Der Interim Manager wurde von dem geschäftsführenden Gesellschafter eines Unternehmens im Stahl- und Anlagenbau aus dem Bereich der erneuerbaren Energien mit Sitz in Deutschland (200 Mio. Umsatz, 2 Produktionsstandorte) als Interim CFO engagiert. Das Unternehmen befand sich marktbedingt in einer Turnaround-Situation.
Für ein Unternehmen dieser Größenordnung war das Controlling zu Beginn des Mandats unzureichend ausgebildet. Die Aussagekraft und die Dauer für die Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse war nicht hinreichend. Ein sicherer Prozess zur Erstellung monatlich aktualisierter rollierender Forecasts war nicht vorhanden. Ursächlich für die Situation war auch ein nur rudimentär nutzbares ERP-System nach einem Systemwechsel.
Der Auftrag für den Interim CFO wurde daher mehrteilig gestaltet:
- Operative Leitung und strategische Reorganisation der Zentralverwaltung
- Projektleitung in der ERP-Stabilisierungsphase
- Erhöhung der Aussagekraft von Monats- / Jahresabschlüssen
- Integrierte Unternehmensplanung mit year-end-forecast
Schwachstellen in Controlling und ERP-System identifiziert und abgestellt
Der Interim Manager bewertete zunächst die vorhandenen Controllinginstrumente und den Implementierungsstand des neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems. Dabei identifizierte er Schwachstellen des ERP-Systems, welche anhand von Beispielen im Folgenden kurz dargestellt werden.
Data-Warehouse bildet neue Grundlage für Reporting der IST-Werte
Das ERP-System erlaubte keine automatische, zeitliche abgegrenzte Wertermittlung für die fertigen und unfertigen Erzeugnisse (Work in Progress, WIP). Die aus der WIP-Bewertung resultierende Gewinn- und Verlust (GuV)-Bestandsveränderung ist jedoch maßgeblich für eine belastbare Ermittlung des Periodenerfolgs. Um erforderliche Abfragen und Analysen zu ermöglichen, hat der Interim CFO die ERP-Quelldaten extrahiert, bereinigt und angepasst. Anschließend werden sie nun in einen Zielspeicher - das Data-Warehouse - geliefert. Mittels einer geeigneten Business-Intelligence-Software (in diesem Fall Microsoft Power BI) können die ERP-Daten nunmehr analysiert und visualisiert werden. Das Data-Warehouse bildet künftig die Grundlage für das Reporting der IST-Werte. Die WIP-Bewertung lässt sich nun ebenso zuverlässig wie die Analyse des Projekterfolges darstellen.
Korrekte RHB-Bewegung ist für Ermittlung des Periodenerfolgs sichergestellt
Während in der Buchhaltung vor dem ERP-Systemwechsel alle Materialeinkäufe bereits bei Zugang aufwandswirksam den Projekten zugeordnet wurden, verlangt das neue ERP System eine funktionierende Materialwirtschaft. Materialeinkäufe führen buchhalterisch zu einer Bestanderhöhung an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB). Materialverbräuche in der Produktion hingegen führen zu einer Bestandsminderung bzw. GuV-Belastung. Die prozessual und zeitlich korrekte Abbildung der RHB-Bewegung ist für die korrekte Ermittlung des Periodenerfolgs immanent geworden. Der Interim Manager legte daher besonderen Fokus auf diese Prozesse und schaffte wirksame Kontrollen bei der Abschlusserstellung.
Die beispielhaft skizzierten Schwachstellen verdeutlichen, dass eine gesteigerte Aussagekraft von Periodenabschlüssen, insbesondere bei gleichzeitig gewünschter Verkürzung der Bearbeitungszeit, klare Prozessdefinitionen voraussetzen. Integrierte Systeme erfordern zudem das abgestimmte Wirken und das termingerechte Zuarbeiten aller Abteilungen.
Erfolgreicher Aufbau einer monatsbasierten integrierten Unternehmensplanung
Auf die neuen Prozesse aufbauend setzte der Interim Manager eine monatsbasierte integrierte Unternehmensplanung auf. Mithilfe der Software „Business Planer“ werden Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz- und die Liquiditätsrechnung als geschlossenes System abgebildet.
Von besonderer Bedeutung war die Neugestaltung des zentralen Teilschrittes „Projektplanung“, der für alle Kundenaufträge die erforderlichen Informationen liefert:
- Produktionsplanung als Grundlage für Personalplanung und Materialbedarfsplanung
- Periodengerechte Umsatzplanung als Grundlage für die Ergebnisplanung
- Kundenbezogene Umsatzplanung als Grundlage für die Liquiditätsplanung
- Produktions- und Umsatzplanung als Grundlage für die WIP-Planung
Periodenabschluss und Forecast als transparente Steuerungsinstrumente etabliert
Die Summe der Einzelmaßnahmen führte zu einer sicheren Aufstellung von Monats- und Jahresabschlüssen. Der Periodenabschluss, ergänzt um einen monatlich aktualisierten year-end-forecast, hat sich als Steuerungsinstrument im herausfordernden Unternehmensumfeld fest etabliert. Die zuverlässige, zeitnahe und umfassende Berichterstattung über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage des Unternehmens beeinflusste das Vertrauen der unterschiedlichen Stakeholder positiv.
