Bei der deutschen Niederlassung einer internationalen Bank hatte sich über Jahrzehnte eine hohe Komplexität in der betrieblichen Altersversorgung aufgebaut. Die Pensionsrückstellungen bildeten einen großen Anteil an der Passivseite der Bilanz der deutschen Tochtergesellschaft. So groß, dass die Pensionsrückstellungen aufgrund der Bewertungsrisiken nicht selten die Planungen zum Jahresergebnis über den Haufen warfen. Der heutige Interim Manager wurde in seiner Rolle als Head of Reward damit beauftragt, die betriebliche Altersversorgung zu analysieren und neu auszurichten.
Definition der Ziele: Externe Ausfinanzierung und Risikoreduktion
Um eine zukunftsfeste betriebliche Altersversorgung aufzubauen, bildete der Interim Manager eine Projektgruppe mit dem CFO und einer externen Beraterin. Das Team verständigte sich auf das Ziel, eine Bilanzverkürzung, also die Herauslösung und externe Ausfinanzierung der Pensionsrückstellungen aus der Bilanz, anzustreben. Daneben sollten eine effektive Reduktion der Bewertungsrisiken und eine signifikante Verschlankung der HR-Prozesse erreicht werden.
Abfindungsangebot senkt Kosten für Anschubfinanzierung der Auslagerung
Das Projekt begann mit der der Auswahl des Anbieters für die Auslagerungslösung: Die Wahl fiel auf eine Versicherungsgesellschaft, welche die betriebliche Altersversorgung vieler privater Banken in Deutschland organisiert und über die bereits ein Teil der Versorgungszusagen der Bank lief. Nachdem die Versicherungsgesellschaft die Kosten der Auslagerung berechnet hatte, war klar, dass die vorhandenen Pensionsrückstellungen für die externe Ausfinanzierung nicht ausreichend waren und dass ein erheblicher zusätzlicher Einmalbeitrag notwendig werden würde. Das Projektteam erarbeitete Maßnahmen zur Senkung des Einmalbeitrags. Schließlich verständigte man sich auf eine Abfindung von Betriebsrenten.
Gemeinsam mit dem externen Versicherungsmathematiker (Aktuar) der Bank und einem Arbeitsrechtler bereitete der Interim Manager die „Abfindungsaktion“ vor. Den in Frage kommenden Pensionären wurden sodann Abfindungsangebote unterbreitet. Neben der Steuerung dieses Teilprojekts war der HR-Projektmanager stark in die zum Teil sensible Kommunikation mit den Betroffenen involviert.
Das Teilprojekt stellte sich als außerordentlich erfolgreich heraus: Es gelang, die Summe der zu übertragenden Pensionäre sowie den benötigen Einmalbeitrag für die Auslagerung deutlich zu senken.
Übertragung verhandelt: Pensionsfonds übernimmt die Versorgungszusagen
Nach der Abfindungsoption stand fest, wie viele Pensionäre und Anwärter bei der Auslagerung zu berücksichtigen waren. Entsprechend aktualisierte der Interim Manager die Berechnungen – und stellte dem lokalen und internationalen Management die Optionen und aktualisierten Kosten zur finalen Entscheidung vor.
Begleitet von einer ausführlichen Information aller Anwärter und Pensionäre, übernahm der Pensionsfonds der Versicherungsgesellschaft am Übertragungsstichtag nach Zahlung des notwendigen Einmalbeitrags die zum Stichtag erworbenen Versorgungszusagen (sog. Past Service), während die zukünftig zu erwerbenden Anwartschaften (Future Service) aus rechtlichen und steuerlichen Gründen über die Unterstützungskasse bedient wurden.
Wertgleiche Umstellung der aktiven Leistungszusage in die Beitragszusage
Nach der Auslagerung sollte nun der letzte Schritt gegangen werden, um maximale Effizienz für HR und Transparenz für die Mitarbeiter zu erreichen.
Mit dem Betriebsrat der Bank vereinbarte der Interim Manager eine wertgleiche Umstellung der aktiven Leistungszusage in die Beitragszusage (beitragsorientierte Leistungszusage). Für jeden Mitarbeitenden wurde ein gehaltsabhängiger Beitragssatz ermittelt und festgelegt. Die Umstellung wurde durch eine Betriebsvereinbarung festgeschrieben. Eine weitere Betriebsvereinbarung zur Versorgung neu eintretender Mitarbeitenden regelte einen einheitlichen Beitragssatz für diese Population.
Transformation der Altersversorgung senkt jährliche Kosten um Millionenbetrag
Die Transformation der betrieblichen Altersversorgung der Bank präsentierten der Interim Manager und Betriebsrat-Vertreter den Mitarbeitenden im Rahmen von Roadshows.
Nachdem die Transformation der betrieblichen Altersversorgung erfolgreich abgeschlossen ist, sind die Bewertungsrisiken nunmehr fast vollständig eliminiert; sie werden von der Versicherungsgesellschaft übernommen. Der zusätzliche Einmalbeitrag für die Ausfinanzierung hat sich schnell amortisiert, und die jährlichen Kosten für die betriebliche Altersversorgung konnten um einige Millionen Euro gesenkt werden. Die Versicherungsgesellschaft hat sämtliche Administrationsaufgaben übernommen, darunter die Auszahlung der Renten und die vereinbarten Rentenanpassungen. Die Mitarbeitenden profitieren von einer höheren Transparenz in der Beitragsphase und erhalten später alle Betriebsrenten aus einer Hand.
