Die Interim Managerin wurde von einer deutschen Versicherung als Business Process Analyst für ein internationales Projekt zur Software-Migration eingesetzt. Der Auftrag lautete, die aktuellen und künftigen abteilungsübergreifenden, internationalen Versicherungsprozesse sowie Prozesslandkarten in Adonis zu modellieren. Aufgrund unzähliger Schnittstellen der eingesetzten Softwareprogramme war die Ausgangslage ohnehin komplex. Das Stakeholder-Management und internationale Workshops waren weitere Anforderungen. Außerdem galt es, ein einheitliches Verständnis für die Ist- und Soll-Prozesse sowie die anschließende umfangreiche Prozessmodellierung herbeizuführen.
In internationalen Workshops Grundlagen für Modellierung erarbeitet
Als Vorbereitung für die Prozessmodellierung gestaltete die Interim Managerin zahlreiche internationale Workshops, um Informationen zu gewinnen sowie die Ist- und Soll-Prozesse abteilungsübergreifend abzustimmen. Die größte Herausforderung bestand darin, dass die Stakeholder mehrfach widersprüchliche Informationen zu den Ist- und Soll-Prozesse lieferten. Das erschwerte es auch, Anforderungen wie beispielsweise Kennzahlen, Zuständigkeiten oder Voraussetzungen zur Prozessabwicklung sowie zum Schnittstellenmanagement oder den Softwareprogrammen zu modellieren. Hier erwies sich die agile Vorgehensweise der Interim Managerin von Vorteil: Die iterative Planung und Prüfung der Zwischenergebnisse erlaubte einen effizienten Prozess mit den Stakeholdern.
Die agile Projektplanung wurde überdies auch in Projektleitung konsequent gelebt. Offene Fragen wurden in der Prozesslandkarte bzw. im Modell markiert und in einer Excel-Liste zur späteren Klärung festgehalten. Somit wurde gewährleistet, dass die Prozesslandkarte und die Modelle den Kompromiss aller Stakeholder abbilden.
Modelle und Prozesslandkarten mit allen relevanten Informationen erstellt
Das Unternehmen verfügt als Ergebnis des Projekts über Modelle und Prozesslandkarten vom Ist- und Soll-Zustand der internationalen, abteilungsübergreifenden Versicherungsprozesse. Die Modelle und Prozesse enthalten Kennzahlen und weitere Daten. Dazu zählen unter anderem Dauer, Fristen, beteiligte Softwareprogramme und internationale Regularien ebenso wie Zuständigkeiten, Voraussetzungen und Entscheidungsmöglichkeiten. Auch Varianten, Schnittstellen zu Abteilungen, Ländern oder Stakeholdern sind klar definiert. Die Ergebnisse erleichtern den Projekt-Stakeholder Absprachen und Abstimmungen. Ferner wurden sie für die Erstellung der IT Anforderungsliste verwendet.
Nunmehr konnten die Funktionalitäten und Anforderungen der zu programmierenden Software definiert werden.
Visualisierung der Geschäftsprozesse schafft Klarheit und Transparenz
Neben dem technischen und praktischen Nutzen bringen die Modelle und Prozesslandkarten einen wichtigen weiteren Vorteil: Die Visualisierung der Geschäftsprozesse schafft Klarheit und Transparenz über die aktuelle und künftige Arbeitsweise inklusive Kennzahlen und Rahmenbedingungen. Mit ihrem Mandat hat die Interim Managerin nicht nur die sehr hohe Komplexität der Prozesse verständlich gemacht, sondern auch den hohen Projekt- und Budgetaufwand.
