Elternzeitvertretung: Passende Lösungen für die schönste Herausforderung der Welt

Elternzeitvertretung: Vertragsformen und Grundlagen

Für eine Elternzeitvertretung braucht also nicht nur die passende Person mit den passenden Kompetenzen, sondern auch den passenden rechtlichen Rahmen. Unternehmen können dabei zwischen mehreren Vertragsmodellen wählen:

• Dienstleistungsvertrag:
  Der Dienstleistungsvertrag eignet sich für Positionen mit klar umrissener Verantwortung, Ergebnisorientierung und Gestaltungsfreiheit, zum Beispiel im Projektmanagement oder in Führungsrollen. Die Abrechnung erfolgt üblicherweise auf Tages- oder Stundenbasis. Die Fachkraft handelt eigenverantwortlich, ist nicht weisungsgebunden und trägt das unternehmerische Risiko ihrer Tätigkeit selbst – einschließlich Verdienstausfall bei Urlaub und Krankheit sowie allen Kosten der sozialen Absicherung.
• Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ):
  Die Arbeitnehmerüberlassung kommt insbesondere dann in Frage, wenn die Vertretung ins Tagesgeschäft eingebunden ist und weisungsgebunden arbeiten soll, etwa in der Linienfunktion. Die Fachkraft bleibt bei einem Interim Management Provider angestellt. Voraussetzung ist, dass der Provider – wie Deutsche Interim AG – über eine entsprechende Genehmigung der Bundesanstalt für Arbeit verfügt. Das Kunden-Unternehmen zahlt einen vereinbarten Stundensatz, die Kosten für Urlaub, Krankheit und soziale Absicherung trägt der Dienstleister.
• Befristete Anstellung:
  Hier wird die Fach- oder Führungskraft für die Elternzeitvertretung auf Basis eines sachlich befristeten Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 1 TzBfG in Verbindung mit § 21 BEEG) direkt beim Unternehmen angestellt. Eine unmittelbare Weisungsbefugnis und Einbindung in die betrieblichen Abläufe des Unternehmens ist damit – wie bei anderen Angestellten – möglich. Die Kosten und Risiken für Urlaub, Krankheit und soziale Absicherung trägt das Kunden-Unternehmen.

Welches Modell zu Ihrer Situation passt, hängt von mehreren Faktoren ab – von Dauer und Funktion der Elternzeitvertretung bis hin zur Unternehmenskultur. 
 

Checkliste: Elternzeitvertretung strategisch planen

➡️ Weitblick zeigen und rechtzeitig mit der Planung beginnen
Eine Elternzeit ist in der Regel frühzeitig bekannt. Nutzen Sie diesen Planungsvorlauf, um Aufgaben, Kompetenzen und Schlüsselprozesse zu identifizieren, die während der Abwesenheit abzusichern sind.

➡️ Den tatsächlichen Bedarf analysieren: Was ist erfolgskritisch?
Welche Verantwortungen lassen sich intern abfedern? Und an welcher Stelle sind externe Ressourcen sinnvoller? Identifizieren Sie Rollen, deren Besetzung für Projekte, Kundschaft oder Teams unverzichtbar ist.

➡️ Die passende Vertragsform wählen – flexibel und rechtssicher
Ob befristeter Vertrag zur Elternzeitvertretung, Dienstleistungsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung: Wählen Sie das Modell, das zur Funktion, zur Dauer des Einsatzes und zur Kultur Ihres Unternehmens am besten passt.

➡️ Übergänge aktiv gestalten, statt nur übergeben
Sorgen Sie für strukturierte Übergaben und klare Zuständigkeiten. Wissenstransfer, interne Akzeptanz und eine definierte Einarbeitungsphase machen den Unterschied zwischen Stillstand und Fortschritt.

➡️ Transparent kommunizieren – intern wie extern
Informieren Sie Teams, Führungskreise und gegebenenfalls externe Stakeholder frühzeitig über die Elternzeitvertretung. Eine klare und transparente Kommunikation schafft Vertrauen und sorgt für Akzeptanz auf allen Ebenen.

Elternzeitvertretung in der Praxis: Drei reale Szenarien

• F&E-Abteilung in einem Industrieunternehmen
  Als die technische Teamleitung eines Automobilzulieferers in Elternzeit geht, steht ein neues Projekt an: die Implementierung eines innovativen Fertigungsschritts. Die Sorge ist groß: Kann das Projekt auf Kurs bleiben? Die Lösung: Eine Interim Führungskraft mit Erfahrung im Lean Engineering übernimmt. Nicht nur das Projekt wird planmäßig realisiert, der Interim Manager entwickelt auch eine neue Schnittstelle zur Qualitätssicherung, die das Unternehmen langfristig nutzt.
• Marketing und Kommunikation in einem Softwareunternehmen
  Ein SaaS-Anbieter steht vor dem Ausbau seines Online-Marketings. Zeitgleich meldet sich die Head of Marketing in Elternzeit ab. Die Interim Lösung: Ein erfahrener Marketingprofi mit Digitalfokus übernimmt. Er analysiert bestehende Maßnahmen, implementiert neue KPIs und baut ein funktionierendes Lead-Nurturing-System auf. Nach der Rückkehr der Head of Marketing ist nicht nur der Status quo erhalten geblieben. Nein, der Interim Manager hat das digitale Marketing weiterentwickelt und messbare Fortschritte erzielt.
• Controlling im Mittelstand
  Die Controlling-Leiterin eines Maschinenbauunternehmens fällt zwölf Monate aus. Ein klassischer Fall für einen befristeten Vertrag? Möglich. Doch die Geschäftsführung entscheidet sich für ein Interim Mandat. Die eingesetzte Fachkraft für Controlling überarbeitet die Forecast-Prozesse, verbessert das Reporting und bringt neue Standards für Kostenstellenverantwortliche ins Unternehmen – sinnvolle Verbesserungen, die sonst oft im Alltag untergehen.
   

In drei Schritten zur Elternzeitvertretung

1. Bedarf ermitteln
   Wann beginnt die Elternzeit? Und wie lange wird sie voraussichtlich dauern? Welche Aufgaben müssen zwingend extern abgedeckt werden? Welche Kompetenzen und Führungserfahrungen sind notwendig? Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Bedarfserhebung und Zieldefinition.
2. Passende Persönlichkeiten finden
   Auf Basis Ihres Anforderungsprofils empfehlen wir Ihnen geeignete Kandidatinnen und Kandidaten aus unserer Datenbank mit rund 4.500 qualifizierten Fach- und Führungskräften – mit klaren Profilen, branchenspezifischem Know-how und nachgewiesener Projekterfahrung. Interviews und Auswahlgespräche führen wir gemeinsam mit Ihnen durch.
3. Einstieg begleiten
   Ob befristeter Vertrag zur Elternzeitvertretung, Dienstleistungsvertrag oder ANÜ – wir wählen gemeinsam mit Ihnen die passende Vertragsform aus, unterstützen Sie bei Einarbeitung sowie Übergabe und stehen auch während des Einsatzes beratend zur Seite. So bleibt Ihre Organisation stabil und reaktionsfähig.
    

Warum sich Interim Management auch wirtschaftlich lohnt

Natürlich stellen sich viele Verantwortliche die Frage nach den Kosten. Interim Professionals rechnen meist auf Tagesbasis ab – je nach Qualifikation liegen die Sätze häufig zwischen 1.000 und 1.500 Euro pro Tag. Doch: Sie zahlen ausschließlich für den tatsächlichen Einsatz. Es fallen keine Sozialabgaben an, Urlaubs- oder Krankheitstage gehen nicht zulasten des Unternehmens, und die Einarbeitung verläuft deutlich effizienter. Auch, wenn der kurzfristige Tagessatz höher erscheint als das Gehalt eines Festangestellten, ergibt sich in Summe oft ein wirtschaftlich sinnvoller ROI – insbesondere, wenn sich durch die Elternzeitvertretung Stillstand, Oppertunitätskosten und eine Überlastung des Teams vermeiden lassen.
 

Ausdruck einer modernen Unternehmenskultur

Unternehmen, die Elternzeitvertretungen vorausschauend organisieren, senden ein starkes Signal: Sie erkennen die Lebensrealitäten ihrer Mitarbeitenden an, fördern die Vereinbarkeit von Beruf sowie Familie und sichern zugleich ihren eigenen Erfolg. Gerade junge Talente achten bei der Arbeitgeberwahl darauf, ob Familienfreundlichkeit nicht nur ein Versprechen, sondern gelebte Realität ist. Mit einer professionell gemanagten Elternzeitvertretung zeigen Sie nicht nur Organisationstalent, sondern auch Führungsqualität. Und Sie stärken Ihre Position im Wettbewerb um qualifizierte Fach- und Führungskräfte.
 

Fazit: Elternzeitvertretung als Chance begreifen

Ob kurz- oder langfristig: Elternzeitvertretungen gehören zum Arbeitsalltag. Wer sie strukturiert plant, erlebt keine bösen Überraschungen. Stattdessen wird aus einer Personalabwesenheit eine Gelegenheit, neue Perspektiven ins Unternehmen zu holen. Mit dem richtigen Interim Professional sichern Sie Kontinuität, schaffen Fortschritt und entlasten Ihre Belegschaft.

In Ihrem Unternehmen steht eine Elternzeit an? Gemeinsam mit Ihnen machen wir uns auf die Suche nach dem passenden Interim Professional. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!