Wie können Unternehmen das Projektmanagement optimieren?
Wenn Projekte aus dem Ruder laufen und das Unternehmen mit dem Projektgeschäft unbefriedigende Ergebnisse erzielt, liegt die Ursache nicht selten an einem unzureichenden Projektmanagement. Ich unterstütze Sie bei der Ursachenforschung und der Erstellung einer Roadmap zur Verbesserung Ihrer Projektmanagement-Systematik. Diese beinhaltet
- eine strukturierte Beschreibung von optimierten Projektmanagement-Prozessen und Methoden sowie
- einen Plan für deren Umsetzung.
Hierfür helfe ich Ihnen bei der Auswahl geeigneter Werkzeuge und Tools sowie vor allem bei der Schulung der verantwortlichen Projektleiter und Teammitglieder.
1. Erstellen Sie eine zuverlässige Projektstatus-Analyse
Am Beginn eines jeden Beratungsprojekts sollte immer eine offene und ehrliche Analyse des aktuellen Zustands Ihrer Projekte im Vordergrund stehen. Häufig ist mangelnde Transparenz im Projekt-Berichtswesen eine wesentliche Ursache für schlechte Performance. In diesem Zuge sollten Sie alle verfügbaren Daten der Aufträge hinsichtlich Aufgaben und Zielen, also
- Leitungserbringung,
- Terminsituation,
- Fortschritt,
- Kosten und Ertrag sowie
- Projekt-Cashflow
auswerten. Die daraus abgeleiteten Erkenntnisse müssen Sie dann durch zielgerichtete Interviews mit den Schlüsselpersonen des Projekts verifizieren. Das heißt: Arbeiten Sie im Gespräch mit dem Projektleiter und den wichtigsten Teammitgliedern des Projekts heraus, wie die Daten im Hinblick auf den tatsächlichen Zustand des Projekts, etwa auf der Baustelle, zu interpretieren sind. Zur Abrundung sollten Sie abschließend Gespräche mit dem Management des Unternehmens führen. Als Ergebnis erhalten Sie eine zuverlässige und transparente Beschreibung über den Staus Ihres Projekt-Portfolios.
2. Stellen Sie Abweichungen von der Projektplanung fest
Vergleichen Sie dann die Beschreibung des aktuellen Zustands der einzelnen Projekte mit der bei Projektbeginn erstellten Planung in Bezug auf Leistungserbringung, Termine, Kosten und Erlöse. Bei komplexen, langlaufenden Projekten ist es üblich, dass sich dabei Abweichungen zeigen. Ist das der Fall, sollten Sie diese analysieren, um insbesondere die Ursachen herauszufinden. Dabei geht es vor allem darum, zu erkennen, ob es sich um einen einmaligen Vorfall handelt, der möglicherweise außerhalb der eigenen Kontrolle liegt, wie beispielsweise die Beschädigung von Ausrüstungen während des Transports. Möglicherweise liegt aber auch ein Muster vor, das auf einen systematischen Mangel deutet, wenn zum Beispiel immer wieder der gleiche Fehler in bestimmten Engineering-Dokumenten auf der Baustelle festgestellt wird.
Im Anschluss sind mögliche Maßnahmen für jedes einzelne Projekt zu identifizieren, mit denen negative Auswirkungen auf das Projektergebnis vermieden oder zumindest minimiert werden können. Falls ein Vertragspartner eine Abweichung verursacht haben sollte, sind Schritte einzuleiten, mit denen sich mögliche negative Auswirkungen im Wege eines Vertragsnachtrags kompensieren lassen.
Bei systematischen Mängeln und Problemen liegen die Ursachen meist in den angewandten Abläufen und Methoden. Somit erhalten Sie hiermit wichtige Informationen, an welchen Stellen Sie bei der Optimierung Ihrer Projektmanagement-Systematik ansetzen müssen.
3. Führen Sie eine realistische Projekt-Risikoanalyse durch
Projekte im Maschinen- und Anlagenbau sind typischerweise durch lange Laufzeiten gekennzeichnet. In Umfeldern, die immer mehr durch VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) geprägt sind, resultiert daraus eine verstärkte Unsicherheit – für den Projektleiter, die Projektbeteiligten und für die Projektabwicklung selbst. Umso wichtiger ist es, nicht nur zum Zeitpunkt des Projektstarts eine klare Projektabwicklungsstrategie zu entwickeln, sondern auch im Verlauf der Projektdurchführung die Risiken und Chancen für das Projektergebnis unter Berücksichtigung der aktuellen Gegebenheiten immer wieder neu zu identifizieren.
Dazu ist es unabdingbar, eine realistische Risikoanalyse auf der Basis von Risiko-Workshops und -Assessments mit den relevanten Fachbereichen aus Ihrem Hause durchzuführen. Dabei hat es sich in der Praxis als hilfreich erwiesen, mit Checklisten zu arbeiten, die sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte bei der Diskussion adressiert werden. Zudem lassen sich die Risiken so nach Themenblöcken clustern, etwa technologische, kalkulatorische oder vertragliche Risiken, wodurch sich auch das Risikomanagement strukturieren lässt. Als Ergebnis erhalten Sie eine Risikomatrix, welche die Basis für ein proaktives Risikomanagement für das jeweilige Projekt bildet, einschließlich geeigneter Maßnahmen, um mögliche negative Auswirkungen auf das Projektergebnis so weit wie möglich zu vermeiden.
Denn das in der Praxis größte Risiko für Ihre Anlagenbau-Projekte: Risiken, die Sie nicht „auf dem Schirm“ haben.
4. Erstellen Sie eine Projektmanagement-Roadmap mit Korrekturmaßnahmen
Aus den Ergebnissen der Projektstatus-Analyse ergeben sich auch Erkenntnisse über den Zustand Ihres Projektmanagement-Systems. Daraus können Sie eine Analyse der Methoden, Prozesse und Strukturen ableiten, die zur Steuerung der Projekte angewendet werden. Beispielhaft einige Fragestellungen, die in diesem Zusammenhang analysiert werden sollten:
- Wie erfolgt die Projektselektion im Rahmen der Geschäftsanbahnung?
- Wie stellen Sie eine realistische Planung hinsichtlich Kosten und Terminen während der Angebotserstellung sicher?
- Wie sind die Verantwortlichkeiten für Vertragsverhandlung und die Freigabe zur Unterschrift geregelt?
- Wie steuern Sie die Projektabwicklung und das Risikoprofil des Projekt-Portfolios?
- Wie erfolgt die Auswahl der Mitarbeitenden und Personalzuordnung für die einzelnen Projekte?
Diese Analyse bildet dann die Basis für die Entwicklung zielgerichteter Korrekturmaßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, das Management Ihres Projektportfolios zu optimieren und durch ein „State-of-the-art“-Projektmanagement die Ergebnisse Ihrer Projekte zu verbessern. Diese können Sie dann in einen Plan einfließen lassen, in dem Sie den Weg für die konkrete Umsetzung der einzelnen Maßnahmen beschreiben.
5. Formulieren Sie Richtlinien zur Optimierung des Projektmanagements
Ein professionelles Projektmanagement bildet das Fundament für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Gleichzeitig ist es von entscheidender Bedeutung, dass die angewendeten Methoden an den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind. Das umfasst mindestens zweierlei:
- Die Definition effizienter und einheitlicher Abläufe für die Planung und Durchführung Ihrer Projekte: In der Praxis hat es sich bewährt, zunächst die einzelnen Phasen eines typischen Projektablaufs festzulegen, und dann die Prozesse entlang dieser Projektphasen für die einzelnen Projektmanagement-Wissensgebiete (z. B. Terminmanagement, Kostenmanagement, Dokumentenmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement etc.) zu beschreiben.
- Die Entwicklung von Projektmanagement-Strukturen für die zielgerichtete und erfolgreiche Steuerung Ihres Projekt-Portfolios. Hierunter fallen Regelungen für eine strukturierte Projekt-Selektion mit klarer Projekt-Governance, z. B. durch einen Stage-Gate-Prozess mit klaren Freigaberegeln durch verschiedene Management-Ebenen auf Basis einer Risiko-Kategorisierung der Projekte. Diese Kategorien können dann in der Projektabwicklung auch als Basis für einen regelmäßigen Review-Zyklus des Projekt-Portfolios auf den verschiedenen Management-Ebenen dienen.
Das alles fließt ein in ein Projektmanagement-Handbuch mit praxisnahen Richtlinien für eine optimierte Projektmanagement-Systematik.
6. Stellen Sie eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Toolbox zusammen
Für eine erfolgreiche Projektarbeit benötigen alle Projektbeteiligten Projektmanagement-Tools, die abgestimmt sind auf die definierten Prozesse und Methoden. Um diese Toolbox zusammenzustellen, kann es sinnvoll sein, zunächst Einzellösungen für verschiedene Aufgaben oder Aufgabenstellungen während der Projektplanung und -durchführung auszuwählen, mit dem Ziel, möglichst schnell für Ihr Unternehmen passende Werkzeuge zum Einsatz zu bringen, zum Beispiel MS-Project für die Terminplanung oder Projektberichte auf Excel-Basis. Die Erfahrungen aus der Anwendung dieser Tools kann dann später genutzt werden für die Implementierung einer umfassenden Projektmanagement-Software, die den gesamten Projektmanagement-Prozess ganzheitlich abbildet.
7. Führen Sie Schulungen und Trainings durch
Der letzte und zugleich entscheidende Schritt in der Umsetzung einer optimierten Projektmanagement-Systematik besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die definierten Prozesse und Methoden zusammen mit den darauf abgestimmten Tools in ihrer Tagesarbeit bei der Planung und Durchführung der Projekte nutzen und einsetzen. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie ein zielgruppenorientiertes Projektmanagement-Curriculum entwickeln. Es beinhaltet die Beschreibung der Lerninhalte und die Definition der anzuwendenden Lehrmethoden. Hierunter fallen sowohl klassische Formate wie
- Roadshows,
- Seminare und
- Workshops,
aber auch moderne Kommunikationsmittel wie
- Online-Trainings und
- E-Learning,
zumal infolge der Pandemie Webinare und andere Online-Formate eine breite Akzeptanz gefunden haben.
Erfahrungsgemäß lohnt sich spätestens an dieser Stelle der Rückgriff auf einen externen Berater, der Sie bei der Konzeption der einzelnen Elemente des für Sie definierten Schulungsprogramms sowie als Trainer für die Durchführung von entsprechenden Seminaren zur Verfügung steht.
