Payroll Outsourcing lohnt sich nur selten

Wie Sie die häufigsten Fehler beim Payroll Outsourcing vermeiden

Payroll Outsourcing ist nur dann sinnvoll, wenn die Voraussetzungen stimmen. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie die drei häufigsten Fehler beim Payroll Outsourcing vermeiden.

1. Fehler: Kostensenkungseffekte überschätzen

Der mit Abstand häufigste Fehler bei der Planung von Outsourcing-Projekten ist die Erwartung, mit der Auslagerung nennenswert Kosten sparen zu können. Wenn die Entgeltabrechnung in gleicher Qualität bestehen bleiben soll, ist das fast ausgeschlossen. Berichte über massive Kostensenkungseffekte sind bei genauerer Betrachtung meistens nicht haltbar, weil sie die Kosten nicht vollständig erfassen.

Woran liegt es also, dass sich Payroll Outsourcing selten rechnet? 
Bei der Kostenkalkulation im Vorfeld wird häufig übersehen, dass es nach dem Outsourcing noch Personen im Unternehmen geben muss, die als Koordinatoren fungieren. Diese HR-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Die Faustformel für die „Retained Organisation“ lautet: Pro 500 Mitarbeitende braucht es etwa 0,5 Vollzeitäquivalente (Full Time Equivalent, FTE) als Kapazität.

Dazu ein Berechnungsbeispiel: Ein Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitenden hat vier Beschäftigte in der Gehaltsabrechnung. Die Personalkosten dafür betragen pro Jahr 200.000 Euro. Wenn also die Abrechnung ins Outsourcing geht, müssen zwei Mitarbeitende verbleiben – schon allein wegen der Vertretungsproblematik. Daraus ergeben sich jährliche Kosten in Höhe von 100.000 Euro.

Mit den anderen 100.000 Euro gilt es, 24.000 Monatsabrechnungen pro Jahr zu erstellen. Damit dürfte eine Abrechnung nur 4,17 Euro pro Stück kosten, damit sich Unternehmen hier nicht verschlechtern. Das ist unrealistisch. Eher ist anzunehmen, dass gute Dienstleister für ihren Service acht bis elf Euro je Abrechnung ansetzen. Bei acht Euro pro Abrechnung ergeben sich 192.000 Euro für den Dienstleister – plus 100.000 Euro eigene Kosten. Das Ergebnis beläuft sich auf stolze 292.000 Euro, eine Steigerung um 46 Prozent.

2. Fehler: Falsche IT-Umgebung für reibungsloses Payroll Outsourcing wählen

Viele Unternehmen machen bei der Wahl des Outsourcing Providers den entscheidenden Fehler, indem sie die Frage nach der passenden IT-Umgebung nicht oder nur unzureichend berücksichtigen. Nicht selten entscheiden sich Firmen für einen Provider, ohne sich vorab mit dessen Gehaltsabrechnungsprogramm zu beschäftigen. Wenn die Software des Providers aber beispielsweise keine automatischen Schnittstellen zu Zeitwirtschaft, Buchhaltung und HR-Informationssystem des Auftraggebers hat, wächst der manuelle Aufwand in der Regel erheblich. Daraus ergeben sich steigende Kosten und abnehmende Effizienz auf beiden Seiten.

Um das richtige Gehaltsabrechnungsprogramm wählen zu können, bedarf es umfangreicher Fachkenntnisse. Es kann also niemand eine Entscheidung treffen, der Payroll als Blackbox bezeichnet. Der dringende Rat: Holen Sie sich vor der Entscheidung über einen Payroll Outsourcer unbedingt unabhängige Kompetenz an Bord. Qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten aus unserer Datenbank finden Sie im Payroll-Bereich.

3. Fehler: Mit Outsourcing internen Probleme lösen wollen

Nicht selten erwarten Unternehmen, dass sich wiederkehrende Probleme in der Gehaltsabrechnung durch Payroll Outsourcing lösen lassen. Diese Erwartung muss zwangsläufig enttäuscht werden. Payroll Provider sind das letzte Glied im Prozess der Entgeltabrechnung. Sie übernehmen Daten vom Unternehmen und verarbeiten diese in einem standardisierten Prozess. Wenn Auftraggeber aber falsche Daten erheben oder übergeben, wird am Ende des Prozesses naturgemäß ein falsches Ergebnis stehen.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein möglicherweise erfolgreiches Payroll Outsourcing ist es also, Probleme mit unternehmensinternen HR-Prozessen in der (digitalen) Entgeltabrechnung intern zu lösen. Das gilt ebenso für Mängel in der internen Zusammenarbeit wie für fehlende Wertschätzung für die eigenen Mitarbeitenden.
 

Fazit: Payroll Outsourcing lohnt sich nur selten

Payroll Outsourcing kann nur dann zufriedenstellend funktionieren, wenn Sie in Ihrem Unternehmen über saubere HR-Prozesse verfügen, den richtigen Provider passend zu Ihrer Infrastruktur wählen und sich keine Illusionen über die Höhe der Einsparungen machen.

Diese Outsourcing-Alternativen sind erfolgversprechend

Wenn sich also die Gehaltsabrechnung für das Outsourcing nur selten eignet, bleibt die Frage: Welche Auslagerungen bieten sich als Alternative an? In der Praxis lassen sich beispielsweise bei folgenden Tätigkeiten und Prozessen sehr viel einfacher Kosten senken und Aufwände reduzieren:

• Erstellung von versicherungsmathematischen Gutachten für die betriebliche Altersversorgung
• Administration der Anwartschaften auf Betriebsrente
• Abrechnung der Versorgungsbezüge
• Erstellung von Arbeitszeugnissen

Über den Autor
Der Autor hat 2025 das 20-jährige Jubiläum als HR Interim Manager erreicht. Häufig wird er als Leiter von HR Services oder HR Shared Service Centers beauftragt. Zu den besonderen Kompetenzen des Interim Managers zählen Insourcing- und Outsourcing-Projekte im HR-Umfeld sowie IT-Prozesse zur Vereinfachung und Standardisierung komplexer Anforderungen an die Personalabrechnung. Aus seiner Tätigkeit berichtet er unter anderem in den Projektberichten Überbrückung Leiter HR Service Center Sensoren-Hersteller und Überbrückung Leiter HR Service Naturkosmetik. 

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