowie Mitarbeitenden des Property-Management-Unternehmens entwickelte der Interim CFO innerhalb von zwei Wochen ein Konzept zur Reorganisation und Neustrukturierung des Unternehmens. Für die Umsetzung machten die Auftraggeber zur Bedingung, dass der Interim Manager den Transformationsprozess selbst leitet. Für diesen Prozess fungierte er vorübergehend als Niederlassungsleiter an den fünf Standorten.
Funktionsbereiche neu zugeschnitten und mittlere Führungsebene geschaffen
Nach einer Analyse der Abläufe und Zuständigkeiten innerhalb der Fachbereiche hat der Interim Manager im nächsten Schritt die Abteilungen entlang der Funktionen neu zugeschnitten beziehungsweise erstmalig geschaffen. Daraus entstanden die Bereiche Bewirtschaftung, Technik, Betriebskostenabrechung und Vertragsmanagement. Ferner definierte der Interim Manager Schnittstellen zwischen den Funktionsbereichen und bestimmte Ansprechpartner für eine reibungslose Kommunikation und die inhaltliche Übergabe. Zudem schuf er eine mittlere Führungsebene, inklusive Positionsbeschreibungen, Definition von Verantwortlichkeiten und Zuweisung von Kompetenzen. Die zentralen Aufgaben von IT, Finanzen, HR und interner Verwaltung/Sekretariat wurden als divisionale Komponente oberhalb der Funktionsstruktur angesiedelt.
Neuer kaufmännischer Leiter und neuer Leiter IT bringen neue Kompetenzen ein
Für die notwendigen personellen Verstärkungen erarbeitete der Interim Manager gemeinsam mit einer Personalagentur Stellenausschreibungen. Neben mehreren Sachbearbeitern stellte das Unternehmen einen kaufmännischen Leiter und einen Leiter Technik neu ein. Die hinzugewonnenen Kompetenzen und Erfahrungen machten die Organisation insgesamt belastbarer und schlagkräftiger.
Bessere Kommunikation und Transparenz bewirken Sprung nach vorne
Die Reorganisation stellte die interne Funktionsfähigkeit wieder her: Das Unternehmen als Organismus begann zu leben, die Abläufe griffen ineinander. Die Kommunikation und Transparenz im Unternehmen erfuhren einen großen Sprung nach vorne. Die Mitarbeitenden sprachen wieder mehr miteinander als übereinander. Fraktionen lösten sich auf und die Motivation stieg spürbar. Die Mitarbeitenden kamen wieder gerne ins Büro und hatten Freude an der Arbeit. Das wirkte sich insgesamt positiv auf die Produktivität und die Kennzahlen des Unternehmens aus. Der ursprüngliche Auftrag als Interim CFO erledigte sich damit fast von selbst.
Unternehmen mit neuem Personal und Strukturen ins Wachstum geführt
Aktuell ist das Unternehmen wieder auf Wachstum ausgerichtet. Neue Sachbearbeiter und Führungskräfte sind eingestellt. Das Unternehmen ist zukunftsfest in der Lage, das Property Management für neue Portfolios zu übernehmen und weitere Projekte umzusetzen. Die neue Struktur hat sich als effizient und belastbar erwiesen, ohne dabei unflexibel zu sein.
Der Transformationsprozess wurde nach sieben Monaten erfolgreich abgeschlossen. Der Interim Manager hat seine Aufgaben an den Kaufmännischen Leiter übergeben. Die Anteilseigner der Immobilienverwaltung und die Besitzer der Immobilien sind mit Performance und Perspektive zufrieden.
