Die vier operativen Einheiten einer internationalen Firmengruppe in Deutschland, Südafrika, Irland und Großbritannien agierten selbstständig. Das hatte lange Lieferzeiten, hohe Sicherheitsbestände, geringe Kostentransparenz, steigende Materialkosten und hohe Abnahmeverpflichtungen für Langlaufteile zur Folge. Einheitliche Standards und Strategien fehlten völlig. Der Interim Manager wurde beauftragt, die Kosten deutlich zu senken. Das Projektziel bestand darin, mit einer globalen Einkaufsstrategie 3 Millionen Euro einzusparen und die Materialquote um 60 Prozent zu senken.
Konzept für global einheitliche Rahmenverträge und Einkaufskonditionen erarbeitet
Nach Erfassung der erforderlichen Daten analysierte der Interim Manager in der ersten Phase Prozesse und Tätigkeitsstrukturen. Anschließend bildete er Kostenblöcke für die Bereiche, die zukünftige Schwerpunkte bilden sollten. Nach einem ersten Workshop mit den Organisationen und den Verantwortlichen in Südafrika, Irland, Großbritannien und Deutschland erarbeitete er ein erstes Sollkonzept. Nach Genehmigung durch die Geschäftsführung modifizierte er das Konzept in zweiwöchentlichen Meetings vor Ort oder in Videokonferenzen. Das Konzept sah vor, dass die Rahmenverträge und Einkaufskonditionen global vereinheitlicht und die Anzahl der Lieferanten auf unter 400 gesenkt wird.
Mit Unternehmenseinheiten neues Lead Buyer Konzept abgestimmt und umgesetzt
Dafür war eine neue Lead Buyer Struktur erforderlich. Um die Details festzulegen und umzusetzen, verhandelte der Interim Manager vor Ort in den operativen Einheiten. Um das Lead Buyer Konzept umzusetzen, mussten alle Lieferanten zu sogenannten Funktionsbaugruppen zusammengefügt werden. Mit dem neuen Konzept wird jede Funktionsbaugruppe von einem Lead Buyer global geführt. Da der Lead Buyer auch Ergebnisverantwortlicher ist, legt er die Baugruppenstrategie fest. Er verhandelt die globalen Rahmenverträge neu („Stratege und Verhandler“). Zudem koordiniert er alle Aktivitäten in seiner Baugruppe („Kümmerer). Auch trifft er „Make or Buy“ Entscheidungen und baut strategische Lieferanten auf.
Kosten für Material erfolgreich um 3 Millionen Euro gesenkt
Durch das neue Lead Buyer Konzept entstand eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Nunmehr gibt es klare Einkaufsstrategien für alle Baugruppen. Mit dem Konzept konnten die Materialkosten auf 40 Prozent gesenkt und die angestrebten 3 Millionen Euro eingespart werden.
Bei der Umsetzung hatte der Interim Manager auch Widerstände zu überwinden. Insbesondere seine Präsenz in den Niederlassungen und seine klare Verhandlungsführung trugen zu einem besseren gegenseitigen Verständnis bei – und dazu, dass alle Beteiligten die globale Einkaufsstrategie letztlich mittrugen.
