Ein Dienstleistungsunternehmen mit 400 Mitarbeitern an 7 europäischen und asiatischen Standorten nutzte für sein Personalmanagement einfache Microsoft-Office-Lösungen (Excel, Word, Powerpoint). Dem Anspruch an modernes, kundenorientiertes und effizientes Arbeiten wurde dies in keinem der klassischen HR-Bereiche mehr gerecht. Die händischen Prozesse im gesamten Employee Life Cycle (von Recruiting und Einstellung über Personalentwicklung und Training bis zu Vergütungsfragen und Trennungsmanagement) überforderten das kleine HR-Team. Zudem führten die veralteten Prozesse zu hoher Fehlerhäufigkeit und Nacharbeiten sowie großer Frustration - bei den HR-Beschäftigten wie bei den internen Kunden.
Der Interim Manager wurde mit der Aufgabe betraut, ein geeignetes HR-Informationssystem (HRIS) auszuwählen und einzuführen.
Aufnahme von Ist- und Soll-Prozessen und Ableitung von Systemanforderungen
Die dringendste Aufgabe war es, den jährlichen Performance-Management-Prozess systemisch abzubilden, der in relevante Personalentscheidungen (Beförderungen, Vergütung, Trennung…) mündet. Als weitere Prioritäten wurden das Management von Training und Weiterbildung, ein modernes Employer Branding und Recruiting, sowie die Automatisierung von administrativen Prozessen und „HR Analytics“ definiert.
In Zusammenarbeit mit dem HR-Team definierte der Interim Manager die wesentlichen Kernprozesse und leitet daraus einen Katalog von Kernanforderungen an die einzelnen Module des zukünftigen Systems ab.
Anbieter für HR-Informationssysteme identifiziert und Empfehlung erarbeitet
Bei der ersten Erhebung existierender Anbieter und HR-Informationssysteme wurden schnell zwei Basiskriterien sichtbar. Zum einen kamen nur Anbieter von „SaaS“ – Software as a Service – in Frage, um Kosten für Anschaffung eigener, teurer Hardware und Software zu vermeiden. Zum anderen sollte auf individuelle Programmierungen bzw. Systementwicklungen verzichtet werden, um die Einstandskosten und den zukünftigen Pflegeaufwand möglichst klein zu halten. Deshalb entschied sich der Interim Manager dafür, nur konfigurierbare Standardsysteme in die nähere Auswahl zu nehmen.
Ein Screening des Marktes ergab 5 Anbieter. Anhand eines detaillierten Kataloges von Anforderungen und Entscheidungskriterien nahm der Interim Manager 2 Systeme in die Endauswahl. Nach Vorgaben aus dem Finanzbereich ging er in den Bieterprozess und empfahl schließlich ein System zur Implementierung.
Planung der internen Personalressourcen und Abstimmung mit dem System-Provider
Im folgenden Monat bereitete der Interim Manager die Implementierungsphase vor. Er erstellte unter anderem eine Zeit und -Ressourcenplanung. Die Herausforderung bestand unter anderem darin, insbesondere die Personalkapazitäten in HR und IT so zu planen, dass andere Projekte und das Tagesgeschäft nicht belastet wurden. Ferner bestimmte der Interim Manager für die zentrale Steuerung von Systemnutzung und Basisfunktionalitäten 2 Systemadministratoren, die eine vertiefte Systemschulung erhielten. Außerdem nominierte er Key User für die unterschiedlichen Anwendungsbereiche und plante deren Basis-Systemschulung.
Zudem stimmte der Interim Manager Kooperations- und Interaktionsmodelle mit dem System-Provider ab und plante Konfigurationssessions, Testsequenzen, Trainings und mehr.
Performance-Modul als Pilotanwendung ausgewählt und erfolgreich installiert
Als Pilotanwendung für die Einführung des HR-Informationssystems wählte der Interim Manager das Performance-Modul des Systems aus. Das Implementationsmodell des Systemanbieters ist hochgradig standardisiert, die Interaktion beschränkt auf vorgeplante Konfigurationssessions und die Nutzung des Online-Help Desks. Im Verlauf der ersten zwei Wochen wurde klar, dass in diesem Rahmen eine nutzergerechte Konfiguration des gesamten Prozesses zum Performance- und Talent-Management nur unter Zeitverzug oder durch zusätzliche Kapazitäten abzubilden war. So musste ein zusätzliches externes Team von Systementwicklern an Bord genommen werden, um den engen Terminplan zu halten.
Alle Voraussetzungen für Implementierung des HRIS fristgerecht geschaffen
Letztlich konnte der Interim Manager das Modul Performance-Management zeitgerecht und in geeigneter Qualität ausliefern. Im Go Live wurden noch einige Fehler behoben, sodass die Talent- und Gehaltsrunde 2019/20 bereits vollständig über das System abgebildet werden konnte.
Zum Zeitpunkt des Austritts des Interim Managers im Februar 2020 waren alle Module des HR-Informationssystems vorbereitet, die handelnden Personen benannt und geschult sowie alle notwendigen Ressourcen bereitgestellt. Insofern ist mit einer erfolgreichen Implementierung von vier weiteren Modulen und der Integration des HRIS mit dem Payroll-System innerhalb von weiteren 12 Monaten zu rechnen.
