Ein Unternehmen der Konsumgüter-Branche beabsichtigte, das Management der Firmenflotte mit gut 120 Geschäftsfahrzeugen neu aufzustellen. Der Interim Manager wurde als Experte für Fuhrparkmanagement engagiert, um einen neuen Leasing-Anbieter mit besserem Service zu günstigeren Konditionen zu finden. Außerdem wurde er beauftragt, eine neue Pkw-Richtlinie für das Unternehmen zu gestalten.
Aktueller Leasing-Anbieter kann Konditionen nicht verbessern
Als der Interim Manager das Mandat antrat, war die Unzufriedenheit mit dem bisherigen Leasing-Anbieter bereits groß und hatte auch auf die Mitarbeitenden durchgeschlagen. Da der bisherige Anbieter weder Service noch Preisgestaltung verbessern konnte, blieb nur der Wechsel zu einem neuen Anbieter.
Großer Handlungsdruck durch Modellwechsel und auslaufende Verträge
Eine Herausforderung in diesem Mandat bestand darin, dass ein Fahrzeugmodell 75 Prozent des Bestands ausmachte und inzwischen vom Hersteller nicht mehr angeboten wurde. Zudem hatte man sich im Unternehmen bislang nicht auf ein Nachfolgemodell verständigt. Gleichzeitig bestand Zeitdruck: Aufgrund ausgelaufener Leasingverträge gab es bereits einen Bestellrückstand von ca. 40 Fahrzeugen, Tendenz steigend.
Ausschreibung erstellt, Gebote geprüft und Verhandlungen abgeschlossen
Aufgrund des hohen Zeitdrucks entwickelte der Interim Manager einen ambitionierten Zeitplan. Der sah vor, den Vertrag mit einem neuen Leasinganbieter innerhalb von fünf Monaten abgeschlossen zu haben. Als erfahrenem Experten für Fuhrparkmanagement gelang es dem Interim Manager, die für die Ausschreibung notwendigen Informationen schnell zusammenzutragen und in einer vollständigen Ausschreibung zusammenzufassen. Nach Eingang der Gebote folgte die Geschäftsführung der Empfehlung des Interim Managers und brachte den Abschluss innerhalb kürzester Zeit unter Dach und Fach.
Vorziehen von Bestellungen senkt Kosten für 40 Fahrzeuge beträchtlich
Unmittelbar nach dem Wechsel des Leasing-Anbieters erhöhte sich der Zeitdruck: Aufgrund der unter anderem durch Chipmangel verursachten Lieferengpässe reduzierten große Fahrzeughersteller Sonderkonditionen für Großkunden oder strichen diese sogar ganz. Um absehbare Mehrkosten zu vermeiden, zog der Interim Manager die schon aufgelaufenen Fahrzeugbestellungen beim neuen Leasinganbieter um vier Wochen vor. Wie sich später herausstellte, konnte das die Kosten für ca. 40 Neufahrzeuge deutlich senken und das für eine Leasingdauer drei Jahren festgeschrieben werden.
Sechs-Punkte-Plan für moderne Car-Policy erarbeitet
Parallel zur Leasingausschreibung erarbeitete der Interim Manager die neue Car-Policy. Ein Sechs-Punkte-Plan umfasste Pkw-Budgets, Arbeitszeitmodelle, Nachhaltigkeit, Modellauswahl, individuelle Anpassungsoptionen und Zusatzausstattungen sowie Rahmenbedingungen für die Nutzung von Elektromobilität. Für das bisherige Volumenmodell legte er zwei Modelle fest, die qualitativ hochwertiger waren und bei den Mitarbeitenden zusätzlich mit besserer Grundausstattung punkteten.
Wechsel des Leasing-Anbieters und Car Policy umgesetzt
Nach nur vier Monaten hatte der Interim Manager das Projekt vorzeitig erfolgreich abgeschlossen. Die Kosten für die Fahrzeugflotte konnten trotz steigender Preise und höherwertigerer Fahrzeuge klar gesenkt werden. Die Mitarbeitenden sind mit den neuen Fahrzeugen sehr zufrieden und die neue Car Policy gibt einen für alle nachvollziehbaren Rahmen vor.
