Der Interim Manager wurde von einem Unternehmen in der Maschinenbaubranche für Aufzüge und Fahrtreppen beauftragt. Er bekam den Auftrag, gemeinsam mit einem 4-köpfigen internen Team ein Konzept für ein innovatives Ideenmanagement zu entwickeln und umzusetzen.
Mit dem Projektteam Vision und Mission des Ideenmanagements entwickelt
Zur Initiierung erstellte der Interim Manager einen Projektplan für Analyse, Pilotierung, Testing und Umsetzung strukturiert. In der Analysephase untersuchte er in strukturierten Interviews mit den Fachabteilungen die Historie zum vergangenen Ideenmanagement. Dabei zeigte sich, dass in der Vergangenheit bereits einige Verbesserungsvorschläge gemacht worden waren, die als Anforderungen an das neue Innovationsmanagement übernommen wurden. Diese Verbesserungsvorschläge betrafen insbesondere technische Workflows ohne Medienbrüche. Eine gute Transparenz und Kommunikation zum aktuellen Status von Innovationsideen sowie technischen Zugangsvoraussetzungen für Feldmitarbeiter und Office-Mitarbeiter waren weitere Vorschläge. Darauf basierend entwickelte das Projektteam gemeinsam mit dem Interim Manager eine Vision und Mission des Ideenmanagements.
Technische Abläufe grafisch nach Business Process Model and Notation modelliert
Im zweiten Teil der Analysephase modellierte der Interim Manager gemeinsam mit den Stakeholdern die technischen Abläufe grafisch nach Business Process Model and Notation (BPMN 2.0 Prozess). Im Anschluss erstellte er eine Nutzwertanalyse inklusive Anforderungskriterien. Die Nutzwertanalyse diente vor allem dazu, eine fundierte Make-or-buy-Entscheidung vorzubereiten sowie zum Benchmarking der Drittanbieter für die Auswahl einer geeigneten externen Innovationsmanagement-Plattformlösung beizutragen. Nach der Entscheidung für eine Buy-Lösung und der Auswahl eines passenden Anbieters stimmte der Interim Manager im nächsten Schritt mit dem Plattformanbieter vertragliche Konditionen, technische Voraussetzungen und datenschutzrelevante Aspekte ab.
Customizing der Innovationsmanagement-Plattform koordiniert
In der Pilotierungsphase übernahm der Interim Manager die Koordinierung vom externen Anbieter und interner IT-Abteilung, um die Plattform möglichst reibungsfrei in die IT-Landschaft der Organisation einzubetten. Darüber hinaus koordinierte er die Anpassung des Standardproduktes, damit der zuvor skizzierte BPMN-Prozess auf der neuen Innovationsmanagement-Plattform abgebildet wird (Customizing). Zu den Anpassungen gehörten auch einige Anforderungen des Betriebsrates, Freigabeworkflows durch die Fachabteilungen und datenschutzrechtliche Erfordernissen innerhalb des Gamification-Prozesses.
In der anschließenden Testphase arbeiteten Interim Manager, Projektteam und Dienstleister verstärkt mit agilen Methoden und kurzen Iterationsschritten. Das Testing erfolgte in einer Sandbox mit kleiner Testgruppe und wurde in zwei Sprints abgeschlossen. Nach einem 3-stufigen Kommunikationsplan über Management, Führungskräfte und Mitarbeiter erfolgte der Roll-Out wie geplant nach 8-monatiger Projektdauer.
Starke Mitarbeiterbeteiligung und sehr positives Feedback für neues Ideenmanagement
Nach dem Roll-Out gab es eine sehr hohe Mitarbeiterbeteiligung und sehr positives Feedback. Besonders gelobt wurden die gute Kommunikation, die technisch gute Lösung (für Office- wie für Feldmitarbeiter) und die einfache Bedienbarkeit der neuen Plattform für das Innovationsmanagement.
Um den Erfolg auch nachhaltig zu gewährleisten, wurden ein Projektmanagement- und ein Reportingsystem nachgelagert, die Übersicht und Transparenz für die Stakeholder garantieren.
