Der Regionalleiter eines überregionalen Altenhilfeträgers engagierte den Interim Manager, um die vakante Position des Einrichtungsleiters für mehrere Monate zu überbrücken. Denn die Aufsichtsbehörden hatten aufgrund diverser Schwierigkeiten einen Aufnahmestopp für die Einrichtung verfügt. Der Interim Manager übernahm alle Leitungsaufgaben. Daneben beauftragte der Träger ihn in der Rolle eines Chief Restructuring Officers damit, die Personalorganisation schnell zu optimieren und die personelle Krise zu überwinden.
Stellen in der Verwaltung und der Pflegedienstleitung besetzt
Der Interim Manager entwickelte umgehend einen dezidierten Ziel- und Maßnahmenplan. Am dringlichsten war, unbesetzte Stellen in der Verwaltung und in der Pflegedienstleitung zeitnah zu besetzen. Der Interim Manager fand geeignete Bewerberinnen und Bewerber, besetzte die Stelle und leitete das Onboarding der neuen Mitarbeitenden. Gemeinsam mit der neuen Pflegedienstleitung entwickelte und implementierte er einen Akutplan, der Defizite im Qualitätsmanagement behob.
Dialog mit Aufsichtsbehörden - Belegungsstopp aufgehoben
Im nächsten Schritt vermittelte der Interim Manager im Austausch mit Heimaufsichtsbehörde und dem Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK). Die Neueinstellungen, die neuen Vorgaben für qualitätsorientierte Pflege und der neue Ton im Dialog mit den Partnern führten dazu, dass der Belegungsstopp aufgehoben werden konnte. Das Belegungsmanagement nahm erneut Fahrt auf. Akquisitionen waren sogar aus dem eng benachbarten Nachbarland möglich.
Kommunikation mit Mitarbeitenden und Angehörigen verbessert
In einem anderen Teilprojekt verbesserte der Interim Manager die Kommunikation der Einrichtung. Er führte eine auf Effizienz ausgelegte Regelkommunikation ein. Dadurch konnte der bereichsübergreifende Informationsfluss verbessert und Absprachen erheblich erleichtert werden. Zudem initiierte und leitete er regelmäßige Gesprächsrunden mit Angehörigen und Betreuerinnen. Zudem führte er viele Einzelgespräche mit kritischen Angehörigen. Die proaktive Kommunikation trug wesentlich dazu bei, das Klima für Bewohnende, Mitarbeitende und Angehörige deutlich zu verbessern.
Coaching für Führungskräfte und Konsolidierung des Stellenplans
Ein weiteres wesentliches Element der Arbeit des Interim Managers waren Coaching und Unterstützung der mittleren Leitungsebene, damit diese ihre Führungsarbeit auf die Bereichs- und Unternehmensziele besser ausrichten konnten. Die Personalführungsarbeit verzeichnete bald Erfolge. Wertvolle Mitarbeiterinnen, die bereits gekündigt hatten, konnten gehalten werden.
Schließlich konsolidierte der Interim Manager den Stellenplan. Dadurch konnte der kostenintensive Einsatz von Fremd- und Leiharbeitern nach und nach reduziert werden.
