Ein renommierter österreichischer Telekom-Provider plante, das bestehende Core-Netz auf eine cloudbasierte Lösung umzustellen. Im Zuge der Implementierung sollte die Serverlandschaft auf 2 der ehemals 5 Standorte konzentriert werden. Das Unternehmen beauftragte den Interim Manager mit der Ausschreibung des IT-Großprojekts und mit der Leitung eines 20-köpfigen Teams für die Migration.
Zu den Herausforderungen des Projekts zählte der enge Zeitplan. Für das bestehende System war bereits ein Schlusstermin (End-of-Life Termin) festgelegt. Die über diesen Termin hinausgehende Wartung war nicht sichergestellt – und auch das nur zu sehr hohen Kosten. Zudem hatte das Unternehmen bereits ein Jahr lang mit dem bestehenden Lieferanten verhandelt, ohne dass es zu einer Lösung gekommen wäre. Daher galt es, die vom Unternehmen geplante Durchlaufzeit des gesamten Projekts zu optimieren, um den geplanten Fertigstellungstermin einzuhalten.
Ausschreibung: Einheitliche Basis für die Angebotslegung geschaffen
Aus Basis der bereits bekannten Anforderungen erstellte der Interim Manager eine Ausschreibung mit sämtlichen technischen und kommerziellen Anforderungen. Es wurden fünf Bieter aus dem Partner-Portfolio des Unternehmens eingeladen, ein Angebot zu erstellen. Die drei Besten sollten in ein engeres Verhandlungsverfahren kommen.
Um Verzögerungen im Projektverlauf zu vermeiden, legt der Interim Manager großen Wert darauf, Risiken früh zu identifizieren. Er sorgte dafür, dass für alle Bieter eine einheitliche Basis für die Angebotslegung geschaffen wurde. Er beschrieb die Professional Services zur Ausführung detailliert und definierte sie in einer eindeutigen RACI-Matrix. Zusätzlich hatten die Bieter die Möglichkeit, zusätzliche Angebote mit Optimierungsvorschlägen abzugeben. Zudem nahm der Interim Manager Klauseln zur Sicherstellung der Lieferqualität in den Ausschreibungsvertrag auf.
Minimal-Paket für den Zeitpunkt der Migration definiert und vereinbart
In den bestehenden Rahmenverträgen war der Projektabwicklungsprozess als Wasserfallmodell definiert. Der Interim Manager arbeitete Optimierungen wie die Zusammenlegung von Lieferpaketen und ein engmaschiges Netz von Zwischenmeilensteinen in den Projektplan ein. Dennoch blieb das Projekt mit Blick auf die Inbetriebnahme auf einem kritischen Pfad.
Um den Zeitplan für Migration zu sichern, erarbeitete der Interim Manager mit den relevanten Stakeholdern ein minimales Anforderungspaket für die Funktionalitäten, die zum Zeitpunkt der Migration benötigt wurden.
Cloud-Lösung offenbart sich als wirtschaftlich und technisch ungeeignet
In den Verhandlungsrunden mit den Bietern stellte sich heraus, dass die ursprünglich angestrebte Cloud-Lösung weder technisch noch wirtschaftlich sinnvoll war. Daher beauftragte das Unternehmen schließlich eine Bare Metal Lösung. Die Antwort auf die Frage nach einer Cloud-Lösung wurde auf die Zeit nach Ablauf des Neusystems vertagt. Das war sinnvoll, da für das Neusystem als Silo-Lösung ohnehin nur eine maximale Betriebsdauer von 7 Jahren vorgesehen war.
In den Preisverhandlungen konnte der Interim Manager eine Reduktion von 50 Prozent im Vergleich zu den Erstangeboten erzielen. Gleichzeitig setzte er durch, dass die Wartung des Altsystems über den End-of-Life Termin hinaus kostenfrei gewährleistet würde, falls der Anbieter für Verzögerungen beim Neuprojekt verantwortlich würde.
Agiles Lieferkonzept und höherer Personaleinsatz beschleunigen Migration
Nach der offiziellen Entscheidung für einen Lieferanten startete der Interim Manager das Projekt, obwohl noch nicht alle Verträge unterschrieben waren und die Bestellung ausständig war.
Schon früh stelle sich heraus, dass der Lieferant Know-how-Probleme hatte, um das notwendige Design zu starten. Zusätzlich gab es technische Lieferprobleme, um die notwendige Referenz-Teststellung im Labor des Kunden zu realisieren.
Der Interim Manager löste dieses Problem, indem er mit dem Projektleiter des Lieferanten ein agiles Lieferkonzept für Design, Software, Abnahme und Inbetriebnahme des Referenz-Testnetzes und des Wirknetzes vor dem Pilotbetrieb erarbeitete. So konnten Lieferungen mit Know-how-Trägern des Auftraggebers und des Lieferanten zügig realisiert, implementiert, zur Abnahme und für den Pilotbetrieb bereitgestellt werden. Regelmäßige Meetings stellten sicher, dass die Kommunikation zwischen allen Beteiligten flüssig und zielgerichtet war.
Projekt trotz coronabedingter Einschränkungen vorzeitig umgesetzt
Um einen effizienten Roll-out zu gewährleisten, veranlasste der Interim Manager, dass die Ressourcen beim Auftraggeber und beim Lieferanten aufgestockt wurden. Im Ergebnis konnte der Migrationszeitraum von geplanten 12 auf 9 Monate verkürzt werden.
Eine zusätzliche Herausforderung war zu Beginn des Projektes nicht planbar: die Corona-Pandemie. Einerseits erschwerten pandemiebedingte Einschränkungen die Zusammenarbeit, beispielsweise bei Prozessen, die Anwesenheit erforderten. Zudem wurde die Infrastruktur des Telekomanbieters zu Pandemiezeiten noch intensiver genutzt als sonst. Das erhöhte einerseits die Anforderungen an die Wartung des Altsystems – und erhöhte den Druck für die erfolgreiche Einführung des Neusystems.
