Eine Unternehmensgruppe für Financial Services befand sich in einer grundlegenden Restrukturierung. Der Prozess umfasste aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen im In- und Ausland sowie eine strategische Neuausrichtung. Die Transformation war zudem geprägt durch personelle Veränderungen des Managements und ein neues Verfahren zur Stellenneubesetzung für alle Mitarbeiter. In dieser Phase des Aufbruchs und der Verunsicherung übernahm der Interim Manager die Position des Bereichsleiters Rechnungswesen & Controlling. Der Bereich bestand aus 120 Mitarbeitern in sechs Abteilungen. Er berichtete an den CFO.
Operative Leitung und personeller Neuaufbau sowie Coaching der Führungskräfte
Die Aufgaben des Interim Managers gliederten sich vor allem in drei Tätigkeitsfelder:
- Operative Leitung und Betreuung der Abschlusserstellungen und Abschlussprüfungen durch die Wirtschaftsprüfer sowie die Organisationsentwicklung in Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
- Personeller Neuaufbau und fachliche Neustrukturierung der Abteilungen Controlling und Meldewesen
- On-the-job Coaching der Abteilungsleiter und Teambuilding
Die Herausforderung des Mandats bestand darin, die richtige Balance zwischen Change und Run zu finden. Zudem gab es aufgrund des neuen Verfahrens zur Stellenbesetzung eine hohe Mitarbeiterfluktuation innerhalb der Unternehmensgruppe. In dieser Konstellation waren innovative Ansätze einzubringen, fachliche Weiterentwicklungen umzusetzen sowie ein Bündel an Projekten mit Strategie-, Controlling-, IFRS- und Meldewesen-Themen voranzutreiben.
Schnellere Abschluss- und Reportingzeiten und interne Kontrollen verbessert
Der Interim Manager verantwortete die Abschlusserstellung, Konsolidierung und Abschlussprüfung durch die Wirtschaftsprüfer. Es gelang ihm, mit dem Team das Konzernreporting an die Muttergesellschaft vorzeitig zu gewährleisten.
Zudem intensivierte bzw. optimierte er die abteilungsübergreifende Kommunikation ebenso wie die bereichsweiten Prozesse zwischen Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung und Controlling. Dies hatte schnellere Abschluss- und Reportingzeiten (Fast-close) und die Verbesserung der internen Kontrollen zur Folge.
Optimierte Analysen und Steuerungsdaten im Controlling eingeführt
Das Controlling wurde auf Initiative des Interim Managers fachlich und personell neu aufgebaut. Beispielsweise führte der Interim Manager optimierte Analysen und Steuerungsdaten für Vorstand und Aufsichtsrat ein. Daraus ergab sich eine neue Management-Reporting-Struktur. Für das strategische Controlling wurde die Gremien-Berichterstattung an Vorstand und Aufsichtsrat aktualisiert und weiterentwickelt.
Zudem optimierte der Interim Manager die Reportinginhalte und entwickelte die Erstellungsprozesse für das Ertrags-, Kosten-, Personal- und Vertriebscontrolling weiter. Gemeinsam mit dem Vertriebsteam erneuerte der Interim Manager das Reporting für die Steuerung des Vertriebs und organisierte einen gemeinsamen Kommunikationsplan für den Dialog mit den Vertriebskräften.
Für das regulatorische Reporting der Unternehmensgruppe hat der Interim Manager die Reporting-Aufgaben in einem neuen Team zentralisiert und zugleich das konzernweite Projekt für das Outsourcing des Meldewesens an die Konzernmutter vorangetrieben.
Projektorganisation personell ausgebaut und optimiert
Der Interim Manager verantwortete für den Finanzbereich ein Projektbündel mit Einzelprojekten zu einer Key Performance- und strategiekonformen Steuerung, der Einführung neuer IFRS-Standards sowie zu verschiedenen regulatorischen Anforderungen. Die Projektbündelorganisation wurde durch den Interim Manager personell ausgebaut und optimiert, der Dialog und die Einbeziehung von Vorstand und anderen Bereichen wurde intensiviert.
Individuelles Coaching der Abteilungsleiter und allgemeines Weiterbildungsprogramm
Das Coaching der sechs Abteilungsleiter durch den Interim Manager fokussierte sich auf die Übernahme von neuen fachlichen Verantwortlichkeiten, auf Changemanagement und die erstmalige Übernahme einer Abteilungsleiterposition. Im Rahmen der bereichsweiten Personalentwicklung erstellte er in Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen ein Weiterbildungsprogramm mit fachlichen, IT- und Kommunikationsthemen. Zudem identifizierte er Mitarbeiter, die sich für weitergehende Aufgaben empfahlen.
Performance und Image von Rechnungswesen & Controlling positiv verändert
Durch die Einführung und Anpassung neuer organisatorischer Strukturen und Prozessabläufe sowie der Neubesetzung zahlreicher Positionen wurde die Effizienz und Geschwindigkeit der Prozessabläufe im Bereich Rechnungswesen & Controlling signifikant verbessert.
Aufgrund eines aktiven Schnittstellenmanagements mit anderen Abteilungen und Bereichen konnten die Positionierung und das Image des Bereichs Rechnungswesen & Controlling innerhalb des Konzerns nachhaltig positiv verändert werden.
Als Führungskraft hat der Interim Manager neue Ideen und Impulse eingebracht und das Führungsteam sowie die Mitarbeiter in ihren neuen Positionen motiviert und aktiv begleitet.
Der Kunde war mit den Ergebnissen des Interim Managers sehr zufrieden. Zwei Jahre später wurde der Interim Manager nach Personalabgängen erneut als Interim-Bereichsleiter Rechnungswesen & Controlling engagiert.
